Отчёт Пользовательские поля показывает по одной строке на каждого сотрудника: основные данные профиля и все пользовательские поля, которые добавила ваша компания, например размер футболки, контакт для экстренной связи, номер договора или модель ноутбука. Вместо того чтобы открывать профили по одному, вы видите всю картину в одной таблице, которую можно фильтровать, сортировать и экспортировать.
Для чего его использовать
Проверять качество данных. Отсортируйте по полю, чтобы пустые значения оказались вверху, и посмотрите, у кого не хватает важной информации, например ИНН или контакта для экстренной связи.
Готовить данные для других команд. Экспортируйте именно тех сотрудников и те поля, которые нужны бухгалтерии, IT, финансам или поставщику льгот.
Быстро отвечать на вопросы. Например, найдите всех сотрудников в определённой локации с конкретным сертификатом или составьте список сотрудников с их рабочими телефонами.
Готовиться к аудитам. Экспортируйте полный срез данных о сотрудниках, когда их запрашивают аудиторы или руководство.
Прежде чем начать
Проверьте свой доступ. Администраторы могут открывать все отчёты. Другим пользователям нужен отчёт Пользовательские поля в их роли (см. раздел Предоставление доступа к отчёту ниже).
Пользовательские поля должны быть активны. Отчёт показывает пользовательские поля, включённые в настройках полей сотрудника. Выключенные поля в нём не отображаются.
Откройте отчёт
Перейдите в Отчёты → CoreHR → Пользовательские поля.
Что показывает отчёт
Каждая строка — это один сотрудник. Столбцы:
Сотрудник, его должность и ссылка на профиль.
Основные данные профиля: Пол, Уровень должности, Должность, Отдел, Подразделение, Локация, Эл. почта и Дата рождения.
Дополнительные системные поля, если они включены в вашем аккаунте, например Личная эл. почта, ID сотрудника, Мобильный телефон, Рабочий телефон, Имя пользователя Slack, URL-адрес LinkedIn, URL-адрес Facebook и Имя пользователя X. Компании, использующие Active Directory, также видят Имя пользователя AD.
Все активные пользовательские поля, после стандартных столбцов.
Значения пользовательских полей отображаются в понятном виде: флажки — как Да или Нет, поля со ссылкой на сотрудника — как имя человека, а поля с файлами — как название файла.
Нажмите заголовок столбца, чтобы отсортировать по нему. Сортировать можно почти все столбцы, кроме пользовательских полей типа Множественный выбор, Выбор сотрудника и Файл.
Найдите нужное
Используйте поиск, чтобы найти конкретного сотрудника.
Нажмите Добавить фильтр, чтобы сузить отчёт по данным сотрудника, например по Должности, Отделу, Подразделению, Локации или Типу занятости.
Экспортируйте отчёт
Нажмите Экспортировать в.
В поле Формат выберите Excel или CSV.
Файл содержит всех сотрудников, соответствующих вашим фильтрам и поиску, со всеми столбцами отчёта. В экспорте имя сотрудника разделено на имя, отчество и фамилию, а форматированный текст экспортируется как обычный текст.
Предоставление доступа к отчёту
Перейдите в Настройки → Роли и разрешения.
Откройте роль, которую хотите изменить.
В разделе Отчёты компании выберите Пользовательские поля в группе CoreHR.
Нажмите Сохранить.
Теперь все пользователи с этой ролью могут открыть отчёт в Отчёты → CoreHR → Пользовательские поля.
Полезно знать
Каждый видит только то, что ему разрешено. Каждый пользователь видит значения полей так же, как в профилях сотрудников, поэтому поле, которое его роль не может просматривать, скрыто и в отчёте. Благодаря этому отчёт можно безопасно предоставить менеджерам или другим командам.
Отчёт всегда показывает текущие значения. Чтобы увидеть историю изменений, например прошлые должности или отделы, используйте отчёт История работы.