Для тих, хто розглядає можливість використання Desk для управління кейсами команди, тепер у вас є важливий інструмент. Ми представили Safe Speak, важливу функцію для анонімного повідомлення (подання заявок на викриття порушень), яка забезпечує можливість вашим співробітникам і кандидатам повідомляти про критичні питання, не розкриваючи свою особистість.
Ми розробили систему для викриття порушень, яка відповідає Директиві ЄС. PeopleForce не зберігає інформацію про те, хто створив кейс, щоб забезпечити анонімність. Ви можете переглянути директиву, перейшовши за цим посиланням.
Ця стаття - ваш керівник щодо ефективного управління анонімними свкаргами в PeopleForce з використанням нового інструмента Speak Safe. PeopleForce надає менеджерам скарг необхідні функціональні можливості для роботи з анонімними скаргами, які їм призначено.
Активуйте Safe Speak в системі
Активуйте Safe Speak в системі
Зайдіть у меню Налаштування та перейдіть до Desk.
В налаштуваннях Desk знайдіть опцію Safe Speak.
Клацніть кнопку "Увімкнути Safe Speak", щоб активувати її.
Після активації буде згенеровано посилання на сторінку подачі заявки з можливістю його копіювання.
Для зручного доступу співробітників до анонімного каналу повідомлення скопіюйте посилання на сторінку подачі заявки і вставте його в ваші корпоративні посилання на домашній сторінці компанії. Ще один варіант - вставити посилання у відповідну статтю в вашій внутрішній базі знань.
Керування доступом до скарг
Керування доступом до скарг
Після увімкнення функції Safe Speak адміністратор може обмежити доступ до анонімних скарг. Для цього натисніть кнопку "Керувати доступом" і додайте менеджерів, які матимуть доступ до скарг. Це дозволяє адміністратору надавати доступ певним особам в компанії, одночасно обмежуючи доступ для себе.
Створіть категорію та призначте її відповідальному за замовчуванням
Створіть категорію та призначте її відповідальному за замовчуванням
Щоб ефективно використовувати модуль Desk, виконайте такі дії:
Зайдіть в Налаштування, в розділі Desk виберіть Категорії кейсів.
Натисніть на кнопку Додати і введіть відповідну категорію.
Назвіть категорію.
Додайте опис категорії. Наприклад, «Це категорія для анонімних звернень та повідомлень про порушення».
Додайте отримувача за замовчуванням. Всі справи в цій категорії будуть перенаправлені цій особі.
💡 Отримувач за замовчуванням буде отримувати сповіщення про нові подані справи. Якщо поле порожнє, всі, хто має доступ до управління справами, будуть отримувати сповіщення.
6. Натисніть Зберегти.
Доступ до анонімних скарг у системі
Доступ до анонімних скарг у системі
Для доступу до кейсів виберіть Safe Speak з головної навігаційної панелі в PeopleForce. Скарги відображаються у формі списку, і кожен з них містить такі компоненти:
Анонімний власник
Назва скарги (як визначено заявником під час подачі)
Категорія
Дата створення
Відповідальний за скаргу (якщо призначено)
Статус
Зміна або оновлення деталей скарг
Зміна або оновлення деталей скарг
Віджет деталей скарг розташований справа від історії повідомлень і відображає таку інформацію:
Статус: Менеджери призначені для розгляду скарги, можуть змінювати його в залежності від ходу роботи над скаргою. Варіанти статусу включають: Новий, В процесі, Призупинений, Закрито.
Призначено: Відображає працівника призначеного для розгляду скарги.
Категорія: Відображає категорію, якщо спочатку її вибрав заявник, або якщо її було оновлено працівником призначеним для розгляду скарги.
Менеджери призначені для розгляду скарги, мають можливість змінити або оновити конкретну інформацію, таку як Статус, Призначеного керівника кейсу чи Категорію. Ось як ви можете здійснити такі оновлення:
Перейдіть до розділу Safe Speak.
Знайдіть і виберіть скаргу, яку ви бажаєте оновити, щоб відкрити її.
В міні-віджеті Подробиці скарги клацніть на конкретний компонент, який ви хочете змінити.
Виберіть опцію із наданого списку, або призначте менеджера для розгляду скарги.
⚠️ Для зміни або оновлення деталей скарги вам потрібні права менеджера скарг.
Відповідь на скаргу
Відповідь на скаргу
Для відповіді на призначену скаргу, дотримуйтеся цих кроків:
У розділі "Мої активності" перейдіть до "Кейси" та виберіть "Призначені мені".
Відкрийте конкретний кейс, який ви бажаєте вирішити.
Введіть свою відповідь в рядку повідомлення, який розташований унизу запиту, а потім клацніть "Коментар".
Таким чином, ваша відповідь буде видимою для заявника, коли вони будуть слідкувати за розглядом скарги.
Закриття скарги
Закриття скарги
Для вирішення кейсу, слідуйте цим простим крокам:
Перейдіть до розділу Safe Speak.
Знайдіть і клацніть на кейс, який ви бажаєте вирішити.
В міні-віджеті Подробиці скарги змініть статус на Закрито.
Видалення кейсу
Видалення кейсу
Для видалення скарги та постійного видалення всього його вмісту, включаючи повідомлення та вкладення, слідуйте цим крокам:
Перейдіть до розділу Safe Speak. Знайдіть та клацніть на скаргу, щоб відкрити його.
Клацніть на значок трьох крапок > Видалити.
У вікні підтвердження, яке з'явиться, клацніть "Підтвердити".
Якщо скарга Safe Speak видалено, автор, який намагається отримати доступ до видаленого кейсу, побачить повідомлення з написом "Ваша скарга була видалена [ПІБ] в [ДАТА] і історія розмови буде збережена.
Додаткові ресурси
Додаткові ресурси
Дізнайтеся, як ви, як працівник компанії, можете надіслати анонімне повідомлення через Safe Speak.