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Una de las acciones disponibles en los flujos de trabajo de PeopleForce es Solicitar un formulario.
Esta función te permite automatizar la recopilación de información estructurada por parte de empleados o responsables, asignando un formulario directamente desde un flujo de trabajo.
Es especialmente útil para procesos como onboarding, configuración de equipos, cambios internos u otros procedimientos personalizados que desees optimizar.
Una vez que hayas configurado el evento desencadenante, el siguiente paso es añadir acciones para ejecutar. Aquí están las opciones disponibles:
Crear una tarea: Asigna tareas que deben completarse como parte del flujo de trabajo.
Solicitar un formulario: Pide a las personas que rellenen un formulario, por ejemplo, para recopilar datos personales, actualizar la información del perfil o enviar una solicitud de cambio.
Solicitar una encuesta de ciclo de vida: Recopila comentarios en momentos clave del recorrido del empleado mediante encuestas de ciclo de vida.
Solicitar una evaluación de ciclo de vida: Añade a la persona a una evaluación de ciclo de vida.
Enviar un correo: Envía correos electrónicos a las personas correspondientes o a un grupo de empleados.
Invitar a una persona: Envía a la persona una invitación para acceder a PeopleForce.
Generar un documento: Genera documentos como cartas de oferta, contratos o informes.
Subir un documento: Sube documentos iguales para todos los empleados (p. ej., NDA, políticas) y automatiza su firma dentro del flujo de trabajo.
Enviar webhook: Intégrate con aplicaciones o servicios externos enviando notificaciones webhook.
Activar un flujo de trabajo: Inicia otro flujo de trabajo desde este.
Acción de Google Workspace: Crea o elimina cuentas de Google Workspace para nuevas incorporaciones o empleados dados de baja.
Algunas acciones solo aparecen cuando el módulo o la integración correspondiente está activado: Solicitar una encuesta de ciclo de vida requiere Pulse, Solicitar una evaluación de ciclo de vida requiere Performance y Acción de Google Workspace requiere una cuenta de Google Workspace conectada.
Los flujos de trabajo automáticos se ejecutan una vez al día a las 07:00 UTC.
Cómo solicitar un formulario
Cómo solicitar un formulario
Ve a Workflows y haz clic en + Nuevo flujo de trabajo para crear uno nuevo o edita uno existente.
Si estás creando uno nuevo, ingresa el nombre, la descripción y establece un evento desencadenante.
Haz clic en + a la derecha de la fila Activar y selecciona Solicitar un formulario.
Seleccionar el formulario que los usuarios deben completar:
Formularios de solicitud de cambio de empleado – utilizados por los responsables para solicitar cambios en el rol, salario o condiciones laborales de un empleado.
Formularios de autoservicio – permiten a los empleados actualizar datos personales, como información de contacto o datos de emergencia.
Formularios personalizados – creados para necesidades específicas de la empresa, como recopilar preferencias de equipo, confirmaciones de políticas, feedback, etc.
Configura el plazo de entrega. En el campo Número de días vencido, define la fecha límite para completar el formulario (por ejemplo, “1 día” significa que el destinatario tiene un día para enviarlo).
Opcionalmente, completa Título de la tarea y Descripción de la tarea. Es lo que el destinatario verá en su tarea. Ambos campos admiten variables, como el nombre del empleado, su mánager, la fecha de hoy, el nombre de la empresa o el nombre del formulario. Si dejas vacío el Título de la tarea, la tarea se llamará Rellenar formulario seguido del nombre del formulario.
Selecciona al destinatario del formulario (las opciones disponibles dependen del tipo de formulario):
La persona afectada (disponible para Formularios de autoservicio y Formularios personalizados) - el empleado para quien se activa el flujo de trabajo
Responsable de la persona afectada (disponible para Formularios de solicitud de cambio de empleado) – el mánager directo del empleado para quien se activa el flujo de trabajo.
Persona específica (disponible para Formularios de solicitud de cambio de empleado) – selecciona manualmente a un empleado individual.
Empleado referenciado de la persona afectada (disponible para Formularios de solicitud de cambio de empleado) – elige a una persona vinculada al empleado afectado mediante un campo personalizado en su perfil (por ejemplo, el responsable de RRHH).
Haz clic en Guardar para finalizar la configuración de la acción.
Cómo se entrega y completa el formulario
Cómo se entrega y completa el formulario
Cuando se ejecuta el flujo de trabajo, el destinatario recibe una tarea llamada Rellenar formulario seguida del nombre del formulario (o el Título de la tarea que hayas definido). También recibe una notificación en la plataforma y un correo electrónico.
La tarea aparece en la tarjeta Requiere tu acción de su página de inicio y en Tareas. Para completarla, abre la tarea y hace clic en Enviar formulario.
Si el formulario requiere aprobación, el flujo de aprobación estándar se aplica después del envío. El flujo de trabajo no espera a la aprobación: el paso se completa y los siguientes pasos empiezan en cuanto se envía el formulario.