Завантаження документа та запит Е-підпису — це дія в воркфлоу PeopleForce, яка дозволяє автоматизувати відправлення стандартних документів на підпис безпосередньо в межах воркфлоу.
Вона найкраще підходить для документів, однакових для всіх співробітників (наприклад, контракти, NDA, політики), які не потребують персоналізації.
Цей крок особливо корисний для:
онбордингу — підписання стандартних угод новими співробітниками,
оновлення політик та повторюваних процесів, де необхідний підпис від усіх працівників.
Додавши цю дію у воркфлоу, ви:
забезпечуєте своєчасне підписання документів,
зменшуєте потребу в ручних нагадуваннях,
автоматично зберігаєте підписані файли у правильному місці.
⚠️ Е-підпис доступний лише у пакеті Professional.
Як завантажити документ і запросити Е-підпис
Як завантажити документ і запросити Е-підпис
Перейдіть у розділ Workflows та натисніть + Новий воркфлоу, щоб створити новий або відредагувати існуючий.
2. Якщо створюєте новий, введіть назву та опис, а також налаштуйте тригер.
3. Натисніть іконку “+” під тригером і виберіть Завантажити документ.
4. Вкажіть назву документа.
5. Виберіть папку документів, де файл буде зберігатися в профілі співробітника.
6. Завантажте документ. Ця дія призначена для документів, які не потребують персоналізації.
7. Увімкніть опцію Запросити Е-підпис, щоб запустити процес підписання, коли робочий процес дійде до цього кроку.
8. Виберіть провайдера підпису.
9. Оберіть потрібний тип підпису (якщо доступно):
Простий електронний підпис – підходить для більшості бізнес-документів, забезпечує безпечну цифрову згоду.
Кваліфікований електронний підпис – має найвищу юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису згідно з правом ЄС. Рекомендовано для контрактів високої цінності та офіційних угод.
Удосконалений електронний підпис – забезпечує вищий рівень безпеки та ідентифікації, ніж простий, і підходить для внутрішніх HR-документів, угод і файлів, пов’язаних із комплаєнсом.
11. Збережіть дію, щоб додати її до воркфлоу.