Что такое график работы?
График работы определяет, сколько часов сотрудник работает в каждый день недели, например, 8 часов с понедельника по пятницу.
Все сотрудники получают график работы вашей компании по умолчанию, если вы не назначите другой, например, для сотрудников с неполной занятостью или другим расписанием.
Прежде чем начать
Проверьте свой доступ. Администраторы компании всегда могут управлять графиками работы. Другим пользователям нужна роль с разрешением на Графики работы (Настройки → Роли и разрешения → откройте роль → Компания → Настройки → выберите Графики работы → Сохранить).
Определите, какие графики вам нужны. Составьте список графиков вашей компании (например, полный день, неполный день утром, четырёхдневная неделя) с количеством часов на каждый день. У каждого графика должно быть уникальное название, а количество часов в день может быть от 0 до 24.
Решите, нужно ли время начала и окончания. Кроме количества часов, график может включать время начала и окончания работы и часы перерыва на каждый день. Это удобно, если сотрудники работают по фиксированным сменам.
Часть 1: Настройка графиков работы
Создание графика работы
Перейдите в Настройки → HR → Графики работы.
Нажмите + Добавить рабочий график.
Введите Название, например, «Неполный день утром».
Укажите количество часов на каждый день недели. С понедельника по пятницу уже указано 8 часов, поэтому измените только то, что отличается. Для выходных поставьте 0.
Нажмите Сохранить.
Добавление времени начала и окончания (необязательно)
Если сотрудники работают в фиксированные часы, вы можете указать точное время начала и окончания для каждого дня. Сделайте это при создании графика.
В окне Добавить рабочий график включите Время начала и окончания рабочего дня.
Для каждого рабочего дня укажите Время начала-окончания.
Введите Часы перерыва, если они есть.
Отработанные часы рассчитываются автоматически: время окончания минус время начала, минус перерыв. Например, 9:00–18:00 с перерывом 1 час = 8 часов.
Чтобы скопировать один день на все остальные, наведите на него курсор и нажмите Применить ко всем. Затем очистите выходные дни.
Нажмите Сохранить.
⚠️ Важно: Включить или выключить время начала и окончания можно только при создании графика. После сохранения это изменить нельзя. Чтобы изменить, создайте новый график и назначьте его сотрудникам.
Где используется время начала и окончания:
Запросы на отпуск по часам: когда сотрудники запрашивают отпуск с указанием часов, запрос начинается со времени начала из их графика. Если времени начала нет, запрос начинается в 9:00.
Расписание сотрудника: время отображается в ежедневном расписании сотрудника в модуле Time.
💡 Совет: Не включайте время начала и окончания, если у сотрудников гибкий график и вам нужно отслеживать только количество отработанных часов.
Просмотр всех графиков работы
Перейдите в Настройки → HR → Графики работы, чтобы увидеть все графики вашей компании. В таблице показано:
Название графика работы
Всего в неделю (ч): сколько часов в неделю включает график
Сотрудники: сколько сотрудников используют этот график
Редактирование или удаление графика работы
Перейдите в Настройки → HR → Графики работы.
Нажмите на три точки в конце строки.
Выберите Редактировать, чтобы изменить график, или Удалить и подтвердите удаление.
Полезно знать:
Когда вы редактируете график, ожидаемые часы в табелях обновляются для всех, кто его использует.
График по умолчанию удалить нельзя.
Если вы удалите график, все, кто его использовал, перейдут на график по умолчанию.
Часть 2: Назначение графиков работы сотрудникам
Назначение графика работы
У разных сотрудников могут быть разные графики, даже если все работают полный день. Например, отдел маркетинга может работать 9 часов в день с понедельника по пятницу, а служба поддержки 8 часов в день с воскресенья по четверг.
Откройте профиль сотрудника.
Перейдите на вкладку Работа.
Добавьте график работы в виджет Статус работы.
В поле Действительно с выберите дату, с которой должен начать действовать график. Это может быть будущая дата.
Нажмите Сохранить.
💡 Совет: Назначать графики можно по одному из профиля каждого сотрудника или сразу многим сотрудникам через массовый импорт. Массовый импорт быстрее для целой команды или отдела.
Изменение графика работы сотрудника
Откройте профиль сотрудника и перейдите на вкладку Работа.
В разделе Статус работы найдите запись, которую нужно изменить.
Нажмите на три точки и выберите Редактировать.
Выберите новый график и нажмите Сохранить.
💡 Если ваша компания использует продукт Time, с даты начала действия в табеле сотрудника отображаются ожидаемые и оставшиеся часы по новому графику. Предыдущие периоды сохраняют прежний график. Чтобы быстро заполнить табель, сотрудник может нажать Автозаполнение и отправить его.
Часть 3: Предоставление доступа к управлению графиками работы
Разрешите пользователям, которые не являются администраторами, создавать, редактировать и удалять графики работы:
Перейдите в Настройки → Роли и разрешения.
Откройте роль, которую хотите изменить, или создайте новую.
Перейдите в Компания → Настройки и выберите Графики работы.
Нажмите Сохранить.