Una gestión eficaz de los documentos es esencial para mantener el orden. En esta guía, exploraremos diversos aspectos de la gestión de documentos, como la creación de carpetas, la organización de documentos y la garantía de un acceso y unos permisos adecuados. ¡Empecemos!
Crear carpetas y subcarpetas
Las carpetas de documentos te ayudan a mantener los archivos de los empleados organizados y fáciles de encontrar. Piensa en ellas como contenedores de documentos, por ejemplo: contratos, certificados, documentos legales, nóminas o cualquier documentación interna de RR. HH. Una estructura de carpetas clara hace que el trabajo diario sea más rápido (menos tiempo buscando), mantiene la documentación uniforme en toda la empresa y resulta especialmente útil cuando tu biblioteca crece y varias personas gestionan documentos.
Puedes crear tanto carpetas de nivel superior como subcarpetas (una carpeta dentro de otra). Las subcarpetas te permiten crear una jerarquía más detallada; por ejemplo, mantener todo bajo Contratos, pero separarlo en Contratos laborales, Contratistas y Prácticas.
Para crear una carpeta o subcarpeta:
Ve a Configuración → Documentos.
Haz clic en + Añadir.
En la ventana Nueva carpeta de documentos, completa los detalles de la carpeta:
Nombre: introduce el nombre de la carpeta.
Descripción (opcional): añade una nota breve que explique qué debe almacenarse aquí.
Carpeta principal: déjalo vacío para crear una carpeta de nivel superior, o selecciona una carpeta existente para crear una subcarpeta.
Si es necesario, configura la coincidencia automática de documentos:
Activa los campos de coincidencia automática de documentos.
Elige qué campos se usarán para la coincidencia (por ejemplo, Correo electrónico, Nombre).
Guarda la carpeta.
✏️ Consejo: Empieza con carpetas principales amplias y añade subcarpetas solo cuando necesites más estructura. Así la biblioteca se mantiene limpia y fácil de explorar.