La integración con Ashby te ayuda a optimizar el proceso de contratación al transferir automáticamente a PeopleForce los candidatos contratados desde Ashby. Cuando un candidato se marca como contratado en Ashby, PeopleForce crea un perfil con datos rellenados previamente (por ejemplo, información del puesto y de la oferta), para que no tengas que volver a introducir la información manualmente. De forma opcional, también puedes sincronizar documentos y adjuntos del candidato añadiendo una clave de API de Ashby.
Antes de empezar
Asegúrate de tener:
Acceso a Ajustes → Integraciones en PeopleForce (para instalar y configurar la integración)
Acceso de administrador en Ashby (para crear y gestionar webhooks y claves de API)
Paso 1. Instala la integración con Ashby en PeopleForce
Ve a Ajustes → General → Integraciones.
Desplázate hasta la sección ATS y abre Ashby.
Haz clic en Instalar.
Después de la instalación, verás la sección Configurar con la URL y la Clave secreta. Puedes copiar estos valores, ya que los usarás al crear el webhook en Ashby.
Paso 2. Crea el webhook en Ashby
En Ashby, ve a Admin → Integrations → Webhooks.
Haz clic en + New.
En Webhook Type, selecciona Candidate Hired.
Pega los valores de PeopleForce creados en el Paso 1:
Request URL → pega la URL de PeopleForce
Secret Token → pega la Clave secreta de PeopleForceHaz clic en Add para guardar el webhook.
A partir de este momento, cada vez que un candidato se marque como contratado en Ashby, Ashby enviará un evento de webhook a PeopleForce.
Paso 3. Configura las notificaciones de PeopleForce
En Ajustes → Integraciones → Ashby, abre Notificaciones y selecciona los empleados que deben recibir notificaciones para completar el proceso de contratación en PeopleForce.
📥 Si seleccionas empleados, deben tener habilitado el permiso Manage ATS inbox en su rol.
Para hacerlo:
Abre el rol asignado al empleado en Ajustes → Roles y permisos.
Ve a Compañía → General.
Desplázate hacia abajo y habilita Administrar la bandeja de entrada de ATS.
De lo contrario, los empleados seleccionados no podrán acceder a la bandeja de entrada de ATS para continuar el flujo de contratación.
Paso 4. Asigna los datos de Ashby a los campos de PeopleForce
Usa Mapeo de datos para definir qué información debe obtener PeopleForce desde Ashby y dónde debe guardarse.
Campos del sistema
En Campos del sistema, asigna los campos estándar de Ashby a los campos correspondientes de PeopleForce. Haz clic en + Añadir campo para añadir más asignaciones.
Campos personalizados
Usa Campos personalizados para asignar datos que no estén cubiertos por la lista estándar de campos.
En Ashby, ve a Admin → Organization Setup → Custom Fields.
Abre el campo personalizado que quieras asignar y copia su ID desde la URL (la parte después del último /).
En PeopleForce, pega este ID en el campo de entrada izquierdo, en Campos personalizados.
En el desplegable derecho, selecciona el campo de PeopleForce donde debe guardarse este valor.
Usa + Añadir campo para asignar varios campos personalizados de Ashby.
Desplázate hasta el botón de guardado y haz clic en él.
Paso 5 (Opcional). Habilita la sincronización de documentos y adjuntos
Para sincronizar documentos del candidato desde Ashby, debes añadir una clave de API de Ashby en la configuración de la integración.
Crea una clave de API en Ashby
Ve a Admin → Integrations → API Keys.
Haz clic en New y asigna un nombre a la clave.
En el paso API Scopes, habilita el acceso Read para Candidates y API Keys.
Finaliza la creación, copia la clave de API y guárdala de forma segura. (Solo tendrás una oportunidad para copiarla.)
Añade la clave de API en PeopleForce
Vuelve a Ajustes → Integraciones → Ashby en PeopleForce.
En la sección Documentos, pega la clave de API en Ingrese su clave API.
Selecciona la carpeta de documentos donde PeopleForce debe guardar los documentos sincronizados del candidato.
Haz clic en Guardar.
