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Una vez que hayas configurado un flujo de trabajo, el siguiente paso es añadir tareas para su ejecución.
Para comenzar, haz clic en el flujo de trabajo en el que quieras trabajar. Luego, en el icono '+' dentro del campo Activar y elige lo que te gustaría añadir. Aquí están las opciones disponibles:
Crear una tarea: Defina tareas específicas que deban completarse como parte del flujo de trabajo.
Solicitar un formulario: Solicite a las personas que rellenen un formulario, por ejemplo, para recopilar datos personales, actualizar la información del perfil o enviar una solicitud de cambio.
Solicitar feedback: Automatice la recopilación de opiniones en etapas clave del recorrido del empleado mediante encuestas sobre el Estatus del Historial Laboral.
Enviar un correo: Automatice el proceso de envío de correos electrónicos a las personas o grupos de empleados pertinentes.
Enviar carta de bienvenida: Envíe automáticamente una invitación al sistema.
Crear un documento: Configure el sistema para generar documentos específicos, como cartas de oferta, contratos o informes.
Subir un documento: Cargue documentos que sean iguales para todos los empleados (por ejemplo, acuerdos de confidencialidad, políticas) y automatice su firma dentro del flujo de trabajo.
Enviar webhook: Integre con aplicaciones o servicios externos mediante el envío de notificaciones webhook.
Activar un flujo de trabajo: Automatice la activación del flujo de trabajo dentro de los flujos de trabajo existentes.
Acción de Google Workspace: Automatice la creación o eliminación de Google Workspace para un empleado recién contratado o despedido.
Los flujos de trabajo automáticos se ejecutan una vez al día a las 10:00, según la zona horaria del perfil del usuario.
En este artículo, discutiremos como crear tareas de manera efectiva.
Determinar las fechas de inicio y vencimiento de las tareas en tu flujo de trabajo
Determinar las fechas de inicio y vencimiento de las tareas en tu flujo de trabajo
Ve a Flujos de trabajo y haz clic en + Nuevo flujo de trabajo para comenzar a crear uno o selecciona uno ya creado para editar.
Si creas un nuevo flujo de trabajo, ingresa su nombre y descripción y establece un desencadenante.
Para agregar una acción a tu flujo de trabajo, haz clic en el ícono '+' dentro del campo de desencadenante y selecciona la opción Crear una tarea.
4. Ingresa un título para la tarea.
5. Especifica cuándo debe comenzar esta tarea, como por ejemplo 1 día después de que se active el flujo de trabajo.
6. Establece una fecha límite para la tarea con la fecha de vencimiento. En nuestro ejemplo, se le asignará al gerente la tarea de programar una reunión uno a uno con un nuevo empleado dentro de un plazo de dos días
7. Proporciona una descripción e instrucciones específicas para la tarea.
Si la tarea requiere materiales de referencia, puedes adjuntar archivos relevantes o incluir enlaces a documentos, artículos o recursos.
8. En el campo Tipo de destinatario, seleccione una de las siguientes opciones:
Empleado afectado: Si seleccionas esta opción, la tarea se asignará al empleado afectado.
Manager del empleado afectado: Elegir este tipo de destinatario asigna la tarea al gerente del empleado afectado.
Empleado especifico: Aquí, puedes seleccionar a una persona en particular para encargarse de la tarea. Este empleado verá la tarea en su widget de "Por hacer" en la página de inicio o en la pestaña de Tareas.
Referencia del empleado afectado: Esta opción te permite elegir a un empleado específico, como un gerente de RRHH, identificado en el perfil del empleado afectado mediante un campo personalizado.
Grupo de empleados: Con esta opción, puedes asignar tareas a un grupo específico de empleados. Si selecciona Grupo de empleados > Compartido, creará una tarea común para varios empleados, lo que garantiza que cualquier asignado pueda asumirla y completarla. Las tareas compartidas pueden asignarse a un máximo de 10 personas.
Si selecciona Grupo de empleados > Personal, cada empleado del grupo recibe una copia individual de la tarea. Si necesita crear una tarea para varios empleados de esta forma, puede evitar hacerlo manualmente.
9. Agregar cesionarios si selecciona la opción Grupo de empleados.
10. Puedes habilitar sustituciones para los asignados cuando estén ausentes y seleccionar un reemplazo. Así, si el empleado asignado está de permiso cuando se crea la tarea, se reasignará a su sustituto.
11. Después de completar todos los detalles necesarios, haz clic en el botón Guardar.
Añadir campos personalizados en las descripciones de tareas
Añadir campos personalizados en las descripciones de tareas
Al escribir una descripción de tu tarea, puedes añadir campos personalizados — indicaciones generadas por la plataforma con información útil— como el nombre completo del empleado, cargo, nombre del gerente, departamento, etc.
Esto te ahorrará tiempo al no tener que buscar esta información por separado al componer el texto.
Mejorar la creación de tareas con contenido multimedia y enlaces
Mejorar la creación de tareas con contenido multimedia y enlaces
Al crear tareas, tienes la flexibilidad de enriquecerlas con diversos tipos de contenido. Puedes incluir enlaces a información importante, insertar imágenes, cargar archivos e incluso compartir videos de seminarios educativos.
