El seguimiento de horas extra te permite registrar las horas extra como un tipo de entrada de tiempo independiente, en lugar de mezclarlas con las horas de trabajo normales. Cuando el seguimiento de horas extra está habilitado en una política de Asistencia, los empleados envían las horas extra como una solicitud de horas extra (con un comentario obligatorio que explique el motivo), los aprobadores la revisan y los responsables pueden seguir las solicitudes de horas extra en una vista específica y exportarlas.
Este flujo facilita el control y la auditoría de las horas extra y mantiene los datos de horas extra limpios.
Habilitar el seguimiento de horas extra y los aprobadores para una política de Asistencia
Para activar el seguimiento de horas extra, primero debes habilitarlo en una política de Asistencia. Elige la política en la que quieres usar horas extra, por ejemplo, tu política Predeterminada, o una política independiente que apliques a equipos/proyectos específicos donde se permitan horas extra.
Para configurarlo:
Ve a Ajustes > Políticas de asistencia.
Haz una de las siguientes acciones:
Abre una política existente que quieras actualizar (por ejemplo, Predeterminada), o
Crea una nueva política, por ejemplo, Política con horas extra habilitadas. Guía detallada aquí.
En la sección Horas extras, activa Habilitar el seguimiento de horas extra.
Haz clic en Siguiente.
Configurar aprobaciones de horas extra
Después de habilitar las horas extra, se gestionan mediante solicitudes y, por defecto, las aprobaciones de horas extra pasan a ser obligatorias. En este paso solo defines quién aprueba las solicitudes (p. ej., el gerente del empleado) y puedes añadir aprobadores adicionales si tu proceso lo requiere.
En la misma configuración de la política, abre la sección Aprobaciones.
En Aprobaciones de horas extras, selecciona el aprobador (por ejemplo, Gerente):
Manager: el supervisor directo del empleado en la estructura organizativa.
Manager del Manager: el gerente indirecto con mayor influencia o responsabilidad que el supervisor directo.
Persona específica: puedes seleccionar a cualquier persona en el menú desplegable.
Líder(es) de equipo: el responsable de supervisar el equipo del empleado.
Manager de 3er nivel: la persona designada como gerente de tercer nivel en la jerarquía.
Referencia de persona: persona vinculada al perfil del empleado mediante un campo personalizado.
Departamento: el responsable del departamento del empleado.
Si es necesario, añade aprobadores adicionales con + Añadir aprobador.
Configura las opciones adicionales que aparecen en la página:
Omitir aprobaciones no asignadas para omitirlas automáticamente y agilizar el proceso.
Habilitar sustituciones para aprobadores en licencia no laboral para reenviar automáticamente las solicitudes a un sustituto si el aprobador asignado no está disponible.
Haz clic en Siguiente.
El seguimiento de horas extra funcionará solo para las ubicaciones de los empleados asignadas a la política de Asistencia. Abre la sección Personas y asegúrate de que estén seleccionadas todas las ubicaciones necesarias.
Guarda la política.
Revisar y aprobar solicitudes de horas extra
Cuando se activa el seguimiento de las horas extras, los empleados solicitan las horas extras a través de una solicitud de horas extras (en el widget Asistencia > Mi o en el widget Fichaje), y los responsables de la aprobación revisan estas solicitudes en la página Solicitudes. Puedes abrir una solicitud de horas extras desde:
Sección Pendientes/To-do
Bandeja de entrada
Solicitudes > Mi: para ver las solicitudes relacionadas contigo, como las que has enviado, las que se te han asignado para su aprobación o aquellas en las que ya has tomado medidas
Solicitudes > Compañía: para ver las solicitudes de horas extras de toda la empresa, si tienes acceso a las solicitudes de la empresa
La página Solicitudes incluye las solicitudes de horas extras enviadas, independientemente de su estado, en una sección separada. Las solicitudes de horas extras no aprobadas aparecen en la sección En espera de aprobación o Requerir mi aprobación.
Al abrir las solicitudes de horas extras, puedes:
revisar los detalles de la solicitud, como la fecha, la hora, la duración y el comentario
comprobar para quién es la solicitud y quién la ha enviado
aprobar o rechazar la solicitud
dejar comentarios si hay algún detalle que necesite aclaración
mencionar a compañeros en los comentarios para involucrarlos en la discusión
compartir la solicitud con ellos para que se conviertan en colaboradores de esa solicitud específica
Si necesitas más aclaraciones, puedes utilizar la sección «Comentarios» de la solicitud de horas extras. Aquí puedes:
dejar comentarios
mencionar a compañeros en el debate
compartir la solicitud con ellos para que se conviertan en colaboradores
Los colaboradores solo tienen acceso a esa solicitud concreta. Esto resulta útil cuando necesitas que otro responsable, un compañero del equipo de RR. HH. o un especialista en nóminas revise la solicitud o se una al debate.
Ver las horas extras aprobadas a nivel de empresa
Si dispone del permiso Acceda a los datos de asistencia de toda la empresa, puede utilizar Asistencia > Compañía > Horas extras para consultar únicamente los registros de horas extras aprobadas. Dado que aquí solo se muestran las horas extras aprobadas, esta pestaña resulta más adecuada para la comprobación de nóminas, la revisión final y la exportación de datos confirmados.
La página Solicitudes sirve para gestionar el proceso de aprobación, revisar los detalles de las solicitudes, debatirlas en los comentarios, involucrar a los colaboradores y aprobar o rechazar las solicitudes. La pestaña Horas extras de la sección Asistencia se utiliza para revisar los registros de horas extras finalmente aprobados una vez finalizado dicho proceso.
En esta pestaña, puedes consultar el nombre del empleado, la fecha, el intervalo de tiempo, la duración de las horas extras y el estado. También puedes utilizar la función de búsqueda, los filtros y la opción de exportar para gestionar más fácilmente los datos de las horas extras aprobadas.
