Integrar Greenhouse con PeopleForce ayuda a los equipos de RR. HH. y reclutadores a ahorrar mucho tiempo automatizando la transferencia de datos de candidatos entre plataformas.
Beneficios clave de la integración
Ahorra tiempo al eliminar la entrada manual de datos.
Reduce errores con la sincronización automática de datos personales.
Mejora la visibilidad de las contrataciones entrantes a través de la bandeja ATS, donde los candidatos se ordenan por su fecha de inicio, ayudando a RR. HH. a priorizar la incorporación.
Paso 1: Iniciar la integración
Comienza navegando a la configuración de integración de Greenhouse en PeopleForce. Haz clic en el botón Instalar para generar:
Una URL de Webhook para recibir eventos de Greenhouse;
Una clave secreta.
Estos datos se usarán luego en Greenhouse para configurar los webhooks.
Paso 2: Configurar notificaciones de candidatos
En la sección de Notificaciones dentro de la configuración de integración:
Selecciona qué empleados deben recibir notificaciones sobre nuevos candidatos.
Puedes gestionar quién aparece en esta lista en Roles y permisos, a través de Rol → General → Personas → Permitir acceso al directorio de empleados → Administrar bandeja ATS.
Por defecto, todos los usuarios con derechos de administrador están incluidos. Solo los usuarios seleccionados recibirán notificaciones para completar su proceso de contratación en PeopleForce.
Paso 3: Mapeo de campos del sistema
La integración soporta el mapeo de campos entre Greenhouse y PeopleForce:
Campos del sistema como nombre y apellido ya están pre-mapeados.
Puedes mapear campos adicionales para asegurar que la información relevante se transfiera correctamente.
Paso 4: Mapeo de campos personalizados
Para mapear un campo personalizado, sigue estos pasos:
Ve a Greenhouse → Configurar → Opciones Personalizadas.
De la lista de entidades, selecciona una:
Oferta
Solicitud
Candidato
Puesto, etc.
Encuentra el campo que quieres mapear. Por ejemplo, para mapear la fecha de inicio del empleado en la empresa:
Abre la página de Ofertas.
Haz clic en el campo Fecha de inicio.
Desplázate hacia abajo y copia la clave del campo (Field key).
En PeopleForce:
Añade un campo personalizado usando el siguiente formato:
entidad/campo personalizado/clave_campo/valor
Ejemplo: offer/custom field/start_date/valueMapea este campo al correspondiente en PeopleForce.
Paso 5: Define la URL de tu empresa en Greenhouse
Para asegurar que los enlaces de los perfiles de candidatos sean correctos, debes ingresar la URL de tu empresa en Greenhouse (normalmente el nombre de tu empresa en el dominio de Greenhouse).
Una vez configurado, podrás ir directamente de PeopleForce a tu cuenta de Greenhouse con solo un clic.
Paso 6: Completar configuración en Greenhouse
Después de la configuración inicial en PeopleForce, ve a Configuración → Centro de desarrollo (Dev Center) en Greenhouse para finalizar la integración. Deberás configurar dos webhooks:
Uno para el evento "Candidato ha sido contratado".
Otro para el evento "Candidato ha sido descartado".
Cada webhook requiere:
Su URL de endpoint única (la URL generada en PeopleForce).
La clave secreta generada anteriormente.
También se recomienda establecer un correo electrónico para recibir alertas en caso de fallos del webhook.
Paso 7: Manejo de documentos
La integración soporta la sincronización automática de documentos de candidatos desde Greenhouse a las carpetas en PeopleForce. Para habilitarlo, selecciona carpetas específicas en PeopleForce donde se deben guardar cada tipo de documento. Si no se selecciona ninguna carpeta, los documentos no se sincronizarán.
Los documentos que se pueden transferir incluyen:
CV/hoja de vida
Carta de presentación
Carta de oferta
Paquetes de oferta (por ejemplo, bonos o términos adicionales), etc.
Paso 8: Flujo de contratación en Greenhouse
Cuando un candidato se marca como “Contratado” en Greenhouse, sus datos se envían automáticamente a PeopleForce. Esto incluye campos del sistema y personalizados mapeados, junto con cualquier documento relevante. El candidato aparece en Personas → Bandeja ATS en PeopleForce, listo para el onboarding.
⏱️ La sincronización suele ocurrir en pocos minutos después del evento en Greenhouse.
Si necesitas cambiar la oferta después de marcar a un candidato como contratado, usa la función “Descartar contratación” en Greenhouse. Esto elimina automáticamente al candidato de PeopleForce, asegurando la precisión de los datos y evitando ofertas desactualizadas o incorrectas.
Paso 9: Datos de candidatos en PeopleForce
En PeopleForce, la bandeja ATS está disponible solo para usuarios con los permisos adecuados. Muestra todos los datos sincronizados de candidatos, incluyendo CV y documentos de oferta.
Paso 10: Contratar al candidato en PeopleForce
Para finalizar el proceso, completa el formulario de contratación en PeopleForce para añadir al candidato como empleado:
Ve a la bandeja ATS y busca al candidato.
Haz clic en el botón Contratar.
Completa todos los campos requeridos en el formulario de contratación para crear su perfil.
Este proceso es igual que la creación estándar de un empleado. Después de crear el perfil, puedes completar o actualizar manualmente cualquier información adicional que necesites.
Verificación de duplicados para candidatos contratados
Cuando un candidato es marcado como "Contratado" en Greenhouse, PeopleForce verifica si ya existe un perfil con el mismo correo electrónico, número de teléfono o nombre registrado como empleado contratado en el sistema.
Si se encuentra una coincidencia, el sistema muestra una advertencia de "Posible empleado existente", permitiéndote revisar el perfil existente. Esto ayuda a evitar la duplicación de datos.
Esta verificación es especialmente útil cuando alguien vuelve a unirse a la empresa — por ejemplo, si antes trabajó como Desarrollador Junior y ahora regresa como Arquitecto de Software.
Es solo una advertencia — aún puedes continuar con la creación del empleado en el sistema.