Повідомляти колег про зміну ролі співробітника стало простіше. Тепер ви можете будувати автоматизовані процеси, які одним завданням або листом чітко показують, що саме змінюється в даних співробітника.
У цьому прикладі ми створимо воркфлоу, який автоматично сповіщає менеджерів, IT-відділ чи інших зацікавлених осіб, коли співробітника підвищують, переводять на інші локацію чи усередині компанії або ж змінюють йому зарплату.
💡Створіть новий воркфлоу
Перейдіть у вкладку "Воркфлоу".
Натисніть "+ Новий воркфлоу".
Дайте йому назву, наприклад, Сповіщення про зміни в посаді.
Додайте опис за потреби.
Виберіть Ручний тригер.
Щоб воркфлоу застосовувався до всіх співробітників, залиште поле "Воркфлоу застосовується до" порожнім; або задайте умови, якщо він має спрацьовувати лише для конкретних співробітників.
Збережіть воркфлоу.
🔧 Додайте дії, щоб забезпечити синхронізацію всіх команд
Наступним кроком є наповнення воркфлоу різними діями для інформування та призначення завдань відповідним людям.
Надіслати листа
Використовуйте цю дію, щоб повідомити менеджера працівника, ІТ-команду, відділ кадрів або будь-яку зацікавлену особу. Щоб додати дію, виконайте наступні кроки:
Натисніть + навпроти тригера.
Виберіть "Надіслати листа".
У полі "Одержувач" оберіть, кому надіслати сповіщення:
менеджеру співробітника;
поле вибір співробітника даної людини (це може бути "прикріплений" до співробітника тимлід, ментор чи HR-менеджер);
конкретному співробітнику (наприклад, бухгалтеру);
групі співробітників (наприклад, команді IT).
Заповніть тему й текст листа. Використовуйте змінні, щоб не редагувати текст вручну кожен раз —змінні підтягнуть попередні, поточні чи майбутні значення прямо з профілю співробітника.
Приклад листа для менеджера:
Привіт, {{Менеджер - Ім'я}} {{Менеджер - Прізвище}},
Повідомляємо, що {{Співробітник - Ім'я}} {{Співробітник - Прізвище}} переходить із посади {{Співробітник - Посада}} у департаменті {{Співробітник - Департамент}} на посаду {{Співробітник - Посада (запланована)}} у департаменті {{Співробітник - Департамент (запланований)}}.
Нова локація: {{Співробітник - Локація (запланована)}}
Зміна рівня посади: з {{Співробітник - Рівень}} на {{Співробітник - Рівень посади (запланований)}}.
Коригування зарплати: з {{Співробітник - Заробітна плата}} {{Співробітник - Код валюти зарплати}} на {{Співробітник - Зарплата (запланована)}} {{Співробітник - Код валюти зарплати (запланований)}} ( вступає в силу з {{Співробітник - Дата з якої діє зарплата (запланована)}}).
З найкращими побажаннями,
HR-командаЗбережіть дію.
Щоб повідомити декількох людей, додайте необхідну кількість дії "Надіслати листа", вибираючи різних одержувачів.
Створити завдання
Автоматично ставте завдання, пов’язані з оновленням ролі, наприклад — IT-відділу підготувати обладнання або HR оновити системи. Щоб додати дію, виконайте наступні кроки:
Натисніть + навпроти тригера.
Виберіть опцію "Створити завдання".
Оберіть, чи створювати завдання одразу після запуску воркфлоу, чи через певну кількість днів.
Задайте крайній термін виконання завдання.
Додайте опис та інструкції. За потреби прикріпіть файли або посилання й використайте змінні.
Приклад завдання для IT-відділу:
Підготуйте, будь ласка, ноутбук і доступи для {{Співробітник - Ім'я}} {{Співробітник - Прізвище}}.
Співробітник(ця) переходить із посади {{Співробітник - Посада}} у підрозділі {{Співробітник - Департамент}} на посаду {{Співробітник - Посада (запланована)}} у підрозділі {{Співробітник - Департамент (запланований)}}, починаючи з 22.03.2025.
Нова локація: {{Співробітник - Локація (запланована)}}.У полі Одержувач вкажіть виконавця завдання — докладніше про варіанти тут.
Увімкніть перепризначення заступникам виконавця, якщо основний виконавець відсутній.
Збережіть завдання.
Згенерувати документ
Створюйте новий контракт і зберігайте його в профілі співробітника. Щоб додати цю дію:
Натисніть + біля тригера.
Виберіть Згенерувати документ.
Вкажіть назву документа.
Оберіть папку для зберігання файлу.
Виберіть шаблон з раніше створених.
За потреби запросіть електронний підпис та додайте підписантів.
Збережіть дію.
Запустити інший воркфлоу
Якщо після підвищення потрібен специфічний воркфлоу, наприклад онбординг, використайте цю дію.
Натисніть + біля тригера.
Оберіть попередньо створений воркфлоу.
Збережіть дію.
✨ Переваги воркфлоу
Усі бачать, що саме змінюється в даних співробітника.
Не треба копіювати дані чи шукати інформацію вручну.
Усі дії йдуть за однаковою структурою.
Можна створити декілька воркфлоу для різних типів змін: окремо для підвищень (з листами-привітаннями), для переїзду (із завданням для IT) тощо.