Subir un documento y solicitar firma electrónica es una acción en los workflows de PeopleForce que permite automatizar el envío de documentos estándar para su firma directamente dentro del proceso.
Es especialmente adecuada para documentos idénticos para todos los empleados (por ejemplo, contratos, NDA, políticas) que no requieren personalización.
Este paso es especialmente útil para:
Onboarding — firma de acuerdos estándar por parte de los nuevos empleados,
Actualización de políticas y procesos recurrentes donde se requiere la firma de todos los empleados.
Al agregar esta acción al workflow, usted:
asegura la firma oportuna de los documentos,
reduce la necesidad de recordatorios manuales,
guarda automáticamente los archivos firmados en la ubicación correcta.
⚠️ La firma electrónica está disponible únicamente en el paquete Professional.
Cómo subir un documento y solicitar una firma electrónica
Cómo subir un documento y solicitar una firma electrónica
Vaya a Workflows y haga clic en + Nuevo workflow para crear uno nuevo o editar uno existente.
Si está creando uno nuevo, ingrese el nombre y descripción, y configure un disparador (trigger).
Haga clic en el ícono “+” debajo del disparador y seleccione Subir un documento.
Proporcione el nombre del documento.
Seleccione la carpeta de documentos donde se almacenará el archivo en el perfil del empleado.
Suba el documento. Esta acción está destinada a documentos que no requieren personalización.
Active la opción Solicitar firma electrónica para iniciar el proceso de firma cuando el workflow llegue a este paso.
Elija el proveedor de firma.
Seleccione el tipo de firma deseado (si corresponde):
Firma electrónica simple – Adecuada para la mayoría de los documentos comerciales, permite consentimiento digital seguro.
Firma electrónica cualificada – Ofrece el nivel más alto de validez legal, equivalente a una firma manuscrita según la legislación de la UE. Recomendado para contratos de alto valor y transacciones oficiales.
Firma electrónica avanzada – Proporciona un mayor nivel de seguridad y verificación de identidad que la firma simple, adecuada para documentos internos de RR. HH., acuerdos y archivos relacionados con cumplimiento.
Incluya firmantes adicionales si es necesario.
Guarde la acción para agregarla al workflow.
Cuando el workflow llegue a este paso, el documento se enviará automáticamente para su firma y se cargará en la carpeta seleccionada.