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Una vez que hayas configurado un flujo de trabajo, el siguiente paso es añadir tareas para su ejecución.
Para comenzar, haz clic en el flujo de trabajo en el que quieras trabajar. Luego, en el icono '+' dentro del campo Activar y elige lo que te gustaría añadir. Aquí están las opciones disponibles:
Crear una tarea: Define tareas específicas que necesitan completarse como parte del flujo de trabajo.
Enviar un correo electrónico: Automatiza el proceso de enviar correos electrónicos a personas relevantes o grupos de empleados.
Enviar una carta de bienvenida: Envía automáticamente una invitación al sistema.
Generar un documento: Configura el sistema para generar documentos específicos, como cartas de oferta, contratos o informes.
Enviar una notificación webhook: Para integrar con aplicaciones o servicios externos
En este artículo, discutiremos como crear tareas de manera efectiva,
Determinar las fechas de inicio y vencimiento de las tareas en tu flujo de trabajo
Especificar cuándo te gustaría que esta tarea comience, como por ejemple: 1 día después de que se active el flujo de trabajo.
Al añadir una nueva tarea al flujo de trabajo, selecciona el plazo para su finalización.
En nuestro ejemplo, se le asignará al gerente la tarea de programar una reunión uno a uno con un nuevo empleado dentro de un plazo de dos días.
Si desplegamos la lista en el campo "Tipo de destinatario", hay diferentes tipos de destinatarios para elegir:
Tipos de destinatarios
1. "Empleado afectado" - Si seleccionas esta opción, la tarea se asignará al empleado afectado.
2. "Manager del empleado afectado" - Elegir este tipo de destinatario asigna la tarea al gerente del empleado afectado.
3. "Empleado especifico" - Aquí, puedes seleccionar a una persona en particular para encargarse de la tarea. Este empleado verá la tarea en su widget de "Por hacer" en la página de inicio o en la pestaña de Tareas.
4. "Referencia del empleado afectado" - Esta opción te permite elegir a un empleado específico, como un gerente de RRHH, identificado en el perfil del empleado afectado mediante un campo personalizado.
5. "Grupo de empleados" - Con esta opción, puedes asignar tareas a un grupo específico de empleados, agilizando procesos como la recopilación de información de seguros actualizada o proporcionando a los empleados enlaces a información importante de la empresa, como valores y políticas, para su referencia.
Añadir campos personalizados en las descripciones de tareas
Al escribir una descripción de tu tarea, puedes añadir campos personalizados — indicaciones generadas por la plataforma con información útil— como el nombre completo del empleado, cargo, nombre del gerente, departamento, etc.
Esto te ahorrará tiempo al no tener que buscar esta información por separado al componer el texto.
Mejorar la creación de tareas con contenido multimedia y enlaces.
Al crear tareas, tienes la flexibilidad de enriquecerlas con diversos tipos de contenido. Puedes incluir enlaces a información importante, insertar imágenes, cargar archivos e incluso compartir videos de seminarios educativos.
