Кастомні звіти дозволяють створювати повністю налаштовані звіти, щоб переглядати потрібні вам дані та зберігати їх для повторного використання, поширення або експорту. У конструкторі звітів ключове рішення - з яким джерелом даних ви хочете працювати:
Поля працівника / Таблиці працівника - найкраще підходить для “зрізу” поточного стану (як дані виглядають зараз).
Історичні дані - найкраще, коли потрібен звіт, що показує зміни з часом (що змінилося, коли набуло чинності та яке нове значення).
❗Примітка: Ми впроваджуємо цю функцію поступово. Якщо ви хочете протестувати її, напишіть нам на support@peopleforce.io
📊 Ви можете відстежувати зміни лише для полів, які позначені як Поле з історичними та запланованими змінами у розділі Дані про людей. Якщо поле не позначене як історичне, воно не буде доступне для звітів Історичні дані.
Кастомні звіти з полями й таблицями працівника
Використовуйте цей варіант, коли вам потрібен чистий “знімок” даних працівників для щоденної роботи та звітності. Він чудово підходить для створення списків і експортів, зокрема:
списки команд для менеджерів (департамент, локація, менеджер, контакти)
звіти на основі кастомних полів працівника (наприклад, офіс, грейд, обладнання, payroll-інформація тощо)
звіти на основі таблиць (коли дані зберігаються в таблицях працівника і ви хочете їх експортувати або поширити)
Як створити
Перейдіть до Звіти > Кастомний.
Натисніть кнопку + Новий, щоб створити новий кастомний звіт.
У вкладці Подробиці задайте назву звіту та за потреби додайте опис.
У вкладці Джерело даних виберіть джерело для звіту. Є два варіанти:
згенерувати звіт лише за полями працівника;
згенерувати звіт на основі таблиць працівника, при цьому поля працівника також будуть доступні для вибору. Просто виберіть таблицю, яку хочете включити у звіт.
На вкладці Налаштувати виберіть колонки, які потрібно включити у звіт. За замовчуванням звіт містить поля працівника: Ідентифікатор співробітника, Імʼя та Прізвище. Ви можете змінювати порядок, перетягуючи їх, і додавати будь-які додаткові поля за допомогою відповідних стрілок:
Якщо звіт містить лише поля працівника, просто перенесіть поля з лівої колонки до правої, щоб додати їх.
Якщо ви вибрали таблицю працівника як джерело даних, колонки з цієї таблиці автоматично з’являться у правій колонці. Також можна додати додаткові поля працівника, щоб поєднати дані з полів і таблиць у одному звіті.
На вкладці Фільтри та доступ ви можете застосувати фільтри, щоб звіт стосувався конкретних працівників, департаментів, дивізіонів, посад або інших критеріїв. Якщо фільтри не застосовано, звіт буде згенеровано для всіх працівників компанії.
Додатково ви можете включити звільнених працівників у звіт. Для цього просто позначте відповідний чекбокс.
У секції Поділитися цим звітом ви можете керувати тим, які працівники матимуть доступ до створеного кастомного звіту. Використайте фільтр призначення працівників, щоб визначити категорії та атрибути працівників, яким буде надано доступ. Після цього вибрані працівники зможуть переглядати звіт у розділі Звіти.
Збережіть звіт.
Кастомні звіти для перевірки історичних змін
Ви можете використовувати звіт з історичними даними, коли потрібен звіт, що показує лише зміни, а не поточний зріз.
Він працює подібно до стандартних історичних звітів, але є значно гнучкішим, тому що ви можете об’єднувати зміни з різних областей в одному звіті й водночас додавати звичайні поля працівника для контексту.
Його можна використовувати, щоб відстежувати зміни для всього, що відображається як Історичні у конструкторі звітів, наприклад:
зміни департаменту та команди
зміни локації (офіс/ремоут/регіон)
зміни посади та інші оновлення з дати діїї
зміни менеджера
оновлення каталогу посад
зміни зарплати та додаткової компенсації
будь-які інші поля, позначені як Поле з історичними та запланованими змінами у розділі Дані про людей.
Як створити
Перейдіть до Звіти > Кастомний.
Натисніть кнопку + Новий, щоб створити новий кастомний звіт.
У вкладці Подробиці задайте назву звіту та за потреби додайте опис.
У вкладці Джерело даних виберіть тип Історичні дані.
У вкладці Налаштувати виберіть колонки, які потрібно включити у звіт. За замовчуванням звіт містить поля працівника: Ідентифікатор співробітника, Імʼя та Прізвище та Діє з (щоб бачити дату, коли зміна набуває чинності). Ви можете змінювати порядок, перетягуючи їх, і додавати будь-які поля, позначені як Історичні, або будь-які звичайні поля працівника для контексту (наприклад, департамент, менеджер, локація, ідентифікатори працівника) за допомогою відповідних стрілок.
На вкладці Фільтри та доступ ви можете застосувати фільтри, щоб звіт стосувався конкретних працівників, департаментів, дивізіонів, посад або інших критеріїв. Якщо фільтри не застосовано, звіт буде згенеровано для всіх працівників компанії.
Додатково ви можете включити звільнених працівників у звіт. Для цього просто позначте відповідний чекбокс.
У секції Поділитися цим звітом ви можете керувати тим, які працівники матимуть доступ до створеного кастомного звіту. Використайте фільтр призначення працівників, щоб визначити категорії та атрибути працівників, яким буде надано доступ. Після цього вибрані працівники зможуть переглядати звіт у розділі Звіти.
Збережіть звіт.
Коли ви використовуєте історичні дані, звіт показує записи лише для тих працівників, у яких були зміни протягом вибраного періоду.
Фільтруйте дані звіту
Звіт містить різні фільтри. Використовуючи ці фільтри, ви можете налаштувати пошук і отримати конкретну інформацію, яка вас цікавить.
Керуйте своїм звітом
Після створення користувацького звіту ви можете його налаштувати, повторно використати для нових сценаріїв або експортувати результати. Відкрийте звіт (у вкладці Звіти > Кастомний) і натисніть меню ⋯ у верхньому правому куті, щоб вибрати дію:
Редагувати - оновіть налаштування звіту (наприклад, змініть стовпці).
Зробити копію - створіть дублікат звіту, щоб повторно використати ту саму структуру (джерело даних, поля та фільтри) без побудови з нуля. Це зручно, коли потрібен подібний звіт для іншої команди, локації або сценарію використання, при цьому оригінальний звіт залишиться без змін.
Запланувати - налаштуйте автоматичну доставку цього звіту електронною поштою.
Експортувати в Excel / Експортувати в CSV - завантажте звіт на комп’ютер. Коли експорт буде готовий, у панелі сповіщень з’явиться повідомлення - натисніть його, щоб завантажити звіт на комп’ютер.
Видалити - назавжди видаліть звіт.
Запланована відправка користувацьких звітів
Ви можете налаштувати, щоб користувацькі звіти автоматично надходили на потрібну поштову скриньку щодня, щотижня або щомісяця. Це дає змогу автоматично надсилати користувацький звіт на регулярній основі. Це корисно, коли тим самим користувачам потрібні регулярні оновлення (наприклад, щомісячний список звільнень для HR/Фінансів або щотижнева перевірка чисельності персоналу для керівництва), і ви не хочете щоразу вручну експортувати та надсилати файл.
Виконайте такі кроки, щоб створити розклад для доставки звіту:
Перейдіть у Звіти > Кастомний та натисніть звіт, який потрібно запланувати.
У верхньому правому куті натисніть три крапки (⋯) і виберіть Запланувати.
У вікні Новий розклад введіть зрозумілу назву розкладу (наприклад, “Звільнення щомісячно”).
У розділі Хто отримає звіт? виберіть отримувачів, яким потрібно надіслати звіт електронною поштою. Отримувачі цього звіту бачитимуть ті самі дані, що й ви; їхні права доступу не застосовуватимуться. Додавайте лише тих, кому дозволено переглядати цю інформацію.
У полі Частота виберіть, як часто надсилати звіт:
Щодня - звіт надсилається щодня.
Щотижня - звіт надсилається один раз на тиждень. Після вибору Щотижня виберіть день тижня, коли має виконуватися надсилання.
Щомісяця - звіт надсилається раз на місяць. Після вибору Щомісяця виберіть день місяця, коли має виконуватися надсилання.
Встановіть час надсилання звіту та часовий пояс.
Натисніть Зберегти. Після цього у звіті з’явиться повідомлення, що розклад налаштовано.
Керування запланованими доставками
Щоб переглянути та керувати всіма запланованими звітами, перейдіть у Звіти > Користувацькі та натисніть Заплановані звіти.
Звідти ви можете:
Переглянути всі розклади в одному списку (назва розкладу, звіт, автор, час останнього надсилання та чи активний він).
Увімкнути або вимкнути розклад перемикачем Активний.
Натисніть розклад, щоб відкрити його деталі та:
Перевірити отримувачів і час надсилання.
Натиснути Виконати зараз, щоб надіслати звіт негайно.
Використати меню трьох крапок (⋯) для Редагувати або Видалити розклад і отримувачів.
Переглянути Історію, щоб побачити попередні запуски та завантажити згенеровані файли.
