⚠️ Доступно с любой из следующих подписок: Standard или Professional
Пребординг - это этап перед онбордингом, когда новые сотрудники знакомятся с организацией и принимают участие в решении некоторых административных вопросов до своего первого рабочего дня. Пребординг - это период времени между принятием работником предложения о работе и его первым рабочим днем.
Лица, участвующие в использовании форм пребординга, включают сотрудников отдела кадров, ответственных за создание формы и управление сотрудниками, а также самих сотрудников, которые заполняют форму пребординга.
Преимущества использования пребординговых форм:
Формы пребординга автоматически переносят всю собранную информацию в профиль работника.
Формы пребординга автоматизируют такие процессы, как запуск рабочих процессов (воркфлоу) и назначение задач, что приводит к экономии времени и ресурсов HR-команд, которые могут сосредоточиться на других важных задачах во время адаптации нового работника.
Пребординговые формы помогают организациям справиться с важными административньіми деталями до первого дня работы нового сотрудника, делая процесс адаптации более организованным и эффективным.
Пребординг позволяет создавать различные кастомизированные процессы для разных отделов и локаций, предлагая повышенную гибкость и персонализацию.
Доступ к настройке форм Пребординга
Для начала перейдите в раздел "Настройки" и выберите "Формы". Нажмите кнопку "Добавить", а затем выберите "Пребординг", чтобы начать настраивать форму.
Изучение формы Пребординга
Форма Пребординга состоит из четырех блоков, которые можно настроить в соответствии с уникальными потребностями вашей компании:
1. Блок "Детали": В этом разделе вы можете настроить форму, предоставив описательное название, дополнительное описание, тему письма, содержимое письма и дополнительно выбрать несколько процессов, которые будут запущены после заполнения формы пребординга.
2. Блок ''Приветствие'': В этом разделе Вы можете выразить благодарность за то, что новый сотрудник присоединился к компании, с помощью теплого заголовка.
3. Блок "Разделы": Здесь вы можете создать несколько разделов с различными полями для сотрудников или документов. Вы можете сделать определенные поля обязательными для заполнения, чтобы гарантировать, что важная информация будет точно зафиксирована.
4. Блок ''Заключение'': Последний раздел, который сотрудник увидит после заполнения всех полей. В этом разделе вы можете выразить благодарность за сотрудничество и предоставить дополнительный контент в поле "Описание", например, текст, изображения, GIF-файлы или видео. Добавьте соответствующие ссылки или информацию, которую вы хотите, чтобы сотрудник просмотрел.
Настройка блока ''Детали''
В блоке "Детали" вы можете персонализировать процесс пребординга в соответствии с вашими конкретными требованиями. Вот что вы можете настроить:
Название пребординга: Укажите описательное название для процесса пребординга, чтобы легко идентифицировать его цель.
Описание (необязательно): Добавьте дополнительное описание, чтобы предоставить дополнительный контекст о том, кого будет касаться пребординг или любую дополнительную информацию.
Раздел "Шаблон письма": Заполните тему и содержимое письма. Это будет первое, что увидит сотрудник в электронном письме, которое он получит. Настройте содержимое, добавив ссылки, изображения или загрузив файлы.
Выбор рабочего процесса (по желанию): Опционально, выберите рабочий процесс (воркфлоу) из списка, который будет запущен после заполнения формы пребординга. Вы можете выбрать несколько воркфлоу для автоматизации различных процессов.
После настройки блока "Детали", нажмите кнопку "Следующая", чтобы перейти к блоку "Приветствие", где вы можете создать приветственное сообщение.
Вот так это выглядит на электронной почте сотрудника:
Настройка блока ''Приветствие''
После настройки блока "Детали" перейдите к блоку "Приветствие". В этом разделе выразите благодарность за присоединение к вашей компании в поле заголовка. Предоставьте сотруднику следующие шаги, которые он должен выполнить, которые могут включать заполнение необходимых документов или изучение культуры компании на веб-сайте. Дополните блок "Приветствие" персонализированным фото обложки, например, логотипом компании или любым другим изображением, представляющим вашу организацию.
А вот как это видит работник:
Настройка блока "Разделы"
На вкладке "Разделы", вы можете создавать несколько разделов с разными полями или документами работника, что позволяет осуществлять сбор полной информации и персонализацию. Собранная информация может включать:
1. Личные данные, такие как контактные данные и пол.
2. Важные контакты работника, такие как контакты для чрезвычайных ситуаций или близкие родственники.
3. Необходимые дополнительные документы, такие как паспорт, сертификаты или лицензии.
4. Предпочтения относительно рабочего места, включая предпочтения относительно отдела или желаемого рабочего времени.
5. Предпочтения относительно оборудования для работы, такие как требования к технологиям .
6. Особые замечания относительно информации, связанной со здоровьем, такие как аллергии или ограничения в питании.
Сделав некоторые поля обязательными, вы можете обеспечить, что работники предоставят необходимую информацию во время процесса ппебординга.
Создание разделов и добавление полей
Для создания нового раздела в форме пребординга следует придерживаться следующих шагов:
1. В виджете "Разделы" нажмите кнопку "Добавить", чтобы создать новый раздел.
2. Выберите эмоджи для представления раздела и дайте ему название. При необходимости вы также можете добавить дополнительное описание.
3. Добавьте поля работника или документы в новый созданный раздел согласно информации, которую вы хотите собрать от работников во время процесса пребординга.
4. Для любых обязательных полей отметьте их как "Обязательные". Это обеспечивает, что сотрудники должны заполнить эти важные поля, чтобы продолжить процесс пребординга.
После настройки блока "Разделы", нажмите кнопку "Следующая", чтобы сохранить изменения и перейти к последнему блоку - "Заключение".
Вот пример того, как выглядит блок "Разделы" после отправки новопринятому сотруднику формы пребординга:
Настройка блока ''Заключение''
Финальный блок ''Заключение'' - это последний раздел, который увидит сотрудник после заполнения всех полей в форме пребординга. В этом разделе вы можете добавить эмоджи и заголовок с благодарностью за сотрудничество. Кроме того, вы можете предоставить дополнительный контент в поле "Описание", например, текст, изображения, GIF-файлы или даже видео. Кроме того, добавьте соответствующие ссылки или информацию, которую вы хотите, чтобы сотрудник просмотрел. После того, как работник заполнит форму, вся предоставленная информация будет автоматически перенесена в его профиль.
Вот так это выглядит на электронной почте сотрудника:
Используя формы пребординга, организации могут оптимизировать свои процессы онбординга, сделав его плавным и увлекательным опытом для новых сотрудников.
Автоматическая отправка формы Пребординга сотруднику для заполнения: как это настроить
Для того чтобы форма Пребординга автоматически отправлялась сотруднику для заполнения, выберите её в поле "Форма пребординга" при создании формы найма. После того как ответственное лицо создаст нового сотрудника в системе, ему автоматически будет отправлено уведомление на почту с ссылкой на выбранную форму Пребординга. Например, если вы создаёте форму найма для сотрудников из Испании, вы можете выбрать соответствующую форму Пребординга, созданную для новых сотрудников в подразделения в Испании.
Дополнительную информацию по созданию форм найма вы можете найти по этой ссылке.