Що таке воркфлоу?
Процеси (воркфлоу) — це робочий процес, який складається з послідовного ряду завдань, призначених до виконання до певної дати.
Напевно, найкращим прикладом для швидкого розуміння воркфлоу буде знайомий нам онбординг. Уявіть, що у вас є дата виходу нового співробітника на роботу, і до неї необхідно виконати цілий ряд процедур: зібрати документи, підготувати робоче місце або техніку, щоб зробити адаптацію новачка простою та зрозумілою.
Онбординг — повторюваний процес, тому що кожного разу, коли у вас зʼявляється новий співробітник, потрібно пройтися по однотипних задачах. Але що як такий процес може бути створений для інших повторюваних подій в компанії, щоб заздалегідь мати алгоритм дій та уникнути поспіху? Підготовка до днів народжень, річниць, оновлення документів, довідок, страхування тощо може бути доволі стресовою. Розписати задачі, які потрібно виконати до гарячої дати, щоб усе пройшло спокійно, і є воркфлоу.
Кожна така однотипна подія, яка час від часу стається у компанії, називається тригером.
Як створити тригер?
Під час налаштування робочого процесу у вас є чотири варіанти:
Ручний - ця опція вимагає ручного запуску щоразу, коли це необхідно.
Одноразовий - заплануйте певну дату для одноразового запуску сценарію.
Атрибут працівника, пов'язаний з датою - використовуйте дати, пов'язані з працівником, наприклад, початок випробувального терміну, щоб запустити сценарій.
Повторюваний- нова опція планування, яка дозволяє запускати сценарій через регулярні проміжки часу: щотижня, щомісяця або щороку.
Створення тригерної події з нагоди річниці працівника
Давайте створимо нову тригерну подію — наприклад, Річницю роботи. Для цього потрібно знайти вкладку Воркфлоу на сайдбарі - Новий воркфлоу.
Назвіть вашу подію, придумайте для неї опис, та оберіть, чи привʼязана ця подія до дати. Наша Річниця залежить від дати, тому у вкладці Triggering обираємо Атрибут працівника, пов'язаний з датою.
Виберіть, за скільки днів ви хотіли б готуватися до події — наприклад, оберемо 7 днів до. У спадаючому вікні атрибутів знайдіть Річниця співробітника. Атрибути налаштовуються дуже гнучко. Ви можете обрати серед наявних:
Перший робочий день
Останній робочий день
Закінчення випробувального строку
День народження співробітника
Річниця співробітника
Або обрати Поле співробітника із користувацькою датою і зі спадаючого списку кастомних полів обрати необхідне, якщо подія привʼязана до специфічної дати чи поля у профілі співробітника (наприклад, Дня народження члена сімʼї).
Вибір умов
Переходимо до вибору осіб, яких стосуватиметься обрана нами подія-тригер. Наприклад, ми хочемо святкувати річниці роботи лише співробітників на повній зайнятості. Необхідно обрати цю умову в полі Who does this workflow apply to?
У такому випадку воркфлоу стосуватиметься винятково співробітників на фул-таймі. Скажімо, ми хочемо ще більше звузити коло людей, чию робочу річницю хочемо відзначити. Додамо ще одну умову за вибором локації — усі співробітники на повній зайнятості, хто працює лише в певному місті.
Що як ми хочемо уточнити, що це мають бути співробітники, які були найняті на роботу до початку року? Додамо таке уточнення.
Тепер наш воркфлоу святкування робочої річниці буде спрацьовувати автоматично за 7 днів до дати річниці 9-х людей, які працюють на повній зайнятості у Києві та були найняті на роботу до 1.01.2022.
Зверніть увагу, що система автоматично рахує кількість співробітників, що відповідають обраним умовам. Таким чином, ви можете дуже і дуже детально уточнювати, кого стосуватиметься ваш воркфлоу.
Якщо у вашій команді є процеси, що налаштовуються для певних проектів, менеджерів, вибіркових співробітників з різних департаментів різних локацій, абощо, система допоможе вам виокремити саме їх, щоб допомогти спланувати алгоритм дій для певної дати саме для них.
Збережіть свій воркфлоу.
Як наповнити воркфлоу
Після створення події-тригеру, переходимо до власне наповнення її задачами до виконання.
Для цього тиснемо + на полі тригеру та обираємо, що потрібно додати. Варіанти:
надіслати вебхук для сторонніх додатків (наприклад, для інтеграції через Zapier).
Задачі також можуть містити підзадачі, кожна може мати різних виконавців. Так формується дерево задач воркфлоу.
Історія виконання воркфлоу
Кожен створений вами робочий процес матиме вкладку "Історія процессу". Після того, як ви створили дії сценарію і призначили їх конкретним виконавцям, вкладка "Історія процесу" стає інформаційною панеллю для відстеження прогресу в реальному часі. Ви також бачите усіх співробітників, що причетні до виконання завдань.
Використовуйте фільтри для швидкого доступу до результатів по процесу та співробітнику.
Співробітник, якому приходять завдання з воркфлоу, бачить їх у себе на дашборді, у вкладці Завдання.
Переваги процесів у PeopleForce для вашої команди
Підсумовуючи, чому вашій команді потрібний функціонал воркфлоу:
Дозволяє один раз створити алгоритм дій та завдань процесу, який потім можна гнучко призначити будь-якому співробітнику чи групі співробітників безліч разів.
Враховує будь-яку важливу дату та дозволяє обрати кастомну дату чи тригер
Може бути призначений автоматично чи вручну
Дозволяє додавати задачі, листи чи вебхуки для інтеграції процесу зі сторонніми додатками чи сервісами, наприклад, Zapier, щоб спрямувати його до Jira, Trello тощо.
Дозволяє гнучко залучати до завдань співробітників з різних департаментів чи проектів, форм працевлаштування тощо
Дозволяє бачити прогрес виконання
Дозволяє додавати та налаштовувати безліч процесів, щоб створити у команді повноцінну карту workflow та автоматизувати найдрібніші моменти у житті співробітників.
Для команд, які швидко зростають, змінюють напрямок роботи, шукають нових спеціалістів та вимагають високої ефективності на робочому місці, мати Workflows у системі — необхідність. Це чи не найяскравіший приклад спрощення робочої рутини для всіх причетних до команди, та точно незамінний помічник автоматизації гібридної та віддаленої роботи, full-time та part-time співробітників, підрядників тощо.