El formulario de solicitud de vacante define qué datos rellena un manager al pedir un nuevo puesto, quién aprueba la solicitud y quién puede enviarla. Se configura en Ajustes → Formularios → Solicitud de vacante en cuatro pasos. El último, ¿Quién puede presentar?, decide si alguien aparte de los administradores ve el formulario.
Antes de empezar
Tu plan debe incluir Recruit. La tarjeta Solicitud de vacante solo aparece en cuentas con Recruit.
Necesitas acceso a los ajustes de formularios. Los administradores siempre lo tienen. Para otros roles, un administrador añade Formularios a los permisos de ajustes del rol.
Decide primero quién aprueba. Las solicitudes ya enviadas siguen la cadena de aprobación con la que se crearon, así que los cambios solo afectan a las nuevas.
Crear un formulario
1. Ve a Ajustes → Formularios y selecciona la tarjeta Solicitud de vacante. La lista muestra todos los formularios publicados, quién los creó y cuándo se actualizaron por última vez. Haz clic en + Formulario.
Paso 1. Detalles
2. Escribe el Nombre de la solicitud de vacante. Los managers eligen el formulario por este nombre, así que usa el que ellos usarían, por ejemplo «Nueva plaza» o «Sustitución». La Descripción es opcional y aparece como información emergente junto al nombre en la lista de formularios. Haz clic en Siguiente.
Paso 2. Campos
3. En Campos de vacantes, elige qué debe rellenar el manager. Un formulario nuevo ya incluye todos los campos estándar, así que en este paso normalmente se quita lo que no hace falta:
Haz clic en × al final de una fila para quitar un campo.
Marca Requerido si la solicitud no se puede enviar sin ese campo. Título de la vacante siempre es obligatorio y no se puede quitar.
Arrastra una fila por el icono de seis puntos de la izquierda para cambiar el orden.
4. Haz clic en Añadir campo para recuperar un campo que quitaste o añadir uno de tus campos de vacante personalizados. Para crear un campo personalizado nuevo, haz clic en Gestionar campos vacantes; se abre en una pestaña nueva. Haz clic en Siguiente.
Nota: el formulario necesita al menos un campo. Entidad legal solo aparece en la lista si tu cuenta tiene activadas las entidades legales.
Campos predeterminados y qué significan para una solicitud
Título de la vacante es el único campo principal. Siempre está en el formulario, siempre es obligatorio y no se puede quitar, porque una solicitud necesita un título para convertirse en vacante. Todos los demás campos predeterminados pueden ser opcionales o quitarse:
Hacer un campo opcional: desmarca Requerido junto a él. Quien envía la solicitud ve el campo, pero puede enviarla sin rellenarlo, así que la vacante puede crearse sin ese valor.
Hacer un campo obligatorio: marca Requerido cuando el reclutador no pueda abrir la vacante sin esa información, por ejemplo el departamento o el número de puestos.
Quitar un campo: haz clic en ×. No se pide a quien envía la solicitud, y la vacante creada a partir de ella tampoco tendrá ese valor.
Gestionar los campos de vacante personalizados
Los campos personalizados se gestionan en Ajustes → Campos de vacante (sección Recruit) o con Gestionar campos vacantes en el paso Campos.
Editar: haz clic en el icono del lápiz para cambiar el nombre, el texto de ayuda, si es obligatorio o las opciones.
Eliminar: haz clic en el icono de la papelera y confirma. El campo se quita de todos los formularios de solicitud de vacante a la vez y deja de mostrarse en las solicitudes que aún están en curso. Un campo eliminado no se puede recuperar.
Los campos personalizados no se pueden archivar. Para dejar de pedir un campo solo en un formulario, quítalo de ese formulario con × en lugar de eliminar el campo.
Paso 3. Aprobaciones
5. Marca Aprobaciones habilitadas para que cada solicitud pase por una cadena de aprobación. Si no la marcas, la solicitud se aprueba en cuanto se envía.
6. Haz clic en Añadir aprobador y elige quién aprueba en este paso. Cada paso es una regla, no una persona fija, así que la misma cadena sirve para cualquiera que envíe el formulario:
Personal: el Manager, el Manager del manager, el Manager de 3er nivel o el Líder(es) del equipo de quien envía la solicitud, o un campo Referencia de persona de su perfil
Departamento: el manager del departamento de quien envía la solicitud, o un campo de referencia de persona del departamento
Persona específica: la misma persona para todas las solicitudes
Añade todos los aprobadores que necesites. Aprueban uno tras otro, en el orden de la lista. Si quien envía la solicitud es también el aprobador de un paso, ese paso se aprueba automáticamente.
7. Elige qué ocurre cuando una regla no encuentra a nadie:
Omitir no asignado habilitado: el paso se omite en lugar de bloquear la solicitud, por ejemplo si quien la envía no tiene manager.
Sustitución habilitada: las solicitudes de un aprobador que está de licencia no laboral se reenvían a su sustituto.
8. Haz clic en Siguiente.
Paso 4. ¿Quién puede presentar?
9. Elige quién puede ver y enviar el formulario:
Todos: toda la empresa.
Personas específicas: haz clic en Añadir condición para limitar el formulario por departamento, ubicación, nivel, equipo o personas concretas.
⚠️ Por defecto está seleccionado Personas específicas sin condiciones. Si lo dejas así, 0 personas cumplen los criterios y nadie encontrará el formulario. Los administradores ven todos los formularios publicados, así que a ti te aparecerá, pero al resto no.
Las personas que no están empleadas ni contratadas siempre quedan excluidas, como indica la etiqueta Estado del ciclo de vida es Empleado, Contratado.
10. Haz clic en Completar para publicar el formulario.
Qué pasa con una solicitud
Los campos pasan a la vacante. Cuando alguien hace clic en Crear vacante en una solicitud aprobada, la nueva vacante se rellena con los valores de la solicitud. Una solicitud sin prioridad llega con prioridad normal.
La fecha de inicio prevista y las notas se quedan en la solicitud. No se copian a la vacante.
Aprobar no crea la vacante. Alguien tiene que hacer clic en Crear vacante en la solicitud aprobada.
Los aprobadores solo pueden aprobar o rechazar. No se puede devolver una solicitud para que se corrija.
Gestionar los formularios
Haz clic en ⋯ junto a un formulario para Editar, Hacer una copia o Eliminar.
Los cambios en un formulario solo afectan a las solicitudes enviadas después.
Puedes tener varios formularios, por ejemplo uno por región o uno para sustituciones. Los managers eligen el que necesitan por su nombre.
Eliminar un formulario no elimina las solicitudes ya creadas con él.
💡 Un formulario solo se guarda al hacer clic en Completar. Si empiezas otro formulario nuevo sin terminar el anterior, el que no terminaste se elimina.