Для автоматизации процесса Offboarding настоятельно рекомендуется создать специальный рабочий процесс, отвечающий уникальным потребностям вашей компании.
В этом руководстве мы расскажем вам о настройке рабочего процесса Offboarding, который может быть назначен отдельным сотрудникам или автоматически запускаться в процессе увольнения.
Давайте перейдем к деталям:
Шаг 1: Заполнение деталей триггера
Дайте название рабочему процессу и предоставьте краткое описание.
Выберите ручной триггер или "Атрибут сотрудника, связанный с датой".
Выберите вариант ручного триггера, если вы предпочитаете запускать процесс Offboarding вручную при увольнении сотрудника.
В качестве альтернативы выберите триггер "Атрибут сотрудника, связанный с датой" и выберите критерий ''Последний день работы''. Укажите, когда нужно запускать этот рабочий процесс. В нашем примере рабочий процесс будет автоматически запускаться за 5 дней до последнего дня работы.
Шаг 2. Настройка условий
В поле "Рабочий процесс относится к ..." укажите сотрудников, для которых будет запущен рабочий процесс. По умолчанию все сотрудники будут выбраны автоматически, но вы можете отфильтровать нужных вам.
Шаг 3. Наполнение рабочего процесса действиями
Создайте последовательность действий, которые будут активированы при запуске рабочего процесса.
Эти действия могут включать в себя:
Отправка письма: Вы можете отправить сотруднику письмо о принятии заявления об уходе. В этом письме обычно указывается дата вступления в силу заявления об увольнении, все необходимые дальнейшие действия, а также могут содержаться выражения благодарности или пожелания дальнейших успехов сотруднику.
Генерация документа: Настройте систему на создание определенных документов, например NDA, и сохраните их в папке документов профиля сотрудника.
Подробнее о создании документов - в нашем руководстве.
Создать задачу. Настройте задачи по проверке подписки и отписки.Вы можете назначить эти задачи разным членам команды.Уведомления об этих задачах будут отправляться всем заинтересованным сторонам в системе и по электронной почте.
Более подробную информацию о том, как создать рабочий процесс, вы найдете в нашем руководстве.
Шаг 4. Назначение рабочего процесса Offboarding сотруднику
Назначение вручную. Чтобы назначить рабочий процесс Offboarding во время процесса увольнения, перейдите в профиль сотрудника, нажмите на кнопку "Действия", выберите "Назначить рабочий процесс". Во всплывающем окне выберите рабочий процесс Offboarding, который вы хотите назначить. Сохраните его.
Автоматическое назначение. При настройке триггера, связанного с датой "Последний рабочий день", необходимо заранее уволить сотрудника, чтобы автоматический запуск прошел гладко.
В нашем сценарии, где рабочий процесс срабатывает за 5 дней до последнего дня работы, необходимо уволить сотрудника как минимум за 6 дней до его последнего рабочего дня.
Соблюдая приведенные шаги, вы сможете создать индивидуальный процесс увольнения, отвечающий конкретным потребностям и стандартам вашей организации. Структурированные рабочие процессы - от проведения собеседований при увольнении до обработки необходимой документации и закрытия счетов - упрощают всю процедуру увольнения, обеспечивая беспрепятственный переход для увольняющихся сотрудников.