⚠️ Доступно в пакете Professional. Заинтересованы? Пожалуйста, напишите нам по адресу sales@peopleforce.io, чтобы узнать больше.
В стремлении повысить уровень самостоятельности сотрудников и упростить административные процессы PeopleForce создала форму самообслуживания, которая позволяет сотрудникам самостоятельно обновлять личные данные и контакты для экстренной помощи в своих профилях. Сюда входят такие поля, как дата рождения, пол, номер мобильного телефона и т. д., при этом встроенные настройки утверждения обеспечивают безопасный и контролируемый процесс внесения изменений.
⚠️ Встроенная опция самообслуживания включает запросы на изменения личной информации и данных для экстренного случая. Администраторы могут создавать новые формы запросов на изменение или настраивать встроенные, чтобы соответствовать конкретным организационным потребностям.
Перед началом работы
Установите разрешения так, чтобы сотрудники имели разрешение на подачу запросов самообслуживания из своего профиля.
1. Из левого меню выберите Настройки > Роли и права доступа.
2. Выберите роль "Работники о себе".
3. Во вкладке Формы выберите разделы, для которых вы хотите, чтобы ваши сотрудники подавали запрос на изменение. (По умолчанию есть два раздела: обновление контактов для экстренного случая и обновление личной информации).
4. Щелкните "Сохранить", когда завершите добавление или удаление разрешений.
Как настроить самообслуживание сотрудника
Создайте новую форму в соответствии с вашими потребностями, редактируя готовую форму или создавая ее с нуля. Вы сможете выбрать из двух типов форм и настроить собственную форму.
Шаг 1: Детали
1. Из левого меню выберите Настройки > Формы > Запрос на самообслуживание.
2. Нажмите + Добавить, чтобы создать новую форму.
⚠️ Для редактирования формы по умолчанию щелкните на три точки на плитке формы и выберите Редактировать.
3. Введите название формы.
4. Добавьте описание (по желанию).
5. Чтобы автоматически запускать рабочий процесс после запроса на одобрение, выберите нужный рабочий процесс из раскрывающегося списка.
8. Нажмите "Далее".
⚠️ Рабочий процесс, присоединенный к форме, активируется только после подачи всех одобрений. Если в конфигурациях не указаны одобрители, рабочий процесс будет инициирован немедленно после подачи запроса на самообслуживание.
Шаг 2: Разделы
Добавьте разделы и выберите поля для включения в форму.
Нажмите "Далее."
Поле «Название» будет отображаться в виде единого блока с тремя отдельными полями ввода для имени, отчества и фамилии в формах запросов на самообслуживание, что позволит сотрудникам обновлять имена, отчества и фамилии одновременно.
Шаг 3: Одобрения
Включите "Добавить утверждающего", чтобы добавить утверждающего. Найдите конкретное имя или роль, прокрутив и выбрав условие/лицо.
Чтобы добавить дополнительных утверждающих, нажмите + Добавить утверждающего. Повторите для стольких утверждающих, сколько нужно.
Нажмите "Завершить."
⚠️ Утверждающие получат запросы в порядке, установленном в настройках формы. Каждый утверждающий в последовательности должен подтвердить изменения перед тем, как они вступят в силу. В случаях, когда утверждающие не выбраны, изменения будут автоматически обновлены без необходимости в отдельных подтверждениях.
Управление запросами для администраторов
В разделе "Формы запросов" администраторы имеют доступ к исчерпывающему журналу запросов. Оттуда они могут одобрять (если это их очередь), отклонять, принудительно одобрять или нажимать следующего утверждающего. Это централизует все запросы на изменение в одном месте для удобного просмотра.
Как делегировать разрешения для управления формами, поданными компанией
Хотя все системные администраторы могут управлять поданными формы, есть случаи, когда эти обязанности могут быть делегированы конкретной роли или сотруднику. Например, вы можете создать собственную роль для определенного сотрудника и предоставить ему необходимые разрешения для управления поданными формами. Чтобы предоставить доступ к управлению всеми поданными формами в системе, следуйте этим шагам:
1. Перейдите в раздел "Настройки" > "Роли и права доступа".
2. Выберите роль, которой вы хотите делегировать возможности управления формами.
3. Во вкладке "Общие" найдите "Управление отправленными формами компании," и активируйте его для предоставления доступа ко всем поданным формам.
4. Щелкните "Сохранить", чтобы применить изменения и обновить разрешения.
⚠️ Лица с этими разрешениями будут иметь доступ к вкладке "Формы" в меню, что позволит им просматривать, одобрять и отклонять все запросы.
Как настроить разрешения для управления формами
Все администраторы системы имеют полномочия управлять формами в системе. Однако есть случаи, когда эти разрешения могут быть делегированы конкретной роли или сотруднику. Например, вы можете создать собственную роль для определенного сотрудника и предоставить ему разрешения на управление формами в системе. Чтобы предоставить разрешения на управление всеми формами в системе, следуйте этим шагам:
1. Из левого меню выберите Настройки > Роли и права доступа.
2. Выберите роль, которой вы хотите разрешить способность управлять всеми формами.
3. Во вкладке Настройки компании найдите и выберите "Формы", чтобы предоставить доступ ко всем формам и настройкам платформы.
4. Нажмите "Сохранить", чтобы сохранить изменения и применить новые разрешения.
⚠️ Пользователи с этими разрешениями смогут создавать и редактировать все формы в системе.
