El seguimiento de horas extra te permite registrar las horas extra como un tipo de entrada de tiempo independiente, en lugar de mezclarlas con las horas de trabajo normales. Cuando el seguimiento de horas extra está habilitado en una política de Asistencia, los empleados envían las horas extra como una solicitud de horas extra (con un comentario obligatorio que explique el motivo), los aprobadores la revisan y los responsables pueden seguir las solicitudes de horas extra en una vista específica y exportarlas.
Este flujo facilita el control y la auditoría de las horas extra y mantiene los datos de horas extra limpios.
Habilitar el seguimiento de horas extra y los aprobadores para una política de Asistencia
Para activar el seguimiento de horas extra, primero debes habilitarlo en una política de Asistencia. Elige la política en la que quieres usar horas extra, por ejemplo, tu política Predeterminada, o una política independiente que apliques a equipos/proyectos específicos donde se permitan horas extra.
Para configurarlo:
Ve a Ajustes > Políticas de asistencia.
Haz una de las siguientes acciones:
Abre una política existente que quieras actualizar (por ejemplo, Predeterminada), o
Crea una nueva política, por ejemplo, Política con horas extra habilitadas. Guía detallada aquí.
En la sección Horas extras, activa Habilitar el seguimiento de horas extra.
Haz clic en Siguiente.
Configurar aprobaciones de horas extra
Después de habilitar las horas extra, se gestionan mediante solicitudes y, por defecto, las aprobaciones de horas extra pasan a ser obligatorias. En este paso solo defines quién aprueba las solicitudes (p. ej., el gerente del empleado) y puedes añadir aprobadores adicionales si tu proceso lo requiere.
En la misma configuración de la política, abre la sección Aprobaciones.
En Aprobaciones de horas extras, selecciona el aprobador (por ejemplo, Gerente):
Manager: el supervisor directo del empleado en la estructura organizativa.
Manager del Manager: el gerente indirecto con mayor influencia o responsabilidad que el supervisor directo.
Persona específica: puedes seleccionar a cualquier persona en el menú desplegable.
Líder(es) de equipo: el responsable de supervisar el equipo del empleado.
Manager de 3er nivel: la persona designada como gerente de tercer nivel en la jerarquía.
Referencia de persona: persona vinculada al perfil del empleado mediante un campo personalizado.
Departamento: el responsable del departamento del empleado.
Si es necesario, añade aprobadores adicionales con + Añadir aprobador.
Configura las opciones adicionales que aparecen en la página:
Omitir aprobaciones no asignadas para omitirlas automáticamente y agilizar el proceso.
Habilitar sustituciones para aprobadores en licencia no laboral para reenviar automáticamente las solicitudes a un sustituto si el aprobador asignado no está disponible.
Haz clic en Siguiente.
El seguimiento de horas extra funcionará solo para las ubicaciones de los empleados asignadas a la política de Asistencia. Abre la sección Personas y asegúrate de que estén seleccionadas todas las ubicaciones necesarias.
Guarda la política.
Revisar y aprobar solicitudes de horas extra
Cuando se te añade como aprobador (pero no tienes acceso a Asistencia > Compañía), verás las solicitudes de horas extra como tareas y podrás abrir la página de la solicitud para revisarlas y aprobarlas. Deben seguir estos pasos:
Abre la solicitud desde uno de estos lugares:
Sección Pendientes/To-do
Bandeja de entrada
En la página Solicitud de horas extra, revisa los detalles:
Fecha, hora y el comentario del empleado (por qué se necesitan horas extra)
Información del solicitante (quién la envió)
Deja un comentario en el campo Comentarios para aclarar algún detalle.
Si lo deseas, activa Notificar a todos los aprobadores para asegurarte de que todos los involucrados reciban notificación.
Haz clic en Aprobar o Rechazar.
Gestionar solicitudes de horas extra en toda la empresa (Vista de Compañía)
Si tienes el permiso Acceda a los datos de asistencia de toda la empresa, puedes gestionar las solicitudes de horas extra a nivel de empresa. En Asistencia > Compañía > Horas extra, puedes ver una lista de solicitudes con detalles clave como nombre del empleado, fecha, rango de tiempo solicitado, duración de horas extra y estado. Para ver el contexto completo, haz clic en la fila de la solicitud para abrir sus detalles (incluido el comentario y la información de aprobación).
Desde aquí puedes acotar la lista de dos formas: usar Buscar por nombre en la parte superior o abrir Filtro para aplicar criterios más precisos.
Si necesitas compartir los datos fuera de PeopleForce, usa el botón Exportar en la esquina superior derecha de la vista de Horas extra. Descarga la lista usando los mismos filtros aplicados, para exportar exactamente el subconjunto que necesitas.