Base de Conocimientos es un repositorio único de todos los conocimientos, documentos, normativas y recomendaciones de una empresa, donde los empleados pueden encontrar toda la información que necesitan para trabajar. Las bases de conocimiento serán especialmente útiles para empresas con empleados remotos, así como para empresas de rápido crecimiento. Para una mayor comodidad de almacenamiento de la información, el sistema PeopleForce dispone de una sección de Base de Conocimientos, gracias a la cual cada empleado de la empresa recibe rápidamente todas las respuestas en un solo lugar y no pierde tiempo buscándolas.
Cómo activar la Base de Conocimientos en los ajustes generales
Si no ve el campo Base de Conocimientos en el menú lateral, primero debe activarlo en la sección Ajustes generales.
Cómo añadir una categoría
Para crear una categoría, vaya a la página de la Base de Conocimientos y pulse el botón Añadir categoría en la esquina superior derecha. Al crear una categoría, introduzca un nombre y rellene una descripción. También puede elegir un icono y un color para la categoría en la página de la base de conocimientos.
💡 Sin categorías, es imposible añadir artículos.
Asignar una categoría
Puede asignar la categoría creada a un grupo específico de empleados o a un empleado, seleccionando una condición de la lista:
tipo de empleo;
posición;
departamento;
sector;
ubicación.
Cuando seleccione varias condiciones, preste atención al número total de empleados. Por ejemplo, seleccionemos 2 condiciones:
puesto " contador ";
tipo de empleo "tiempo completo".
Si selecciona el filtro "y", el sistema seleccionará solo a todos los contadores que trabajen a tiempo completo.
Y si selecciona el filtro "o", el sistema seleccionará todos los contadores más todos los empleados con el tipo de empleo "tiempo completo".
Si deja los campos en blanco, la categoría podrá ser consultada por toda la organización.
Añadir artículos
Hay dos formas de añadir artículos:
en la página de la Base de conocimientos, seleccione la categoría deseada y haga clic en el botón ''Añadir artículo;''
en la página de la Base de conocimientos, haga clic en el botón "Añadir artículo" situado en la esquina superior derecha. Cuando utilice este método para añadir un artículo, deberá seleccionar usted mismo la categoría.
2. En la ventana que se abre, rellene el campo Título, seleccione una categoría de la lista desplegable e introduzca el texto del artículo.
💡 Nuestra base de conocimientos le permite añadir vídeos, pero debe tener en cuenta el límite de tamaño de archivo de 200 MB.
3. Seleccione a quién se mostrará el artículo añadiendo una condición en la sección "A quién va dirigido". En la lista desplegable, podrá elegir una condición entre varias opciones, al igual que en la sección de categorías:
empleado;
departamento;
divisiones;
ubicaciones;
tipos de empleo;
posiciones.
Por ejemplo, si quieres que tu artículo sólo sea visible para el departamento de RRHH, seleccionamos la siguiente condición "El departamento incluye RRHH".
💡 ¡Importante! Si deja los campos en blanco, el artículo se asignará automáticamente a todos los empleados de la organización.
4. Si es necesario, puede elegir que se le notifique por correo electrónico marcando la casilla correspondiente. Los empleados designados recibirán notificaciones sobre la publicación del artículo.
Reordenación de los artículos de la base de conocimientos
La base de conocimientos incluye ahora la cómoda función de reordenación de artículos dentro de las categorías creadas. Mediante una sencilla función de arrastrar y soltar, los usuarios pueden establecer la secuencia deseada para mejorar la organización y la accesibilidad.
Derechos de edición
🔐 El administrador tiene todos los derechos para añadir y editar artículos. Si no tiene este derecho, póngase en contacto con el administrador de su cuenta.