Перейти до основного контенту

Налаштування та робота з кадровим процесом для нового найму

Кадровий процес для нового найму допомагає зібрати й перевірити дані майбутнього працівника, сформувати заяву про прийняття на роботу, наказ і особову картку П-2, а також організувати підписання цих документів.

Дані працівника збираються через форму нового найму та форму пребордингу. За потреби до пребордингу можна додати Дія шерінг: працівник передає цифрові документи через застосунок Дія, а PeopleForce автоматично додає файли та заповнює відповідні поля в його профілі.

Загальний процес налаштування складається з таких етапів:

  1. У розділі "Налаштування" → "HR" → "Дані про людей" налаштовуються системні поля й таблиці, у яких потрібно зберігати кадрові дані працівника.

  2. Створюється форма пребордингу з полями, таблицями та блоками для завантаження документів.

  3. За потреби до форми пребордингу можна додати Diia share, щоб отримувати документи й дані працівника напряму з Дії.

  4. Створюється та налаштовується форма нового найму, до якої підключається підготовлена форма пребордингу.

  5. Customer Success Manager налаштовує кадровий процес, шаблони заяви, наказу й особової картки П-2, а також підписантів документів.

Підготовка профілю працівника

Перед налаштуванням форми нового найму та пребордингу необхідно підготувати профіль працівника: визначте, які дані потрібно збирати, зберігати та використовувати для формування кадрових документів.
​

Після підключення модуля "Кадри" PeopleForce автоматично додає системні групи й поля, необхідні для ведення кадрових даних в Україні. Ці поля можна додавати до форм нового найму та пребордингу.

Якщо стандартних полів недостатньо, ви можете створити власні групи, поля й таблиці відповідно до потреб компанії. Наприклад, таблиці можна використовувати для інформації про дітей, освіту або роботу за сумісництвом.

Переглянути системні поля та налаштувати власні можна в розділі "Налаштування" → "HR" → "Дані про людей".

💡 Детальніше про створення й налаштування груп, полів і таблиць у профілі працівника читайте тут.

До профілю додаються такі групи полів:

Особисте

  • ІПН / РНОКПП

Паспортні дані

  • Серія

  • Номер

  • Ким виданий

  • Дата видачі

  • Термін дії

Сімейний стан

  • Сімейний стан

  • П. І. Б. партнера

  • Дата народження партнера

Адреса реєстрації

  • Область

  • Район

  • Населений пункт

  • Вулиця

  • Будинок

  • Квартира

  • Поштовий індекс

Фактична адреса проживання

  • Область

  • Район

  • Населений пункт

  • Вулиця

  • Будинок

  • Квартира

  • Поштовий індекс

Військовий облік

  • Ставлення до військового обов’язку

  • Наявність бронювання

  • Термін бронювання

  • Відстрочка

  • Вид відстрочки

  • Дата закінчення відстрочки

  • Група обліку

  • Категорія обліку

  • Військове звання

  • Військово-облікова спеціальність

  • Придатність до військової служби

  • Назва райвійськкомату за місцем реєстрації

  • Назва райвійськкомату за місцем фактичного проживання

  • Перебування на спеціальному обліку

Соціальні статуси

  • Сімейний стан

  • Особа з інвалідністю

  • Захисники та ветерани

  • Серія, Пенсійне посвідчення

  • Номер, Пенсійне посвідчення

  • Дата видачі, Пенсійне посвідчення

Налаштування форми пребордингу

Форма пребордингу використовується для отримання особистих, паспортних, сімейних та інших даних безпосередньо від майбутнього працівника перед початком його роботи.

Щоб налаштувати форму:

  1. Перейдіть у "Налаштування" → "Форми".

  2. Створіть або відкрийте форму типу "Пребординг".

  3. У вкладці "Розділи" створіть потрібні розділи, наприклад, Особисті, Контактні дані, Паспортні дані, Сімейний стан або Військовий облік.

  4. Додайте до кожного розділу відповідні поля і таблиці з розділу "Дані про людей".
    ​

  5. Додайте блоки для завантаження необхідних документів одним або обома способами:

    • додайте блоки, у які працівник зможе завантажити файли вручну;

    • додайте дію "Поділитися документом через Дію", щоб запросити цифрові документи та дані через Дію (деталі в розділі "Отримання даних і документів через Дію").

  6. Для кожного документа виберіть папку профілю працівника, у якій PeopleForce зберігатиме отримані файли.

  7. Ви можете позначити поля як обов’язкові, без яких працівник не зможе завершити форму.

  8. Збережіть форму.

Дані, які працівник заповнить під час пребордингу, будуть збережені у відповідних полях його профілю.

💡 Детальна інструкція зі створення форми пребордингу доступна тут.

Отримання даних і документів через Дію

До форми пребордингу можна додати Diia share, щоб працівник передав цифрові документи та пов’язані з ними дані через застосунок Дія.

Дія шерінг допомагає:

  • зменшити кількість даних, які працівник вводить вручну;

  • скоротити час заповнення форми;

  • отримати цифрові копії документів;

  • автоматично заповнити відповідні поля профілю;

  • зменшити кількість помилок під час перенесення даних із документів.

Як додати Diia share до форми

  1. Відкрийте потрібну форму пребордингу.

  2. У вкладці "Розділи" виберіть секцію, де потрібно розмістити передавання документів.

  3. Натисніть "Додати дію" → "Поля" → "Поділитися документом через Дію" .
    ​

  4. У полі "Папка документів" виберіть папку профілю працівника, до якої потрібно додавати файли, отримані через Дію.

  5. У полі "Scopes" виберіть типи документів, які потрібно запросити у працівника.
    ​

  6. За потреби зробіть дію обов’язковою.

  7. Додайте до форми поля, які потрібно заповнювати даними з отриманих документів. Наприклад, Diia share можна додати до розділу Паспортні дані разом із полями Серія, Номер, Ким виданий, Дата видачі та Термін дії.

  8. Збережіть зміни.

Яка інформація передається через Дію

PeopleForce отримує не лише файли цифрових документів, а й дані з них.

Якщо до форми додано відповідне поле, система автоматично заповнює його отриманим значенням. Наприклад, після передавання картки платника податків:

  • файл документа додається до PeopleForce;

  • номер автоматично записується в поле ІПН / РНОКПП.

Залежно від переданих документів можуть заповнюватися:

  • прізвище, ім’я та по батькові;

  • стать і дата народження;

  • місце народження та громадянство;

  • паспортні дані;

  • ІПН / РНОКПП;

  • адреса реєстрації;

  • сімейний стан;

  • дані про чоловіка або дружину;

  • дані про дітей;

  • відомості про освіту.

Через Дію можна запитувати доступні цифрові документи, зокрема:

  • паспорт громадянина України;

  • закордонний паспорт;

  • картку платника податків;

  • довідку ВПО;

  • документи про освіту;

  • актові записи про народження дітей;

  • актові записи про шлюб;

  • актові записи про розірвання шлюбу;

  • актові записи про зміну імені;

  • студентський квиток;

  • пенсійне посвідчення;

  • посвідчення ветерана.

Працівник може передати лише документи, доступні в його застосунку Дія.

Як працівник передає документи

На початку форми працівник може вибрати один із двох способів заповнення:

  • Continue with Diia - передати доступні документи й дані через Дію;

  • Fill out form manually - заповнити поля та завантажити документи вручну.

Заповнення форми через Дію

Якщо працівник вибирає "Continue with Diia":

  1. У формі відкривається QR-код.
    ​

  2. Працівник сканує його та переходить до застосунку "Дія".

  3. Підтверджує свою особу.

  4. Переглядає запит компанії та вибирає доступні документи, які потрібно передати.
    ​

  5. Підписує запит.
    ​

  6. Підтверджує надсилання документів через Дію.
    ​

  7. Після підтвердження запиту повертається до форми пребордингу.

PeopleForce додає отримані файли до вибраних папок профілю та автоматично заповнює пов’язані з ними поля, додані до форми. Працівнику залишається перевірити отримані значення та перейти до наступних розділів пребордингу.

Передаються лише ті документи, які:

  • запитані в налаштуваннях Diia share;

  • доступні в застосунку Дія працівника.

Ручне заповнення форми

Якщо працівник вибирає "Fill out form manually", він переходить до послідовного заповнення розділів пребордингу.

У цьому сценарії працівник може:

  • вводити дані в поля вручну;

  • завантажувати файли з пристрою;

  • використовувати Share via Diia в окремих розділах, де адміністратор додав цю дію.

Наприклад, працівник може вручну заповнити особисті або контактні дані, а паспорт, картку платника податків чи інші доступні документи передати через Дію. Після цього PeopleForce додасть файли та автоматично заповнить відповідні поля даними з переданих документів.

Отже, вибір Fill out form manually не вимикає Дія шерінг: працівник може поєднувати ручне заповнення, завантаження файлів і передавання окремих документів через Дію в межах однієї форми.

Налаштування форми нового найму

Форма нового найму використовується відповідальною особою для створення профілю працівника та запуску пов’язаних автоматизацій.

💡 Детальна інструкція зі створення форми нового найму доступна тут.

Щоб налаштувати форму:

  1. Перейдіть у "Налаштування" → "Форми".

  2. Створіть нову форму типу "Новий найм" або відкрийте наявну.

  3. У вкладці "Деталі" вкажіть назву форми та заповніть відповідні поля:

    • оберіть чи дозволяти працівникам мати доступ до системи одразу або відправляти їм запрошення вручну;

    • додайте воркфлоу, які потрібно запускати після створення працівника, наприклад, онбординг;

    • оберіть політики відсутностей, які потрібно призначити автоматично.

  4. У розділі "Запустити форму пребордингу співробітника" оберіть форму пребордингу, яку ви налаштували на попередніх етапах. Ця форма буде автоматично надсилатися людині, щойно буде заповнена форма нового найму.

  5. У вкладці "Розділи" додайте поля й таблиці з розділу "Дані про людей", які має заповнити відповідальна особа під час створення працівника. Наприклад, електронна пошта, базова компенсація та інші.

    💡 Не дублюйте збір даних у двох формах. До форми нового найму рекомендуємо додавати лише основну інформацію, яку має вказати HR або інша відповідальна особа під час створення працівника. Персональні, паспортні та інші дані, які може надати сам працівник, краще збирати через форму пребордингу.

  6. Збережіть форму.

Підключення кадрового процесу

Налаштування кадрового процесу виконує ваш Customer Success Manager.

Щоб підключити процес для нового найму, надайте йому:

  1. Форму або форми нового найму, для яких потрібно запускати кадровий процес.

  2. Шаблони документів:

    • заяви про прийняття на роботу;

    • наказу про прийняття на роботу;

    • картки П-2.

  3. Список підписантів для кожного документа: співробітник, менеджер

    та/або директор юридичної особи.

  4. Відповідальних осіб, які опрацьовуватимуть кадрові кейси.

Для різних форм нового найму можна налаштувати окремі шаблони та підписантів. Наприклад, компанія може використовувати різні форми для окремих юридичних осіб, локацій або категорій працівників.

📄 Шаблони документів мають містити поля, необхідні для автоматичного підставлення даних із форми нового найму, пребордингу та профілю працівника.

Як запускається кадровий процес

Працівника можна створити за допомогою форми нового найму:

  • з картки кандидата за допомогою дії "Найняти кандидата";

  • у розділі "Люди" за допомогою кнопки "+Новий найм";

  • через "Швидке додавання" → "+ Найняти".

Далі процес відбувається так:

  1. Відповідальна особа обирає форму нового найму, підключену до кадрового процесу, та заповнює основну інформацію про майбутнього працівника.

  2. PeopleForce створює профіль працівника та кадровий кейс.

  3. Працівнику автоматично надсилається форма пребордингу.

  4. Працівник заповнює форму, передаючи дані через Дію або вводячи їх вручну.

  5. Після завершення пребордингу дані надсилаються на перевірку.

  6. Відповідальна особа перевіряє та підтверджує дані.

  7. PeopleForce формує заяву, наказ і особову картку П-2.

  8. Відповідальна особа перевіряє сформовані документи та надсилає їх на підпис.

  9. Після підписання всіх документів дані та документи додаються до профілю співробітника, а кейс автоматично завершується.

Опрацювання кадрового кейсу

Після надсилання форми нового найму відкрийте розділ "Кадрові процеси" в боковому меню. Знайдіть потрібний кейс нового найму зі статусом "Потребує перевірки" та відкрийте його.

У лівій частині відображається "Маршрут процесу". Він допомагає відстежувати виконані етапи та дії, які ще потрібно завершити. Маршрут складається з п’яти етапів:

  1. Форму нового найму надіслано: відображається інформація щодо форми нового найму та можливість її відкрити.
    ​

  2. Форму пребордингу надіслано: відображається стан форми, яку працівник має заповнити самостійно.
    ​

  3. Дані перевірено: відповідальна особа переглядає й за потреби редагує дані, зібрані під час пребордингу.
    ​

  4. Документи перевірено: відповідальна особа перевіряє автоматично сформовані кадрові документи та надсилає їх на підпис.
    ​

  5. Документи підписано: відображаються документи, надіслані на підпис, їхні підписанти та поточний стан підписання.
    ​

Кейс переходить до наступного етапу після виконання всіх обов’язкових дій поточного етапу.

Перевірка даних пребордингу

Після завершення працівником форми пребордингу перейдіть до етапу "Дані" перевірено. У кейсі відображаються поля й таблиці, які:

  • налаштовані в розділі Налаштування → HR → Дані про людей;

  • додані до форми пребордингу;

  • заповнені працівником вручну або автоматично на основі документів, переданих через Дію.

Дані згруповані за відповідними розділами профілю, наприклад:

  • Особисте/Personal;

  • Паспорт / ID картка;

  • Закордонний паспорт;

  • Водійське посвідчення.

Щоб перевірити дані:

  1. Відкрийте потрібний розділ.

  2. Перевірте заповнені поля.

  3. За потреби відредагуйте значення.

  4. Натисніть "Підтвердити" у відповідному розділі, щоб підтверджувати дані поступово. Або перевірте всі розділи й натисніть "Підтвердити все й створити документи" у правому нижньому куті, щоб підтвердити всі дані одночасно та перейти до створення кадрових документів.
    ​

Після підтвердження всіх даних PeopleForce формує кадрові документи на основі налаштованих шаблонів.

Перевірка кадрових документів

Залежно від ваших налаштувань PeopleForce може сформувати:

  • Заяву про прийняття на роботу;

  • Наказ про прийняття на роботу;

  • Особову картку П-2.

Документи створюються з використанням підтверджених даних із форми нового найму, форми пребордингу та профілю працівника.

Для кожного документа:

  1. Відкрийте документ на етапі "Документи перевірено".

  2. Перевірте автоматично заповнені дані та, за потреби, відредагуйте їх. Після надсилання документа на підпис дані стануть недоступними для редагування.

  3. Перегляньте сформований файл.
    ​

  4. Перевірте список підписантів.

  5. Підтвердьте документ і надішліть його на підпис. Документи можна опрацьовувати окремо або надіслати всі перевірені документи на підпис одночасно, натиснувши "Затвердити все й надіслати на e-Signature".
    ​

Підписання документів і завершення кейсу

Після надсилання документи переходять на етап "Документи підписано".

Для кожного документа відображаються:

  • назва документа;

  • статус підписання;

  • список підписантів;

  • кнопка перегляду документа;

  • можливість надіслати нагадування.

Щоб надіслати нагадування для окремого документа, натисніть "Нагадати" поруч із ним. Щоб нагадати про всі документи, скористайтеся кнопкою "Надіслати нагадування".
​

Після надсилання на e-Signature документи додаються до профілю працівника та з’являються у вкладці "Документи".

Кейс залишається в роботі, доки не будуть підписані всі три документи. Після завершення підписання кадровий кейс закривається автоматично.

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?