⚠️ Disponible en los paquetes Standard y Professional.
La acción Crear un evento de calendario permite programar un evento automáticamente cuando un workflow llega a este paso. Puede utilizarla, por ejemplo, para programar una reunión de incorporación, una reunión de seguimiento del periodo de prueba u otro evento relacionado con el empleado en un momento específico del workflow.
📅 Para crear el evento directamente en el calendario del organizador, su cuenta de PeopleForce debe estar conectada a Google Calendar u Outlook. Si ninguna de estas integraciones está conectada, PeopleForce envía a los invitados un correo electrónico con una invitación y un archivo que permite añadir el evento a su calendario.
Esta acción está disponible en Workflows y puede añadirse directamente después de la activación del workflow o de cualquier acción existente. Para empezar, haga clic en el icono + del bloque Activar y seleccione la acción que desea añadir. Estas son las opciones disponibles:
Crear una tarea: defina las tareas que deben completarse como parte del workflow.
Solicitar un formulario: solicite que se complete un formulario, por ejemplo, para recopilar datos personales, actualizar la información del perfil o enviar una solicitud de cambio.
Solicitar una encuesta de ciclo de vida: automatice la recopilación de feedback en etapas clave de la trayectoria del empleado mediante las encuestas del ciclo de vida.
Solicitar una evaluación de ciclo de vida: inicie automáticamente una evaluación del empleado en la etapa correspondiente de su ciclo de vida.
Enviar un correo: automatice el envío de correos electrónicos a personas concretas o a un grupo de empleados.
Enviar carta de bienvenida: envíe automáticamente una invitación para acceder al sistema.
Generar un documento: configure la generación de documentos, como cartas de oferta, contratos o reportes.
Subir un documento: suba documentos comunes para todos los empleados, como acuerdos de confidencialidad o políticas, y automatice su firma dentro del workflow.
Enviar webhook: conecte el workflow con aplicaciones o servicios externos mediante notificaciones webhook.
Activar un flujo de trabajo: inicie automáticamente otro workflow como parte del actual.
Crear un evento de calendario: programe automáticamente un evento para el empleado y los invitados seleccionados en un momento específico del workflow.
🕰️ Los workflows automáticos se ejecutan una vez al día, a las 10:00, según la zona horaria del perfil del usuario.
Añadir un evento de calendario a un workflow
Vaya a Workflows y cree un nuevo workflow o abra uno existente.
Haga clic en el icono + donde desee añadir la acción.
Seleccione Crear un evento de calendario.
Configure los detalles del evento.
Haga clic en Guardar.
Configurar el evento de calendario
Siga estos pasos para configurar la acción.
1. Introducir el título y la ubicación del evento
En el campo Título del evento, introduzca el nombre que debe aparecer en el calendario. Puede utilizar Agregar variable para insertar automáticamente información del empleado, como su nombre, departamento, puesto u otros datos disponibles.
En el campo Ubicación, puede indicar dónde tendrá lugar el evento. Por ejemplo, una dirección, una sala de reuniones o un enlace a una videoconferencia. Este campo es opcional. Déjelo vacío si el evento no tiene una ubicación específica.
2. Especificar el día del evento
En Día del evento, indique cuántos días después de la fecha de activación de la acción debe celebrarse el evento:
Introduzca 0 para programar el evento el mismo día en que se activa la acción.
Introduzca 1 para programarlo un día después.
Introduzca un número mayor para programarlo con más días de diferencia.
💡 El ajuste Día del evento se suma a la configuración establecida en Condiciones y desencadenante. Por ejemplo:
El workflow comienza el 1 de junio.
La acción está configurada para ejecutarse 7 días después del inicio del workflow.
Día del evento está establecido en 2.
El evento se programa para el 10 de junio, es decir, 9 días después del inicio del workflow.
3. Seleccionar la hora del evento
En la sección Hora del evento, indique si el evento tendrá una hora específica o seleccione Todo el día.
Para crear un evento con una hora específica, indique la Hora de inicio.
🗺️ La hora del evento se calcula según la zona horaria del organizador. Si los invitados se encuentran en otras zonas horarias, sus aplicaciones de calendario pueden mostrar el evento a una hora local diferente.
Seleccione la Duración del evento. La duración predeterminada de los eventos con una hora específica es de una hora.
En el campo Mostrar como, seleccione el estado de disponibilidad del evento:
Ocupado: bloquea el horario seleccionado en el calendario.
Libre: muestra el evento sin bloquear ese horario.
En el campo Descripción, introduzca la información adicional que deben recibir los invitados. Puede incluir el objetivo de la reunión, instrucciones de preparación, los temas que se tratarán u otros detalles útiles. También puede utilizar Agregar variable para insertar automáticamente información del empleado.
4. Seleccionar al organizador y a los invitados
En Organizador, seleccione la persona en cuyo calendario se creará el evento. De forma predeterminada, se selecciona Manager, que corresponde al manager del empleado. También puede elegir:
Empleado: el propio empleado.
Director del Gerente: el responsable del manager del empleado.
Campo de referencia del empleado: una persona indicada en un campo de referencia.
Persona específica: una persona concreta.
Si selecciona Campo de referencia del empleado, elija el campo que contiene la referencia al organizador.
Compruebe que sea posible identificar al organizador seleccionado para cada empleado incluido en el workflow.
En la sección de invitados, seleccione las personas que deben recibir una invitación. Puede utilizar Añadir invitado para incluir:
Empleado.
Manager.
Director del Gerente.
Campo de referencia del empleado.
Persona específica.
Correo electrónico externo.
Añada una dirección de correo electrónico externa si debe asistir alguien ajeno a la organización.
Revise la lista de invitados para asegurarse de que estén incluidas todas las personas necesarias.
Guardar acción.
📧 Para los empleados con el estado Contratado, la invitación se envía a la dirección de correo electrónico que el sistema utiliza para comunicarse con ellos. Según la configuración del empleado, puede ser su dirección de correo personal.
Cómo se crean las invitaciones
PeopleForce utiliza la integración de calendario del organizador para crear el evento y enviar las invitaciones.
Cuando Google Calendar u Outlook está conectado
Si la cuenta de PeopleForce del organizador está conectada a Google Calendar u Outlook:
PeopleForce crea el evento en el calendario del organizador.
Google o Microsoft envía las invitaciones a los invitados seleccionados.
Los invitados reciben la invitación a través del servicio de calendario conectado a la cuenta del organizador.
Cuando no hay ninguna integración de calendario conectada
Si ninguna de las integraciones de calendario está conectada, PeopleForce envía las invitaciones por correo electrónico:
PeopleForce crea una invitación para cada invitado.
Envía un correo electrónico a cada uno.
El correo incluye un archivo de calendario.
Los invitados pueden abrir el archivo para añadir el evento a su calendario.