Las novedades de esta versión giran en torno a dos nuevos e importantes formularios que permiten solicitar y hacer seguimiento de los cambios en el perfil del empleado sin esfuerzo. No más esperas, ni búsquedas por parte de los administradores: realizar cambios es mucho más sencillo con nuestros nuevos formularios de solicitud de cambios de datos del empleado y de solicitud de autoservicio.
Profundicemos en los motivos por los cuales podrías necesitar esta función, y no dejemos de lado otras actualizaciones importantes, como los campos personalizados para activos, las actualizaciones de GDPR y mucho más.
Formularios de solicitud de cambios
En la sección "Formularios", en los ajustes del sistema, ahora encontrarás dos nuevas secciones:
Solicitud de cambio de datos de empleado: Este formulario permite a los managers solicitar cambios relacionados con la información de los empleados.
Solicitud de autoservicio: Este formulario permite a los empleados solicitar cambios en sus propios perfiles en el directorio.
¿Por qué es importante? Imagina que los empleados quieren realizar cambios en sus perfiles por sí mismos. Sin embargo, podrían carecer de derechos de acceso a determinadas secciones, como ajustes salariales, contactos de emergencia, etc. Por lo general, estas solicitudes pasan por los administradores del sistema, lo que provoca retrasos y falta de transparencia.
¡Ya no será así con los nuevos formularios de solicitud de cambios! Ahora todo está automatizado. Ya no es necesario esperar a los administradores o managers: los empleados pueden solicitar cambios en la información personal o en los datos de contacto y obtener la aprobación de los managers o del departamento de RRHH fácilmente. Los managers pueden solicitar cambios en las compensaciones o en los puestos de trabajo de sus equipos.
Exploremos los detalles.
Solicitud de cambio en el perfil del empleado
Con este nuevo formulario, los responsables pueden solicitar cambios en tres aspectos de los perfiles de los empleados:
Información personal: Usa este formulario cuando necesites añadir información que los empleados no puedan introducir por sí mismos o si se requiere la aprobación de terceros.
Actualización salarial: Envía una solicitud para actualizar el salario en el perfil si has evaluado a un empleado y, tras debatirlo, has llegado a un nuevo nivel salarial pero careces de autoridad para aprobarlo.
Actualización de compensación adicional: envía una solicitud de compensación que requiera la aprobación de las autoridades de la empresa para cubrir los beneficios de los empleados y más.
Este proceso simplificado elimina la necesidad de esperar aprobaciones, proporcionando una forma transparente y eficiente para que, como manager, puedas introducir cambios en el perfil.
Solicitud de autoservicio
A través de este formulario, los empleados pueden solicitar cambios en sus propios perfiles cuando determinados campos, como por ejemplo, información personal o contactos de emergencia, necesitan ser modificados pero no tienen acceso a los mismos. El formulario permite a los empleados seguir el progreso de sus solicitudes dentro del sistema, mejorando la transparencia y automatizando los procesos dentro de la empresa.
Gestión de solicitudes de cambio para administradores
Como administrador, ya no necesitarás dispersar tu atención y dedicar tiempo a cada empleado individualmente. Ahora todo está automatizado y consolidado en un único panel de control. Puedes ver el historial de cambios fácilmente y tener una idea clara de lo que está ocurriendo en tu equipo. Ahora, ¡todo está bajo su control!
Al configurar el formulario en el sistema, es posible configurarlo para que sea dirigido a las personas responsables de la toma de decisiones relacionadas con un empleado. Puede tratarse de una o varias personas, lo que es particularmente relevante en el caso de los ajustes salariales.
En la pestaña "Yo", en la página principal del sistema, en la sección "Formularios", es posible aprobar o rechazar las solicitudes que te envíen si tienes responsabilidades de toma de decisiones. Además, desde esta pestaña, puedes supervisar el progreso de tus propias solicitudes, observando si se han tomado las decisiones.
En la sección "Formularios" de la barra lateral, los administradores también pueden gestionar los formularios enviados por la empresa.
Envía avisos a los managers o superiores para asegurarte de que tus solicitudes no sean pasadas por alto.
Ventajas principales de los nuevos formularios:
Automatización de los cambios de empleados simplificada: Es posible iniciar y hacer el seguimiento de las actualizaciones de perfil sin esfuerzo a través de nuestros formularios de solicitud de cambios, eliminando la necesidad de que el administrador intervenga constantemente.
Empoderamiento de todos los roles: Empleados, managers y administradores pueden utilizar los formularios de solicitud de cambios por igual, permitiendo que todos desempeñen un papel activo en la modificación y actualización de la información de los empleados.
Precisión y reducción de errores: Minimiza el riesgo de cometer equivocaciones en las actualizaciones de los perfiles de los empleados. Los formularios de solicitud de cambios permiten presentar datos precisos y exactos, garantizando una información actualizada y sin errores para todas las partes interesadas.
Seguimiento transparente del historial de cambios: Managers y administradores se benefician de un historial claro y detallado de los cambios realizados. Esta función mejora la visibilidad y facilita el seguimiento del progreso y el estado de cada cambio.
Flujo de aprobación estructurado para mejor control: Los administradores y managers pueden establecer un flujo de trabajo estructurado para la aprobación de cambios críticos, como los ajustes de compensaciones o los puestos de trabajo. Esto garantiza que se den los pasos correctos antes de aceptar las modificaciones, proporcionando un mejor control sobre las decisiones importantes.
⚠️ Si quieres saber qué son estos Formularios y cómo se utilizan, échale un vistazo a nuestras actualizaciones anteriores.
Campos personalizados para activos
Similar a los campos de empleados personalizados, ahora los usuarios pueden crear y gestionar varios tipos de campos para almacenar y hacer seguimiento de información adicional de los activos.
Por ejemplo, es posible hacer seguimiento de la condición de los activos y especificar si son nuevos, usados o si necesitan reparación. Además, se pueden añadir campos para el año de fabricación, fotos y costo, proporcionando una descripción detallada y personalizada de cada activo. Personaliza cualquier información sobre los activos, nuestra plataforma te brindará soporte para hacerlo.
Selecciona la ubicación para los campos personalizados
Hablando de personalización, ahora, para los campos personalizados en la plataforma, se encuentra la opción de asignar una ubicación específica. Esto significa que para cualquier campo que crees con información específica, es posible elegir la ubicación de los empleados que podrán verla.
Por ejemplo, si tienes una oficina en Brasil y estás creando campos con información destinada solo para empleados en Brasil, simplemente selecciona esa oficina del listado de ubicaciones. Esto garantiza que los datos permanezcan inaccesibles para empleados en oficinas de otros países.
Tablas personalizadas para campos de empleados
¡Pero espera, hay más! Ahora, hay tablas personalizadas disponibles. Si has estado pensando en cómo almacenar información adicional en el sistema, manteniendo el orden cronológico y garantizando su utilidad, esta función es para ti. Ahora puedes crear campos personalizados y consolidarlos en una tabla para tu comodidad. Aquí, puedes crear y completar tablas con cualquier evento o información de interés, actualizarlas y hacer seguimiento del historial de cambios.
Otras mejoras significativas
Mejoras en el cumplimiento del RGPD: proporciona el contacto del Oficial de Protección de Datos, la opción de vincular la Política de Privacidad de la empresa para el consentimiento del candidato y la posibilidad empoderadora de que los candidatos retiren su consentimiento, garantizando una mayor transparencia y cumplimiento de los principios del RGPD.
Introducción de una nueva opción de permiso: deduce los días festivos no laborables directamente del balance de permisos.
Redondeo de los días de permiso: acumula días libres completos en el balance, lo que te permitirá ver de manera más clara los días libres que tienes disponibles.
Los usuarios ahora pueden conectar sus dominios personalizados al portal de empleo para opciones de personalización mejoradas.
Ahora puedes completar tu asistencia automáticamente utilizando el autocompletado hasta la fecha actual.
El acceso a casos anónimos ahora puede restringirse a categorías específicas de empleados según los permisos asignados.
Los managers ahora pueden compartir los resultados de sus evaluaciones con sus subalternos de manera fácil y rápida, eliminando retrasos innecesarios y complicaciones.
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