Автоматические workflow для событий и процессов вашей команды

Воркфлоу (workflow) - это рабочий процесс, который состоит из последовательного ряда задач, назначенных к выполнению к определенной дате.

Представьте, что у вас есть дата выхода нового сотрудника на работу, и к ней необходимо выполнить целый ряд процедур: собрать документы, подготовить рабочее место или технику, чтобы сделать адаптацию новичка простой и понятной.

Онбординг - повторяющийся процесс, потому что каждый раз, когда у вас появляется новый сотрудник, нужно пройтись по однотипным задачам. Но как такой процесс может быть создан для других повторяющихся событий в компании, чтобы заранее иметь алгоритм действий и избежать спешки? Подготовка к дням рождений, годовщинам, обновление документов, справок, страхования и т.д. может быть довольно стрессовой. Расписать задачи, которые нужно выполнить до горячей даты, чтобы все прошло спокойно, и есть воркфлоу.

Каждое такое однотипное событие, которое время от времени происходит в компании, называется триггером.

При настройке рабочего процесса у вас есть четыре варианта:

Ручной - эта опция требует ручного запуска каждый раз, когда это необходимо.

Одноразовый - запланируйте определенную дату для одноразового запуска сценария.

Атрибут работника, связанный с датой- используйте даты, связанные с работниками, такие как первый и последний день работы, окончание испытательного срока, юбилей или день рождения работника, а также кастомные поля дат работников, чтобы запустить рабочий процесс.

Повторяющийся - новая опция планирования, которая позволяет запускать сценарий через регулярные промежутки времени: еженедельно, ежемесячно или ежегодно.

Давайте создадим новое триггерное событие - например, Годовщину работы. Для этого нужно зайти во вкладку Воркфлоу на сайдбаре - New workflow.

Назовите ваше событие, придумайте для него описание, и выберите, привязано ли это событие к дате. Наша Годовщина зависит от даты, выбираем триггер Атрибут сотрудника, связанный с датой.

Выберите, за сколько дней вы хотели бы готовиться к событию - например, выберем 7 дней до. В выпадающем окне атрибутов найдите Атрибут сотрудника, связанный с датой. Атрибуты настраиваются очень гибко. Вы можете выбрать среди имеющихся:

Или выбрать и из выпадающего списка кастомных полей выбрать необходимое, если событие привязано к специфической дате или полю в профиле сотрудника (например, Дню рождения члена семьи).

Переходим к выбору лиц, которых будет касаться выбранное нами событие-триггер. Например, мы хотим праздновать годовщины работы только сотрудников на полной занятости. Необходимо выбрать это условие в поле Рабочий процесс относиться к.

В таком случае воркфлоу будет касаться исключительно сотрудников на фул-тайме. Скажем, мы хотим еще больше сузить круг людей, чью рабочую годовщину хотим отметить. Добавим еще одно условие по выбору локации - все сотрудники на полной занятости, кто работает только в определенном городе.

Что если мы хотим уточнить, что это должны быть сотрудники, которые были наняты на работу до начала года? Добавим такое уточнение.

Теперь наш воркфлоу празднования рабочей годовщины будет срабатывать автоматически за 7 дней до даты годовщины 9-х людей, которые работают на полной занятости в Киеве и были наняты на работу до 1.01.2022. Обратите внимание, что система автоматически считает количество сотрудников, соответствующих выбранным условиям.

Таким образом, вы можете очень и очень подробно уточнять, кого будет касаться ваш воркфлоу. Если в вашей команде есть процессы, которые настраиваются для определенных проектов, менеджеров, выборочных сотрудников из разных департаментов разных локаций и т.д., система поможет вам выделить именно их, чтобы помочь спланировать алгоритм действий для определенной даты именно для них. Сохраните свой воркфлоу.

Вы можете добавить соавторов в воркфлоу, чтобы определенные сотрудники могли просматривать и редактировать этот воркфлоу, не предоставляя им полного доступа к управлению воркфлоу в масштабах всей компании.

Чтобы добавить соавторов, откройте раздел "Воркфлоу", создайте новый воркфлоу или отредактируйте существующий, а затем воспользуйтесь полем "Привлечённые" в настройках воркфлоу. Выберите сотрудников, которым должна быть предоставлена возможность работать с этим процессом.

Привлечённые могут:

Привлечённые не могут:

Эта настройка полезна, когда нескольким людям необходимо работать над одним и тем же воркфлоу, но они не должны получать полный доступ ко всем воркфлоу процессам в компании.

После создания события-триггера, переходим к собственно наполнению его задачами к исполнению.

Для этого жмем + на поле триггера и выбираем, что нужно добавить. Варианты:

Задачи также могут содержать подзадачи, каждая может иметь разных исполнителей. Так формируется дерево задач воркфлоу.
​

Вы можете установить отдельные условия для отдельных действий воркфлоу. Это позволяет применять один рабочий процесс к более широкой группе сотрудников, при этом отдельные действия в рамках этого воркфлоу будут применяться только к тем сотрудникам, которые соответствуют дополнительным критериям.

Это полезно, когда структура воркфлоу в основном одинакова, но некоторые действия должны различаться в зависимости от данных сотрудников. Например, вы можете использовать воркфлоу увольнения для всей компании, но настроить одно задание для сотрудников в Париже, а другое - для сотрудников в Мюнхене.

Чтобы задать условия для действия воркфлоу:

Например, вы можете использовать один воркфлоу увольнения для нескольких офисов, но создать в нем разные действия:

Это поможет вам избежать создания нескольких похожих воркфлоу и упростит управление одним воркфлоу в разных офисах, командах или компаниях.

PeopleForce предлагает два способа просмотра истории выполнения воркфлоу в зависимости от того, хотите ли вы увидеть активность по всем воркфлоу или только в рамках одного конкретного воркфлоу.

Чтобы просмотреть историю выполнения по всем воркфлоу, откройте раздел Воркфлоу и нажмите История воркфлоу в правом верхнем углу страницы.

Откроется страница общей истории воркфлоу, где вы сможете просматривать запуски всех воркфлоу в одном списке. Используйте фильтр Добавить, чтобы сузить результаты и проверить такие детали, как дата, название рабочего процесса, ответственное лицо, ход выполнения и статус. Этот вид полезен, когда вы хотите отслеживать общую активность рабочих процессов в компании.

Изучите детали рабочего процесса, чтобы точно определить, какие действия были успешно выполнены.

Чтобы просмотреть историю выполнения отдельного рабочего процесса, откройте его и нажмите История рабочего процесса в правом верхнем углу.

История открывается в боковой панели справа от страницы рабочего процесса. В ней отображаются запуски только для выбранного рабочего процесса, поэтому вы можете быстро просмотреть его активность, не покидая страницу. В этом представлении вы можете увидеть дату, ответственное лицо, ход выполнения и статус. Используйте поле поиска в верхней части боковой панели, чтобы быстро найти запуски по ответственному лицу.

Если, например, вы хотите оставить комментарий по поводу задачи, на которую вас назначили, можете это сделать во вкладке Мои активности. Жмите на задачу в виджете Задачи и пишите примечание.

Вы можете более эффективно организовывать и управлять воркфлоу с помощью тегов. Теги помогают классифицировать воркфлоу по назначению, типу или отделу, например.

При создании или редактировании воркфлоу вы можете назначить один или несколько тегов в его настройках. Теги упрощают группировку, поиск и управление связанными воркфлоу.

В основном списке воркфлоу вы можете фильтровать их по тегу или владельцу, чтобы быстро находить нужные элементы.

Переключатель позволяет активировать или деактивировать воркфлоу прямо из списка. Деактивированные процессы сохраняются, но не будут запускаться автоматически до повторной активации.

Подытоживая, почему вашей команде нужен функционал воркфлоу:

Для команд, которые быстро растут, меняют направление работы, ищут новых специалистов и требуют высокой эффективности на рабочем месте, иметь Workflows в системе - необходимость. Это едва ли не самый яркий пример упрощения рабочей рутины для всех причастных к команде, и точно незаменимый помощник автоматизации гибридной и удаленной работы, full-time и part-time сотрудников, подрядчиков и т.д.