Для того щоб здійснити імпорт співробітників у систему вам необхідно заповнити шаблон з інформацією про співробітників вашої компанії. Заповнення шаблону для імпорту співробітників допоможе вам заощадити час і уникнути помилок при введенні даних вручну.
Ми рекомендуємо включити в шаблон якомога більше інформації про ваших співробітників, включно з їхніми керівниками, щоб правильно відобразити організаційну структуру компанії.
💡Для того щоб завантажити файл (шаблон), перейдіть за посиланням.
Системні поля та правила їх заповнення
Імпорт у системі PeopleForce підтримує два типи файлів - .csv і .xlsx. Перед завантаженням таблиці в систему потрібно правильно заповнити всі поля. З прикладом заповнення полів ви можете ознайомитися нижче:
Важливо! Для того щоб система коректно розпізнала поля після імпорту, не змінюйте МОВУ полів. У таблиці поля повинні мати вигляд і порядок слів як у наведеному списку нижче.
Обов'язкові поля вказані жирним шрифтом:
employee_id - ID співробітника (ID співробітника може бути його табельний номер на підприємстві або порядковий номер у даному документі).
first_name - Ім'я співробітника
middle_name - По батькові співробітника
last_name - Прізвище співробітника
email - Робоча пошта
personal_email - Особиста пошта
date_of_birth - Дата народження
gender - Стать
hired_on - Дата найму
phone_number - Робочий номер телефону
mobile_number - Особистий номер телефону
employment_type - Тип зайнятості
position - Посада
department - Департамент
division - Підрозділ
location - Локація
facebook_url - Посилання на Facebook
linkedin_url - Посилання на Linkedin
twitter_username - Ім'я користувача Twitter
skype_username - Ім'я користувача Skype
slack_username - Ім'я користувача Slack
skills - Навички співробітника
reporting_to_employee_id - ID керівника (Вкажіть ID керівника цього співробітника, для того щоб керівник відобразився в організаційній структурі компанії)
salary_amount - Сума зарплати
salary_currency_code - Валюта
salary_effective_on - Дата, з якої діє виплата
salary_frequency - Частота виплат (година, день, тиждень, місяць, рік)
access - Доступ до системи ( Для адміністраторів системи вказуємо значення 1 для отримання доступу до системи. Усім іншим користувачам вказуємо значення 0, що означає, що доступ для них наразі вимкнено. Пізніше їм можна буде видати доступ та надіслати запрошення в систему на їхню електронну пошту).
ldap_username - Ім'я користувача LDAP, використовується лише в тому випадку, якщо LDAP увімкнено. Більше інформації про альтернативний вхід до системи можна дізнатися тут.
💡 Щоб уникнути помилок при імпорті, переконайтеся, що дотримано правильний формат заповнення наступних полів: формати дат (01.01.2021), телефону (+380), наявність імені/прізвища, пошти. Усі поля проходять внутрішню валідацію.
.
Формат дати, налаштований у компанії, можна знайти, перейшовши в ''Налаштування -> Основні.'' Якщо ви імпортуєте, переконайтеся, що формат дати в обліковому записі збігається з форматом імпортованих дат.
Кастомні поля
Кастомні поля (користувацькі поля) - це додаткові поля в картках співробітників, які ви можете створити в системі для того, щоб зберігати певну інформацію про співробітника. Серед прикладів користувацьких полів у профілі співробітника можуть бути такі:
Освіта
Досвід роботи
Місце проживання
Індекс
Номер соціального страхування
Сімейний статус
Хобі
Після додавання кастомних полів у налаштуваннях, перенесіть їхні назви в шаблон по імпорту. Система автоматично підтягне дані з цих полів у шаблоні в кастомні поля в системі.
Важливо! При збереженні таблиці важливо вибрати формат роздільників - кома (при форматі csv).
Імпорт даних до системи
Для того щоб почати процес імпорту співробітників у систему, перейдіть у Налаштування -> розділ Основні -> Імпорт.
💡 Не бачите розділ "Налаштування" або "Імпорт"? Можливо, у вас немає до нього доступу. 🔒 Зверніться до адміністратора вашого акаунта, щоб дізнатися більше.
З випадаючого списку виберіть тип імпортованих даних Співробітники, знайдіть потрібний файл, завантажте його у систему і натисніть Далі.
Після завантаження таблиці перевірте, чи правильно були імпортовані всі поля. Якщо деякі поля не були автоматично розпізнані системою, переконайтеся, що їхня назва правильна, або вкажіть потрібне поле вручну.
Система автоматично перевіряє правильність імпортованих даних. Уся інформація, що має неправильний формат, буде виділена червоним кольором у меню.
Якщо ви припустилися помилки під час введення даних, вам необхідно виправити неправильні значення у файлі та повторно імпортувати дані. Дублікати залишаться з колишніми даними, а некоректні рядки будуть оновлені.
У меню Імпорту можна переглянути історію завантаження кожного файлу. Скільки співробітників було успішно переміщено в систему, чи були якісь помилки під час завантаження або чи були якісь співробітники пропущені через дублювання.
Відкривши журнал, ви можете побачити перелік помилок, через які деякі записи не було перенесено.
Оновлення профілів співробітників
Якщо виникла потреба оновити один чи декілька профілів співробітників, можна також скористатися функціоналом імпорту. Всі профілі співробітників прив'язані до системи до їх ID, або за поштою.
Імпортуючи таблицю, важливо стежити за тим, щоб ID відповідали співробітникам, яких ви хочете оновити. Дані, завантажені з таблиці, будуть просто перенесені в систему відповідно до вказаного ID. Якщо ID співробітника відрізнятиметься від того, що імпортується з таблиці, то буде створено дублікат співробітника.
Важливо знати, що при імпорті департаментів дочірні департаменти не будуть збудовані автоматично. Після завантаження даних дерево департаментів можна буде побудувати самостійно в налаштуваннях.