Форми запиту на самообслуговування для змін дозволяють співробітникам самостійно подавати запити щодо себе безпосередньо в системі.
Це не обмежується лише оновленням персональних даних (наприклад, номеру телефону чи адреси). Ви можете використовувати цей тип форми для будь-яких запитів, пов’язаних зі співробітником, залежно від потреб вашої компанії. Наприклад:
Зміни персональних даних
Оновлення банківських реквізитів
Запити на документи
Запити на внутрішнє переведення
Запит на звільнення (за власним бажанням)
У цьому прикладі ми налаштуємо форму запиту на звільнення. Вона дозволяє співробітнику подати заяву на звільнення безпосередньо зі свого профілю, а HR отримує структуровану інформацію та може виконати необхідні подальші дії, зокрема:
Переглянути та погодити запит
Запланувати вихідне інтервʼю
Розпочати процес офбордингу
Підготувати фінальний розрахунок та документи
Обговорити можливу контрпропозицію (за потреби)
Крок 1. Створіть поля, які заповнюватимуть співробітники
Спочатку створіть питання, які відображатимуться у формі.
Перейдіть у Налаштування → Поля даних співробітників.
Створіть нову групу (наприклад, «Запит на звільнення»).
Ця група працює як папка для всіх полів, пов’язаних зі звільненням.Додайте такі поля (ви можете адаптувати їх під свої потреби):
Рекомендовані поля:
Запланований останній робочий день
(З якої дати ви плануєте завершити працевлаштування?)Причина звільнення
(Загальна причина)Додаткові коментарі (необов’язково)
Чи відкриті ви до контрпропозиції?
(Так / Ні)Якщо так, що могло б змінити ваше рішення? (необов’язково)
(Наприклад: перегляд зарплати, зміна ролі, віддалена робота тощо)
Після створення ці поля можна додати до форми.
Крок 2. Створіть форму запиту на самообслуговування
Перейдіть у Налаштування → Core → Форми → Запити на самообслуговування.
Натисніть, щоб створити нову форму.
Назвіть форму (наприклад, «Запит на звільнення»).
Створіть розділ і додайте поля співробітника, які ви створили раніше.
Додайте погоджувачів (наприклад, HR менеджера або конкретну особу).
✅ Ваша форма створена. 🎉
Крок 3. Визначте, хто може бачити цю інформацію
Тепер оберіть ролі в компанії, які повинні мати доступ до даних про звільнення.
Перейдіть у Налаштування → Ролі та дозволи.
(Адміністратори автоматично мають доступ до всіх полів.)Для кожної ролі можна обрати:
Немає доступу – приховано
Тільки перегляд – можна бачити, але не редагувати
Редагування – можна змінювати
Приклад: роль Менеджера
Якщо менеджери повинні бачити запити на звільнення своїх підлеглих:
Відкрийте роль Менеджера
Перейдіть у розділ Люди
Знайдіть групу полів «Запит на звільнення»
Змініть з «Немає доступу» на «Тільки перегляд» (рекомендується)
Збережіть зміни
Ви можете повторити це для інших ролей (наприклад, Team Lead або HR Manager).
Крок 4. Дозвольте співробітникам подавати форму
Нарешті, надайте співробітникам доступ до використання форми.
Перейдіть у Ролі та дозволи → Люди стосовно себе → Люди → Форми.
Знайдіть запит на самообслуговування та поставте галочку.
Збережіть зміни.
Результат
Тепер співробітники можуть подати запит на звільнення безпосередньо зі свого профілю через кнопку Дії. HR отримує структуровану інформацію, процес стає прозорим, а кількість ручних листів зменшується.
