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Una de las acciones disponibles en los flujos de trabajo de PeopleForce es Solicitar un formulario.
Esta función te permite automatizar la recopilación de información estructurada por parte de empleados o responsables, asignando un formulario directamente desde un flujo de trabajo.
Es especialmente útil para procesos como onboarding, configuración de equipos, cambios internos u otros procedimientos personalizados que desees optimizar.
Una vez que hayas configurado el evento desencadenante, el siguiente paso es añadir acciones para ejecutar. Aquí están las opciones disponibles:
Crear una tarea: Define tareas específicas que deben completarse como parte del flujo de trabajo.
Solicitar un formulario: Pide a las personas que completen un formulario, por ejemplo, para recopilar datos personales, actualizar información de perfil o enviar una solicitud de cambio.
Enviar un correo electrónico: Automatiza el envío de correos a personas específicas o a un grupo de empleados.
Enviar una carta de bienvenida: Envía automáticamente una invitación al sistema.
Generar un documento: Configura el sistema para generar documentos específicos, como cartas de oferta, contratos o reportes.
Enviar un webhook: Integra con aplicaciones o servicios externos mediante el envío de notificaciones webhook.
Activar un flujo de trabajo: Automatiza la activación de otros flujos de trabajo dentro de uno ya existente.
Acción de Google Workspace: Automatiza la creación o eliminación de cuentas de Google Workspace para nuevos empleados o empleados dados de baja.
Cómo solicitar un formulario
Cómo solicitar un formulario
Ve a Workflows y haz clic en + Nuevo flujo de trabajo para crear uno nuevo o edita uno existente.
Si estás creando uno nuevo, ingresa el nombre, la descripción y establece un evento desencadenante.
Haz clic en el icono “+” debajo del desencadenante y selecciona Solicitar un formulario.
Seleccionar el formulario que los usuarios deben completar:
Formularios de solicitud de cambio de empleado – utilizados por los responsables para solicitar cambios en el rol, salario o condiciones laborales de un empleado.
Formularios de autoservicio – permiten a los empleados actualizar datos personales, como información de contacto o datos de emergencia.
Formularios personalizados – creados para necesidades específicas de la empresa, como recopilar preferencias de equipo, confirmaciones de políticas, feedback, etc.
Configura el plazo de entrega. En el campo Número de días vencido, define la fecha límite para completar el formulario (por ejemplo, “1 día” significa que el destinatario tiene un día para enviarlo).
Selecciona al destinatario del formulario (las opciones disponibles dependen del tipo de formulario):
La persona afectada (disponible para Formularios de autoservicio y Formularios personalizados) - el empleado para quien se activa el flujo de trabajo
Responsable de la persona afectada (disponible para Formularios de solicitud de cambio de empleado) – el mánager directo del empleado para quien se activa el flujo de trabajo.
Persona específica (disponible para Formularios de solicitud de cambio de empleado) – selecciona manualmente a un empleado individual.
Empleado referenciado de la persona afectada (disponible para Formularios de solicitud de cambio de empleado) – elige a una persona vinculada al empleado afectado mediante un campo personalizado en su perfil (por ejemplo, el responsable de RRHH).
Haz clic en Guardar para finalizar la configuración de la acción.
Cómo se entrega y completa el formulario
Cómo se entrega y completa el formulario
Una vez que se activa el flujo de trabajo, el formulario seleccionado se asignará automáticamente al destinatario elegido.
Este recibirá una notificación en la plataforma y también por correo electrónico.
El formulario se puede completar desde la lista de Tareas pendientes o en la pestaña Solicitudes.
Si el formulario requiere aprobación, el flujo de aprobación estándar se aplicará automáticamente después del envío.