El seguimiento de horas extra te permite registrar las horas extra como un tipo de entrada de tiempo independiente, en lugar de mezclarlas con las horas de trabajo normales. Cuando el seguimiento de horas extra está habilitado en una política de Asistencia, los empleados envían las horas extra como una solicitud de horas extra (con un comentario obligatorio que explique el motivo), los aprobadores la revisan y los responsables pueden seguir las solicitudes de horas extra en una vista específica y exportarlas.
Este flujo facilita el control y la auditoría de las horas extra y mantiene los datos de horas extra limpios.
Habilitar el seguimiento de horas extra y los aprobadores para una política de Asistencia
Las horas extra se configuran por separado para cada política de Asistencia. Piensa en la política en la que quieres utilizar las horas extra, por ejemplo, la política Default o una política independiente que se aplique a equipos o proyectos específicos en los que se permitan las horas extra.
Para habilitarlas:
Ve a Ajustes > Políticas de asistencia.
Haz una de las siguientes acciones:
Abre una política existente que quieras actualizar (por ejemplo, Predeterminada), o
Crea una nueva política, por ejemplo, Política con horas extra habilitadas. Guía detallada aquí.
Ve a la pestaña Horas extra.
Activa el interruptor Horas extra.
Después de habilitar las horas extra, puedes crear y gestionar los tipos de horas extra disponibles para los empleados asignados a esta política. El tipo de horas extra predeterminado aparece con la etiqueta correspondiente.
La tabla Horas extra muestra:
Nombre de clasificación
Código de clasificación
Multiplicador de compensación
Método de compensación
Clasificación automática
Estado activo
Crear un tipo de horas extra
Crea distintos tipos de horas extra cuando cada clase de horas extra requiera una compensación o un contexto de aprobación diferente. Por ejemplo, las horas extra habituales, el trabajo durante el fin de semana, el trabajo en días festivos y el trabajo nocturno pueden utilizar distintos multiplicadores de compensación, métodos de pago o componentes de nómina.
Utilizar varios tipos de horas extra ayuda a PeopleForce a clasificar correctamente las solicitudes, proporciona información más clara a los aprobadores durante su revisión y reduce la preparación manual de las compensaciones mediante ausencias o nómina.
Para añadir un nuevo tipo de horas extra:
En la pestaña Horas extra de la política de Asistencia, haz clic en Añadir tipo de horas extra.
Configura los detalles de clasificación:
Nombre de clasificación: introduce un nombre que ayude a los usuarios a comprender cuándo debe utilizarse este tipo de horas extra, como Horas extra de fin de semana u Horas extra en días festivos.
Código de clasificación: introduce un código corto opcional para el tipo de horas extra y selecciona su color. El código ayuda a los usuarios a identificar la clasificación en los registros de horas extra.
Instrucciones para aprobadores: añade instrucciones opcionales que los aprobadores deban tener en cuenta al revisar las solicitudes asignadas a este tipo de horas extra. Por ejemplo, puedes explicar en qué circunstancias deben aprobarse las horas extra de fin de semana o especificar qué información debe proporcionar el empleado en el comentario de la solicitud.
En la sección Compensación, selecciona cómo deben compensarse las horas extra aprobadas:
Selecciona Ausencia cuando las horas extra aprobadas deban transferirse al contador de ausencias del empleado. Utiliza esta opción cuando los empleados reciban tiempo libre adicional en lugar de una compensación económica.
💡 Al seleccionar Ausencia, el saldo de permisos del empleado no se actualiza automáticamente. Las horas extra aprobadas deben transferirse al saldo de permisos correspondiente mediante la importación de ajustes de permisos. Consulta los detalles en la sección Transferir las horas extra compensadas como ausencia a los saldos de permisos.
Selecciona Recibo de nómina cuando las horas extra aprobadas deban estar disponibles para su compensación a través de la nómina. Utiliza esta opción cuando las horas extra se paguen mediante nómina.
Utiliza el Multiplicador de tasa de compensación para definir cómo se convierte la duración de las horas extra aprobadas en compensación. Por ejemplo, una hora extra equivale a una hora de compensación.
Asignar las horas extra a un componente de compensación de Nómina
🚀 La asignación de componentes de nómina solo está disponible para las cuentas que utilizan los productos Payroll and Time y que tienen habilitados los componentes de compensación.
Cuando Recibo de nómina está seleccionado como método, puedes asignar el tipo de horas extra a un componente de compensación.
En el campo Compensation component, selecciona el componente que debe recibir los datos de las horas extra aprobadas, como un complemento por trabajo durante el fin de semana u otro componente relacionado con las horas extra. Se puede asignar un componente de compensación a cada tipo de horas extra.
Esta asignación garantiza que las horas extra aprobadas se transfieran a Nómina dentro de la categoría de compensación correcta, sin que el administrador de nómina tenga que clasificarlas manualmente.
Utiliza la sección Clasificación automática para definir cuándo PeopleForce debe asignar automáticamente este tipo de horas extra a una solicitud
Selecciona Tipo de día para aplicar la clasificación de horas extra según el tipo de día en el que se realizaron. Por ejemplo, puedes utilizar esta opción para crear una clasificación independiente para las horas extra realizadas durante un día festivo.
Selecciona Día de la semana y elige los días en los que debe aplicarse la clasificación. Por ejemplo, selecciona sábado y domingo para un tipo de horas extra de fin de semana.
Opcionalmente, especifica una hora de inicio y una hora de finalización. El tipo de horas extra se aplicará únicamente a las horas extra que coincidan con los días y el rango de tiempo seleccionados. Esto permite clasificar por separado las horas extra nocturnas y las realizadas más temprano durante el día.
Guarda el tipo de horas extra.
Gestionar los tipos de horas extra
Todos los tipos de horas extra configurados se muestran en la pestaña Horas extra de la política de Asistencia. Desde esta página, puedes:
consultar sus métodos y multiplicadores de compensación;
comprobar si se han configurado condiciones de clasificación automática;
activar o desactivar tipos de horas extra concretos cuando ya no deban aplicarse a nuevas solicitudes de horas extra, pero necesites conservar sus registros anteriores;
abrir un tipo de horas extra para editar su configuración.
Configurar aprobaciones de horas extra
Después de habilitar las horas extra, se gestionan mediante solicitudes y, por defecto, las aprobaciones de horas extra pasan a ser obligatorias. En este paso solo defines quién aprueba las solicitudes (p. ej., el gerente del empleado) y puedes añadir aprobadores adicionales si tu proceso lo requiere.
En la misma configuración de la política, abre la sección Aprobaciones.
En Aprobaciones de horas extras, selecciona el aprobador (por ejemplo, Gerente):
Manager: el supervisor directo del empleado en la estructura organizativa.
Manager del Manager: el gerente indirecto con mayor influencia o responsabilidad que el supervisor directo.
Persona específica: puedes seleccionar a cualquier persona en el menú desplegable.
Líder(es) de equipo: el responsable de supervisar el equipo del empleado.
Manager de 3er nivel: la persona designada como gerente de tercer nivel en la jerarquía.
Referencia de persona: persona vinculada al perfil del empleado mediante un campo personalizado.
Departamento: el responsable del departamento del empleado.
Si es necesario, añade aprobadores adicionales con + Añadir aprobador.
Configura las opciones adicionales que aparecen en la página:
Omitir aprobaciones no asignadas para omitirlas automáticamente y agilizar el proceso.
Habilitar sustituciones para aprobadores en licencia no laboral para reenviar automáticamente las solicitudes a un sustituto si el aprobador asignado no está disponible.
Haz clic en Siguiente.
El seguimiento de horas extra funcionará solo para las ubicaciones de los empleados asignadas a la política de Asistencia. Abre la sección Personas y asegúrate de que estén seleccionadas todas las ubicaciones necesarias.
Guarda la política.
Revisar y aprobar solicitudes de horas extra
Cuando se activa el seguimiento de las horas extras, los empleados solicitan las horas extras a través de una solicitud de horas extras (en el widget Asistencia > Mi o en el widget Fichaje), y los responsables de la aprobación revisan estas solicitudes en la página Solicitudes. Puedes abrir una solicitud de horas extras desde:
Sección Pendientes/To-do
Bandeja de entrada
Solicitudes > Mi: para ver las solicitudes relacionadas contigo, como las que has enviado, las que se te han asignado para su aprobación o aquellas en las que ya has tomado medidas
Solicitudes > Compañía: para ver las solicitudes de horas extras de toda la empresa, si tienes acceso a las solicitudes de la empresa
La página Solicitudes incluye las solicitudes de horas extras enviadas, independientemente de su estado, en una sección separada. Las solicitudes de horas extras no aprobadas aparecen en la sección En espera de aprobación o Requerir mi aprobación.
Al abrir las solicitudes de horas extras, puedes:
revisar los detalles de la solicitud, como la fecha, la hora, la duración y el comentario
comprobar para quién es la solicitud y quién la ha enviado
aprobar o rechazar la solicitud
dejar comentarios si hay algún detalle que necesite aclaración
mencionar a compañeros en los comentarios para involucrarlos en la discusión
compartir la solicitud con ellos para que se conviertan en colaboradores de esa solicitud específica
Cambiar el tipo de horas extra
Antes de aprobar una solicitud de horas extra, el aprobador puede cambiar el tipo de horas extra asignado cuando otra clasificación sea más adecuada.
Cuando la solicitud tiene varios aprobadores, el tipo de horas extra solo puede modificarse antes de la primera aprobación. En cuanto el primer aprobador aprueba la solicitud, el tipo de horas extra seleccionado queda bloqueado y los aprobadores restantes no pueden volver a clasificarlo.
Si hay algún error, los aprobadores restantes deben rechazar la solicitud y pedir al empleado que vuelva a enviarla correctamente.
Después de revisar la solicitud y confirmar el tipo de horas extra, apruébala o recházala.
Ver las horas extras aprobadas a nivel de empresa
Si dispone del permiso Acceda a los datos de asistencia de toda la empresa, puede utilizar Asistencia > Compañía > Horas extras para consultar únicamente los registros de horas extras aprobadas. Dado que aquí solo se muestran las horas extras aprobadas, esta pestaña resulta más adecuada para la comprobación de nóminas, la revisión final y la exportación de datos confirmados.
La página Solicitudes sirve para gestionar el proceso de aprobación, revisar los detalles de las solicitudes, debatirlas en los comentarios, involucrar a los colaboradores y aprobar o rechazar las solicitudes. La pestaña Horas extras de la sección Asistencia se utiliza para revisar los registros de horas extras finalmente aprobados una vez finalizado dicho proceso.
En esta pestaña, puedes consultar el nombre del empleado, la fecha, el intervalo de tiempo, la duración de las horas extras y el estado. También puedes utilizar la función de búsqueda, los filtros y la opción de exportar para gestionar más fácilmente los datos de las horas extras aprobadas.
Exportar los registros de horas extra
Desde Asistencia > Compañía > Horas extra, exporta los registros de horas extra aprobadas para preparar la nómina, elaborar informes o realizar análisis adicionales. La exportación refleja los filtros aplicados actualmente en la página.
Transferir las horas extra compensadas como ausencia a los saldos de permisos
Cuando un tipo de horas extra utiliza Ausencia como método de compensación, las horas extra aprobadas no se añaden automáticamente al saldo de permisos del empleado.
Para acreditar estas horas como tiempo libre, exporta los registros de horas extra aprobadas e impórtalos como ajustes de permisos:
Ve a Asistencia > Compañía > Horas extra.
Selecciona el periodo de informe necesario.
En el filtro Método de compensación, selecciona Ausencia. La página mostrará los registros de horas extra aprobadas que deben compensarse con horas adicionales de permiso.
Haz clic en Exportar y descarga el informe de horas extra. El archivo exportado refleja el periodo y los filtros seleccionados. Utilízalo para revisar las horas extra aprobadas que deben transferirse a los saldos de permisos de los empleados.
Descarga y abre la plantilla de importación de ajustes de permisos.
Copia del informe de horas extra exportado a la plantilla la información necesaria sobre los empleados y las horas extra. Esto incluye los identificadores de los empleados y las horas extra que deben añadirse al saldo de permisos correspondiente.
Asegúrate de que el archivo cumple el formato requerido para los ajustes de permisos antes de subirlo.
Ve a Ajustes > Importar > Ajustes de permisos y sube el archivo completado. Para obtener instrucciones completas sobre cómo preparar e importar el archivo, consulta Ajustes de permisos.
Una vez completada la importación, las horas extra se añaden de forma masiva a los saldos de permisos correspondientes de los empleados.
💡 Puedes realizar este proceso periódicamente, por ejemplo, una vez al mes, para transferir todas las horas extra aprobadas que se compensen como ausencia.