Завантаження документа та запит Е-підпису — це дія в воркфлоу PeopleForce, яка дозволяє автоматизувати відправлення стандартних документів на підпис безпосередньо в межах воркфлоу.
Вона найкраще підходить для документів, однакових для всіх співробітників (наприклад, контракти, NDA, політики), які не потребують персоналізації.
Цей крок особливо корисний для:
онбордингу — підписання стандартних угод новими співробітниками,
оновлення політик та повторюваних процесів, де необхідний підпис від усіх працівників.
Додавши цю дію у воркфлоу, ви:
забезпечуєте своєчасне підписання документів,
зменшуєте потребу в ручних нагадуваннях,
автоматично зберігаєте підписані файли у правильному місці.
⚠️ Е-підпис доступний лише у пакеті Professional.
Коли ви налаштували тригерну подію, наступним кроком буде додавання завдань для виконання.
Щоб почати, натисніть на іконку "+" у полі тригера і виберіть те, що ви хочете додати. Ось деякі з доступних варіантів:
Створити завдання: Визначте конкретні завдання, які необхідно виконати в рамках робочого процесу.
Запит форми: Запропонуйте людям заповнити форму, наприклад, для збору особистих даних, оновлення інформації в профілі або подання запиту на зміну.
Попросити фідбек: Автоматизуйте збір зворотнього звʼязку на ключових етапах кар'єри співробітника за допомогою циклічних опитувань.
Надіслати листа: Автоматизуйте процес надсилання електронних листів відповідним особам або групам співробітників.
Надіслати запрошення в систему: Автоматично надсилайте запрошення до системи.
Створити документ: Налаштуйте систему для створення певних документів, таких як листи з пропозиціями роботи, контракти або звіти.
Заватажити документ: Завантажуйте документи, які є незмінними для всіх співробітників (наприклад, угоди про нерозголошення інформації, політики), та автоматизуйте їх підписання в рамках воркфлоу.
Надіслати вебхук: інтеграція із зовнішніми додатками або сервісами шляхом надсилання сповіщень за допомогою веб-хуків.
Запустити воркфлоу: Автоматизуйте активацію робочого процесу в межах існуючих робочих процесів.
Google Workspace дія: Автоматизуйте створення або видалення Google Workspace для нових або звільнених співробітників.
⏰ Автоматичні воркфлоу запускаються раз на день о 10:00 відповідно до часового поясу профілю користувача.
Як завантажити документ і запросити Е-підпис
Як завантажити документ і запросити Е-підпис
Перейдіть у розділ Workflows та натисніть + Новий воркфлоу, щоб створити новий або відредагувати існуючий.
2. Якщо створюєте новий, введіть назву та опис, а також налаштуйте тригер.
3. Натисніть іконку “+” під тригером і виберіть Завантажити документ.
4. Вкажіть назву документа.
5. Виберіть папку документів, де файл буде зберігатися в профілі співробітника.
6. Завантажте документ. Ця дія призначена для документів, які не потребують персоналізації.
7. Увімкніть опцію Запросити Е-підпис, щоб запустити процес підписання, коли робочий процес дійде до цього кроку.
8. Виберіть провайдера підпису.
9. Оберіть потрібний тип підпису (якщо доступно):
Простий електронний підпис – підходить для більшості бізнес-документів, забезпечує безпечну цифрову згоду.
Кваліфікований електронний підпис – має найвищу юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису згідно з правом ЄС. Рекомендовано для контрактів високої цінності та офіційних угод.
Удосконалений електронний підпис – забезпечує вищий рівень безпеки та ідентифікації, ніж простий, і підходить для внутрішніх HR-документів, угод і файлів, пов’язаних із комплаєнсом.
11. Збережіть дію, щоб додати її до воркфлоу.