Las reuniones 1:1 recurrentes en PeopleForce le ayudan a generar confianza y una comunicación transparente con sus empleados. Esta funcionalidad solo está disponible para los usuarios del módulo Perform.
Cada reunión 1:1 en PeopleForce forma parte de una relación entre el organizador y el participante. Esto se aplica tanto a las reuniones recurrentes como a las ad hoc. No se puede programar una reunión 1:1 sin una relación, por lo que configurarla siempre es el primer paso.
¿Qué son los 1:1 recurrentes?
Con las reuniones 1:1 recurrentes, los managers pueden programar reuniones periódicas con los miembros de su equipo, personalizar la frecuencia y la duración, y compartir notas fácilmente, todo dentro de PeopleForce. Estas reuniones pueden utilizarse para dar feedback sobre el trabajo, revisar salarios o hacer actualizaciones semanales o mensuales, y todas se organizan en hilos unificados llamados «Relaciones».
¿Qué es la pestaña Relaciones?
La pestaña Relaciones en Desempeño > 1:1s le da acceso rápido a todas sus relaciones 1:1. Los empleados pueden ver sus propias relaciones en la pestaña Mi, los managers pueden ver las reuniones 1:1 de su equipo en la pestaña Equipo, y los administradores o empleados con el permiso Gestione reuniones 1:1 en toda la empresa pueden ver todas las reuniones 1:1 en la pestaña Compañía. Las reuniones de cada empleado se agrupan de forma ordenada, lo que ofrece una cronología clara de las interacciones pasadas y futuras.
Filtre por empleado u organizador para acceder rápidamente a las relaciones establecidas y ver las últimas o próximas reuniones entre el organizador y el empleado en una relación específica.
Establecer las relaciones
⚠️ Todos los empleados que tengan el permiso Programe reuniones individuales con los empleados en los permisos de su rol pueden configurar relaciones.
Organizar reuniones 1:1 nunca ha sido tan sencillo. Sin embargo, antes de programar, es imprescindible establecer la relación entre el organizador y el participante. Cada par de personas solo puede tener una frecuencia de reuniones.
Los empleados pueden establecer relaciones en Desempeño > 1:1s > Relaciones > + Nuevo 1:1 o simplemente con el botón Acceso rápido > 1:1.
En la ventana emergente Programar una reunión 1 a 1, seleccione al empleado en el campo Persona y, en el campo Frecuencia, elija la frecuencia de las reuniones recurrentes según su agenda: Semanalmente o Mensualmente. A continuación, elija la Duración de la reunión. Para programar solo reuniones ad hoc, seleccione Programar manualmente (no recurrente).
Ejemplo de ocurrencia semanal.
Ejemplo de ocurrencia semanal.
Si selecciona Semanalmente, utilice el campo Ocurre cada para indicar la frecuencia de las reuniones 1:1. Por ejemplo, con el valor 1 la reunión se programará cada semana, y con el valor 2, cada dos semanas, en el día y la hora indicados.
Ejemplo de ocurrencia mensual.
Ejemplo de ocurrencia mensual.
Si selecciona Mensualmente, utilice el campo Ocurre cada para indicar la frecuencia de las reuniones 1:1. Por ejemplo, con el valor 1 y la fecha de inicio 01.03.2024 (el primer viernes del mes), la reunión se programará el primer viernes de cada mes siguiente. Con el valor 2, se programará cada dos meses el primer viernes del mes.
3. Si la integración con Google/Microsoft Calendar está activada, el sistema identificará automáticamente los horarios disponibles para el organizador y el participante. Solo tiene que seleccionar el que mejor le convenga.
4. Opcionalmente, elija una Plantilla 1:1 predeterminada. La plantilla seleccionada se aplicará a todas las reuniones 1:1 recién creadas con esta persona. Puede previsualizar o editar la plantilla después de programar la reunión.
Una vez establecida la relación, si intenta configurarla de nuevo, el sistema le avisará en la ventana emergente con el mensaje La relación ya existe. Desde ahí, puede ir a la próxima reunión o hacer clic en Programar una reunión para crear una reunión ad hoc.
Los empleados pueden programar reuniones ad hoc fuera del calendario recurrente. Por ejemplo, si un empleado necesita reunirse con su manager la próxima semana para tratar un asunto importante. Puede leer más sobre ello en este artículo.
Editar la relación 1:1
Para cambiar la frecuencia u otros ajustes de la reunión 1:1, vaya a la relación que desea editar. Abra el menú de tres puntos junto a Ocultar elementos privados, seleccione Editar relación y realice los cambios necesarios en la ventana emergente.
Para eliminar la relación junto con todas sus reuniones, seleccione Eliminar relación en el mismo menú.
⚠️ Tenga en cuenta que solo los organizadores, los administradores y los empleados con el permiso Gestione reuniones 1:1 en toda la empresa pueden editar la relación.
Reprogramación de la reunión periódica
Tanto el organizador como el participante pueden reprogramar una reunión recurrente. Para ello, vaya a Desempeño > 1:1s > Mi y seleccione la reunión que desea reprogramar. Después, en el menú de tres puntos de la reunión (junto a Compartir), elija Editar y realice los cambios necesarios.
⚠️ Recuerde que esta acción solo reprogramará la reunión seleccionada; todas las demás reuniones recurrentes seguirán las condiciones definidas al configurar la frecuencia en la relación.
Notas compartidas y privadas
Tanto el organizador como el participante pueden crear notas compartidas, visibles para ambos.
Las notas privadas solo puede crearlas el organizador y solo son visibles para quien las crea. Para ocultar los elementos privados, por ejemplo, al compartir pantalla o imprimir, active Ocultar elementos privados.
Cómodo acceso a reuniones pasadas y futuras
Tanto el organizador como el participante pueden acceder a las reuniones pasadas y futuras con las flechas junto a la fecha de la reunión o haciendo clic en el icono del historial para abrir la barra lateral Reuniones. Así pueden revisar los detalles y las notas de cada reunión.
Integración de calendarios para reuniones 1:1
Si la integración con Google/Microsoft Calendar está activada, el sistema identificará automáticamente los horarios disponibles para el organizador y el participante al programar reuniones. Solo tiene que seleccionar la opción que mejor le convenga.
Además, tenga en cuenta que la sincronización con Google y Microsoft Calendar es unidireccional. Si se modifica una reunión en Microsoft/Google Calendar, los cambios no se reflejarán en PeopleForce. En cambio, si se modifican reuniones 1:1 en PeopleForce, se actualizarán en Microsoft/Google Calendar en un minuto.
FAQ
¿Se pueden editar la relación y la frecuencia de las reuniones 1:1?
Sí, es posible editar la relación y cambiar la frecuencia de las reuniones 1:1. Solo los organizadores, los administradores y los empleados con el permiso Gestione reuniones 1:1 en toda la empresa pueden editar la relación.
¿Qué ocurre si se cancela una reunión 1:1?
La reunión cancelada aparecerá como cancelada en el sistema.
¿Quién puede cancelar las reuniones?
La reunión la pueden cancelar el organizador, los administradores y los empleados con el permiso Gestione reuniones 1:1 en toda la empresa. Para cancelarla, vaya a la reunión y seleccione Cancelar reunión en el menú de tres puntos.
¿Se puede eliminar una reunión 1:1?
Sí, el organizador, los administradores y los empleados con el permiso Gestione reuniones 1:1 en toda la empresa pueden eliminar una reunión con la opción Eliminar reunión. Sin embargo, la reunión se eliminará por completo de todas las listas.
¿Cómo se accede a las reuniones pasadas?
En la barra lateral Reuniones, que se abre al hacer clic en el icono del historial en la página de la reunión.
¿Se pueden ver las próximas reuniones 1:1 recurrentes?
Sí, solo es visible la próxima reunión programada.
¿Quién puede configurar las relaciones?
Todos los empleados con el permiso Programe reuniones individuales con los empleados.