¡Las tareas ahora son más flexibles con PeopleForce! Ahora puedes crear Tareas Compartidas y asignarlas a varias personas, asegurando que cualquier persona asignada pueda asumirla y completarla. Esto es particularmente útil para tareas en las que la responsabilidad se comparte entre un equipo. Por ejemplo, al configurar una tarea para proporcionar recursos, hardware o software a un nuevo empleado, puedes asignarla a todos en el equipo de administradores de IT. Cualquier miembro puede intervenir y marcar la tarea como completada, eliminando la necesidad de crear tareas duplicadas o reasignarlas manualmente.
Esta función facilita la colaboración, reduce la redundancia y asegura que las tareas se completen de manera eficiente, incluso en entornos de equipo dinámicos.
Crear tarea compartida
Crear tarea compartida
Para crear una tarea para varios empleados, sigue los siguientes pasos:
Ve a Tareas > + Nueva tarea.
Ingresa un título para la tarea.
Establece una fecha límite para la tarea seleccionando la fecha de inicio y de vencimiento desde el calendario.
Proporciona una descripción e instrucciones específicas para la tarea.
Si la tarea requiere materiales de referencia, puedes adjuntar archivos relevantes o incluir enlaces a documentos, artículos o recursos.
5. En el campo Tipo de destinatario, selecciona la opción Grupo de empleados.
6. Configura la opción Compartida para crear una sola tarea para varios empleados, de modo que cualquiera de ellos pueda completarla.
Aún puedes crear tareas individuales y seleccionar varios empleados que recibirán sus tareas separadas. Para hacer esto, selecciona Personal > Grupo de empleados y evita crear manualmente una tarea para cada empleado.
7. Selecciona nombres de la lista desplegable de empleados a quienes estás asignando la tarea.
Las tareas compartidas pueden ser asignadas a un máximo de 10 personas.
8. Después de completar todos los detalles necesarios, haz clic en el botón Guardar.
Crear tareas compartidas en el flujo de trabajo
Crear tareas compartidas en el flujo de trabajo
Las tareas compartidas también pueden ser incluidas en tu flujo de trabajo. Puedes agregarlas de la siguiente manera:
Ve a Flujos de trabajo y haz clic en + Nuevo flujo de trabajo para comenzar a crear uno o selecciona uno ya creado para editar.
Si creas un nuevo flujo de trabajo, ingresa su nombre y descripción y establece un desencadenante.
Para agregar una acción a tu flujo de trabajo, haz clic en el ícono '+' dentro del campo de desencadenante y selecciona la opción Crear una tarea.
4. Ingresa un título para la tarea.
5. Especifica cuándo debe comenzar esta tarea, como por ejemplo 1 día después de que se active el flujo de trabajo.
6. Establece una fecha límite para la tarea con la fecha de vencimiento.
7. Proporciona una descripción e instrucciones específicas para la tarea.
Si la tarea requiere materiales de referencia, puedes adjuntar archivos relevantes o incluir enlaces a documentos, artículos o recursos.
8. En el campo Tipo de destinatario, selecciona la opción Grupo de empleados.
9. Configura la opción Compartida para crear una sola tarea para varios empleados, de modo que cualquiera de ellos pueda completarla.
Aún puedes crear tareas individuales y seleccionar varios empleados que recibirán sus tareas separadas. Para hacer esto, selecciona Personal > Grupo de empleados y evita crear manualmente una tarea para cada empleado.
10. Haz clic en + Agregar asignados para incluir hasta 10 empleados que puedan realizar esta tarea.
11. Puedes habilitar sustituciones para los asignados cuando estén ausentes y seleccionar un reemplazo. Así, si el empleado asignado está de permiso cuando se crea la tarea, se reasignará a su sustituto.
12. Después de completar todos los detalles necesarios, haz clic en el botón Guardar.
Permitir sustitución para el ejecutor de la tarea
Permitir sustitución para el ejecutor de la tarea
Al configurar una acción de tarea dentro del flujo de trabajo para la creación automática de tareas, ahora puedes habilitar las sustituciones para los ejecutores de tareas inicialmente asignados. Si un empleado asignado está de permiso cuando se crea la tarea, automáticamente se reasignará a su sustituto. Así, el trabajo sigue avanzando, evitando demoras.
Las sustituciones están disponibles tanto para tareas personales como para tareas compartidas.
Para configurar la sustitución, debes hacer lo siguiente:
Abre el menú de creación o edición de tareas dentro del flujo de trabajo.
Habilita las sustituciones en el campo correspondiente.
Selecciona un empleado para sustituir al inicialmente asignado. Un nuevo ejecutor puede ser:
Gerente
Gerente del gerente
Gerente de 3er nivel
Empleado específico
Campo de referencia del empleado
4. Guarda la tarea cuando todos los ajustes estén listos.
El sustituto recibirá notificaciones de la tarea igual que un asignado regular, asegurando que se mantenga informado y pueda actuar rápidamente.
Recibir notificaciones
Recibir notificaciones
Una vez que se crea una tarea, todos los asignados reciben una notificación en su barra de notificaciones y en el widget de Tareas pendientes en su página de inicio.
Cuando alguien de los asignados complete la tarea, el creador de la tarea y los demás asignados recibirán una notificación al respecto.
