Кадровий процес "Переведення" використовується для оформлення змін у роботі працівника, наприклад, під час переведення з одного відділу в інший або з однієї посади на іншу.
Щоб запустити такий процес, у PeopleForce потрібно створити окрему форму запиту на зміну даних, призначену саме для переведення. У цій формі визначаються дані, які потрібно змінити під час переведення, наприклад, відділ або посада працівника.
Після цього форму підключають до кадрового процесу переведення. Коли запит, створений за цією формою, буде погоджено, PeopleForce автоматично створить кадровий кейс "Переведення".
У межах кейсу відповідальна особа може:
перевірити документи, сформовані для переведення;
за потреби додати додаткові документи;
перевірити підписантів;
надіслати документи на підпис.
Залежно від налаштувань процесу для переведення можуть формуватися заява, наказ, особова картка П-2 та інші документи, які використовує ваша компанія.
Підготовка форми для переведення
Щоб кадровий процес запускався для переведення працівника, спочатку створіть окрему форму запиту на зміну даних людей для цього типу змін. Наприклад, така форма може використовуватися для переведення працівника до іншого відділу, на іншу посаду або для одночасних змін посади та умов оплати.
Форму можна створити в "Налаштування" > "Форми" > "Запит на зміну даних людей".
📘 Детальну інструкцію з налаштування форм див. у статті Налаштуйте форму запитів на зміну даних людей.
Під час створення форми зверніть увагу на такі налаштування:
У вкладці "Деталі" вкажіть зрозумілу назву форми, наприклад, Переведення. Якщо у вашій компанії використовуються різні сценарії переведення, для них можна створити окремі форми.
У вкладці "Розділи" додайте дані, які можуть змінюватися в результаті переведення. Для типового сценарію варто передбачити:
Посади - використовуйте цю таблицю, якщо під час переведення змінюється посада або відділ працівника. Залиште у формі лише ті поля, які потрібно заповнювати для вашого процесу, наприклад, Посада та Відділ.
Заробітна плата - додайте, якщо разом із переведенням змінюється зарплата працівника. Для зміни зарплати заповнюються, зокрема, "Набирає чинності", "Сума" та "Код валюти".
Профіль посади - додайте, якщо в результаті переведення потрібно змінити профіль посади працівника. Для нього використовуються поля "Діє з" та "Профіль посади".
Додаткова компенсація - може бути корисною, якщо переведення також передбачає призначення або зміну додаткових виплат.
💡 Не додавайте до форми всі доступні поля лише на всяк випадок. Залиште лише ті дані, які відповідальна особа має оновити під час переведення. Наприклад, якщо у вашому процесі змінюються лише відділ і посада, достатньо додати ці дані без окремого блоку із заробітною платою.
У вкладці "Схвалення" налаштуйте послідовність погодження переведення, якщо воно має бути схвалене перед застосуванням змін. Схвалювачі отримуватимуть запит у визначеному порядку.
Після створення форми її потрібно підключити до кадрового процесу "Переведення". Саме запити, створені за підключеною формою, запускатимуть відповідний кадровий процес після необхідного погодження.
Підключення кадрового процесу
Налаштування кадрового процесу для переведення виконує ваш Customer Success Manager.
Щоб підключити процес, надайте йому:
Назви форми або форм запиту на зміну даних, для яких потрібно запускати кадровий процес.
Перелік документів, які потрібно формувати в межах кейсу. Залежно від процесу це можуть бути:
заява на переведення;
наказ про переведення;
особова картка працівника П-2;
додаткові документи, які використовує ваша компанія, наприклад, NDA.
Шаблони документів, які PeopleForce має формувати автоматично. Для документа можна використовувати загальний шаблон або окремий шаблон для конкретної форми запиту на зміну. Наприклад, якщо одна й та сама заява має відрізнятися залежно від форми.
Список підписантів для кожного документа.
Назву папки, куди будуть додаватися документи.
Відповідальних осіб, які опрацьовуватимуть кадрові кейси.
Інформацію про те, чи потрібно дозволити відповідальним особам додавати додаткові документи безпосередньо до окремих кейсів. Це зручно для документів, які не потрібно автоматично створювати для кожного переведення.
Як запускається кадровий процес
Переведення працівника запускається через запит на зміну даних.
Щоб подати запит, відкрийте профіль потрібного працівника та виберіть "Дії" → "Запит на зміну інформації". Далі виберіть форму для переведення, заповніть нові дані та надішліть запит.
📘 Детальніше про створення та подання запитів див. у статті Посібник для менеджерів щодо запитів співробітників на зміну.
Далі процес відбувається так:
Відповідальна особа подає запит на переведення працівника за формою, підключеною до кадрового процесу.
Запит проходить погодження відповідно до налаштувань форми.
Після схвалення запиту PeopleForce створює кадровий кейс "Переведення".
Кейс з’являється в розділі "Кадрові процеси" зі статусом "Потребує перевірки".
Відповідальна особа відкриває кейс і перевіряє документи, сформовані для переведення.
За потреби відповідальна особа редагує документи або додає додаткові документи до кейсу.
Відповідальна особа підтверджує документи та надсилає їх на підпис.
Підписанти отримують документи та підписують їх.
Коли всі документи будуть підписані, кейс завершиться автоматично.
Опрацювання кадрового кейсу
Відкрийте "Кадрові процеси," знайдіть кейс "Переведення" зі статусом "Потребує перевірки" та відкрийте його.
У кейсі відображаються дані працівника та інформація, необхідна для оформлення документів, зокрема дата переведення й дата підписання.
Маршрут процесу
У лівій частині кейсу відображається Маршрут процесу, який допомагає відстежувати поточний етап роботи.
Процес складається з трьох етапів:
Запит на переведення схвалено: відображаються зміни з запиту та є можливість відкрити сам запит.
Документи перевірено: відповідальна особа перевіряє автоматично сформовані кадрові документи та надсилає їх на підпис. Якщо документ уже підтверджено й надіслано на підпис, він більше не відображається на цьому етапі, а переходить на етап "Документи підписано".
Якщо для вашого кадрового процесу увімкнено можливість додавання додаткових документів до окремих кейсів, на цьому етапі також можна завантажити готовий документ і визначити його підписантів.
Документи підписано: відображаються документи, надіслані на підпис, їхні підписанти та поточний стан підписання.
Кейс завершиться після підписання всіх документів.
Перевірка кадрових документів
Залежно від налаштувань PeopleForce може автоматично сформувати:
заяву на переведення;
наказ про переведення;
особову картку працівника П-2;
інші документи, додані до процесу вашої компанії.
Документи створюються за налаштованими шаблонами з використанням даних працівника та схваленого запиту на зміну.
Для кожного автоматично сформованого документа:
Відкрийте документ на етапі "Документи перевірено".
Перевірте автоматично заповнені дані.
За потреби відредагуйте доступні значення до надсилання документа на підпис.
Натисніть іконку перегляду, щоб перевірити сформований файл.
Перевірте список підписантів.
Натисніть "Підтвердити", щоб підтвердити окремий документ, або "Затвердити все й надіслати на e-Signature", якщо ви перевірили всі документи і вони готові до підписання.
🔎 Після надсилання на e-Signature документ не можна редагувати або замінити.
Додавання додаткового документа до кейсу
Якщо для кадрового процесу дозволено додавати додаткові документи, ви можете завантажити файл безпосередньо під час перевірки документів. Наприклад, співробітнику потрібно підписати оновлений NDA для нової посади. Для цього:
На етапі “Документи перевірено” натисніть “+ Додати документ”.
Завантажте потрібний файл.
Вкажіть назву документа.
Перевірте основного підписанта.
За потреби додайте інших підписантів.
Натисніть “Додати”.
Доданий документ з’явиться серед інших документів кейсу, після чого його можна надіслати на підпис.
Надсилання документів на підпис
Документи можна опрацьовувати окремо або надіслати всі одночасно.
Після надсилання документа на e-Signature:
він переходить на етап Документи підписано;
біля нього відображається статус очікування підпису;
визначені підписанти отримують завдання підписати документ;
документ зберігається серед документів працівника.
Якщо частину документів уже надіслано на підпис, а інші ще потребують перевірки, кейс залишається в роботі. Він завершиться лише після того, як усі документи буде підписано.
Надсилання нагадувань підписантам
Поки документ очікує підписання, відповідальна особа може надіслати підписантам нагадування. Для одного документа використовуйте кнопку Нагадати поруч із ним, а для всіх документів кейсу - Надіслати нагадування.
