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Una vez que hayas configurado un flujo de trabajo, el siguiente paso es añadir tareas para su ejecución.
Para comenzar, haz clic en el flujo de trabajo en el que quieras trabajar. Luego, en el icono '+' dentro del campo Activar y elige lo que te gustaría añadir. Aquí están las opciones disponibles:
Crear una tarea: defina las tareas que deben completarse como parte del workflow.
Solicitar un formulario: solicite que se complete un formulario, por ejemplo, para recopilar datos personales, actualizar la información del perfil o enviar una solicitud de cambio.
Solicitar una encuesta de ciclo de vida: automatice la recopilación de feedback en etapas clave de la trayectoria del empleado mediante las encuestas del ciclo de vida.
Solicitar una evaluación de ciclo de vida: inicie automáticamente una evaluación del empleado en la etapa correspondiente de su ciclo de vida.
Enviar un correo: automatice el envío de correos electrónicos a personas concretas o a un grupo de empleados.
Enviar carta de bienvenida: envíe automáticamente una invitación para acceder al sistema.
Generar un documento: configure la generación de documentos, como cartas de oferta, contratos o reportes.
Subir un documento: suba documentos comunes para todos los empleados, como acuerdos de confidencialidad o políticas, y automatice su firma dentro del workflow.
Enviar webhook: conecte el workflow con aplicaciones o servicios externos mediante notificaciones webhook.
Activar un flujo de trabajo: inicie automáticamente otro workflow como parte del actual.
Crear un evento de calendario: programe automáticamente un evento para el empleado y los invitados seleccionados en un momento específico del workflow.
Los flujos de trabajo automáticos se ejecutan una vez al día a las 10:00, según la zona horaria del perfil del usuario.
En este artículo, discutiremos como crear tareas de manera efectiva.
Determinar las fechas de inicio y vencimiento de las tareas en tu flujo de trabajo
Determinar las fechas de inicio y vencimiento de las tareas en tu flujo de trabajo
Ve a Flujos de trabajo y haz clic en + Nuevo flujo de trabajo para comenzar a crear uno o selecciona uno ya creado para editar.
Si creas un nuevo flujo de trabajo, ingresa su nombre y descripción y establece un desencadenante.
Para agregar una acción a tu flujo de trabajo, haz clic en el ícono '+' dentro del campo de desencadenante y selecciona la opción Crear una tarea.
En la pestaña Detalles generales, introduzca un título que describa claramente lo que debe hacer la persona responsable de la tarea.
Establezca el plazo para completar la tarea en Vencimiento después. Por ejemplo, el manager deberá programar una reunión individual con el nuevo empleado en un plazo de dos días.
Introduzca una descripción con instrucciones para la persona responsable. Puede utilizar variables para incluir información sobre el empleado al que se aplica el workflow, como su nombre, puesto o manager. Añada los archivos o enlaces que la persona necesite para completar la tarea.
En la sección ¿Quién debe completar la tarea?, elija cómo se creará la tarea para las personas seleccionadas:
Compartido: Cree una única tarea compartida entre varios empleados. Cualquiera de las personas asignadas puede hacerse cargo de ella y completarla.
Copias personales: Cree una copia independiente de la tarea para que cada persona la complete individualmente. Así, puede asignar la misma tarea a varios empleados sin tener que crear cada copia manualmente.
En Seleccionar responsables, elija cómo desea seleccionar a las personas que recibirán la tarea. Utilice la opción Simple para seleccionar a una o varias personas por su nombre o por su relación con el empleado al que se aplica el workflow. Esta opción está disponible tanto para Compartido como para Copias personales.
Haga clic en Agregar una variable para seleccionar a una persona según su relación con el empleado:
Persona afectada: El empleado para el que se ejecuta el workflow.
Manager, Manager del manager o Manager de 3er nivel: El manager del nivel correspondiente en la jerarquía del empleado.
Líder(es) del equipo: El líder o los líderes del equipo del empleado.
Gerente del departamento: La persona que dirige el departamento del empleado.
Un campo personalizado que haga referencia a una persona, como un contacto de RR. HH. o un mentor. Los campos compatibles de los perfiles de empleados y de los departamentos aparecen en la misma lista. Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre campos personalizados de empleados.
Para seleccionar a un empleado por su nombre, haga clic en Persona específica. Puede combinar personas específicas y variables en una misma acción de tarea.
Por ejemplo, seleccione Manager y Líder(es) del equipo junto con Copias personales para que el manager y cada líder de equipo reciban su propia tarea para programar una reunión con el nuevo empleado.
Si selecciona Avanzado, podrá elegir a las personas responsables mediante condiciones, como su departamento, puesto o ubicación. Esta opción está disponible para las tareas con la opción Compartido.
Haga clic en Añadir condición, seleccione un campo y defina los criterios. Al combinar condiciones, seleccione una opción en Operador:
Y: Las personas deben cumplir todas las condiciones.
O: Las personas deben cumplir al menos una condición.
Por ejemplo, seleccione Compartido y añada una condición para el departamento de RR. HH. para crear una tarea que pueda completar cualquiera de los empleados de ese departamento.⚠️ Las tareas compartidas pueden incluir hasta 30 personas asignadas. Si la selección incluye a más de 30 personas, solo las primeras 30 en orden alfabético recibirán la tarea. Las demás no se incluirán.
Si es necesario, marque Habilitar sustituciones para los cesionarios que se encuentren en licencia no laboral y seleccione a la persona sustituta en Sustitución. Si una persona asignada está ausente cuando se crea la tarea, esta se asignará a la persona sustituta seleccionada.
Abra la pestaña Condiciones y desencadenante. En A quién se aplica esto, elija para qué empleados debe ejecutarse la acción:
Todos: Aplique la acción a todos los empleados incluidos en el workflow.
Personas específicas: Haga clic en Añadir condición y defina a qué empleados debe aplicarse la acción. El sistema muestra cuántas personas cumplen los criterios seleccionados.
Estas condiciones determinan para quién se ejecuta la acción. La configuración de responsables en Detalles generales determina quién completa la tarea. Por ejemplo, puede aplicar la acción únicamente a los nuevos empleados de una ubicación concreta y asignar las tareas resultantes a sus managers.
En ¿Cuándo se debe activar esta tarea?, indique cuándo debe comenzar la tarea en relación con la activación del workflow. Por ejemplo, configúrela para que comience un día después de que se active el workflow.
Haga clic en Guardar para añadir la acción de tarea al workflow.
Añadir campos personalizados en las descripciones de tareas
Añadir campos personalizados en las descripciones de tareas
Al escribir una descripción de tu tarea, puedes añadir campos personalizados — indicaciones generadas por la plataforma con información útil— como el nombre completo del empleado, cargo, nombre del gerente, departamento, etc.
Esto te ahorrará tiempo al no tener que buscar esta información por separado al componer el texto.
Mejorar la creación de tareas con contenido multimedia y enlaces
Mejorar la creación de tareas con contenido multimedia y enlaces
Al crear tareas, tienes la flexibilidad de enriquecerlas con diversos tipos de contenido. Puedes incluir enlaces a información importante, insertar imágenes, cargar archivos e incluso compartir videos de seminarios educativos.
