Перейти до основного контенту

Дії воркфлоу: Завантажити документ та запросити Е-підпис

Оновлено протягом останнього тижня

Завантаження документа та запит Е-підпису — це дія в воркфлоу PeopleForce, яка дозволяє автоматизувати відправлення стандартних документів на підпис безпосередньо в межах воркфлоу.

Вона найкраще підходить для документів, однакових для всіх співробітників (наприклад, контракти, NDA, політики), які не потребують персоналізації.

Цей крок особливо корисний для:

  • онбордингу — підписання стандартних угод новими співробітниками,

  • оновлення політик та повторюваних процесів, де необхідний підпис від усіх працівників.

Додавши цю дію у воркфлоу, ви:

  • забезпечуєте своєчасне підписання документів,

  • зменшуєте потребу в ручних нагадуваннях,

  • автоматично зберігаєте підписані файли у правильному місці.

⚠️ Е-підпис доступний лише у пакеті Professional.

Коли ви налаштували тригерну подію, наступним кроком буде додавання завдань для виконання.

Щоб почати, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть те, що ви хочете додати. Ось деякі з доступних варіантів:

  • Створити завдання: Визначте конкретні завдання, які необхідно виконати в рамках робочого процесу.

  • Запит форми: Запропонуйте людям заповнити форму, наприклад, для збору особистих даних, оновлення інформації в профілі або подання запиту на зміну.

  • Попросити фідбек: Автоматизуйте збір зворотнього звʼязку на ключових етапах кар'єри співробітника за допомогою циклічних опитувань.

  • Надіслати листа: Автоматизуйте процес надсилання електронних листів відповідним особам або групам співробітників.

  • Надіслати запрошення в систему: Автоматично надсилайте запрошення до системи.

  • Створити документ: Налаштуйте систему для створення певних документів, таких як листи з пропозиціями роботи, контракти або звіти.

  • Заватажити документ: Завантажуйте документи, які є незмінними для всіх співробітників (наприклад, угоди про нерозголошення інформації, політики), та автоматизуйте їх підписання в рамках воркфлоу.

  • Надіслати вебхук: інтеграція із зовнішніми додатками або сервісами шляхом надсилання сповіщень за допомогою веб-хуків.

  • Запустити воркфлоу: Автоматизуйте активацію робочого процесу в межах існуючих робочих процесів.

  • Google Workspace дія: Автоматизуйте створення або видалення Google Workspace для нових або звільнених співробітників.

⏰ Автоматичні воркфлоу запускаються раз на день о 10:00 відповідно до часового поясу профілю користувача.

Як завантажити документ і запросити Е-підпис

  1. Перейдіть у розділ Workflows та натисніть + Новий воркфлоу, щоб створити новий або відредагувати існуючий.

2. Якщо створюєте новий, введіть назву та опис, а також налаштуйте тригер.

3. Натисніть іконку “+” під тригером і виберіть Завантажити документ.

4. Вкажіть назву документа.

5. Виберіть папку документів, де файл буде зберігатися в профілі співробітника.

6. Завантажте документ. Ця дія призначена для документів, які не потребують персоналізації.

7. Увімкніть опцію Запросити Е-підпис, щоб запустити процес підписання, коли робочий процес дійде до цього кроку.

8. Виберіть провайдера підпису.

9. Оберіть потрібний тип підпису (якщо доступно):

  • Простий електронний підпис – підходить для більшості бізнес-документів, забезпечує безпечну цифрову згоду.

  • Кваліфікований електронний підпис – має найвищу юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису згідно з правом ЄС. Рекомендовано для контрактів високої цінності та офіційних угод.

  • Удосконалений електронний підпис – забезпечує вищий рівень безпеки та ідентифікації, ніж простий, і підходить для внутрішніх HR-документів, угод і файлів, пов’язаних із комплаєнсом.

11. Збережіть дію, щоб додати її до воркфлоу.

Ви отримали відповідь на своє запитання?