Una gestión eficaz de los documentos es esencial para mantener el orden. En esta guía, exploraremos diversos aspectos de la gestión de documentos, como la creación de carpetas, la organización de documentos y la garantía de un acceso y unos permisos adecuados. ¡Empecemos!
Crear carpetas y subcarpetas
Las carpetas de documentos te ayudan a mantener los archivos de los empleados organizados y fáciles de encontrar. Piensa en ellas como contenedores de documentos, por ejemplo: contratos, certificados, documentos legales, nóminas o cualquier documentación interna de RR. HH. Una estructura de carpetas clara hace que el trabajo diario sea más rápido (menos tiempo buscando), mantiene la documentación uniforme en toda la empresa y resulta especialmente útil cuando tu biblioteca crece y varias personas gestionan documentos.
Puedes crear tanto carpetas de nivel superior como subcarpetas (una carpeta dentro de otra). Las subcarpetas te permiten crear una jerarquía más detallada; por ejemplo, mantener todo bajo Contratos, pero separarlo en Contratos laborales, Contratistas y Prácticas.
Para crear una carpeta o subcarpeta:
Ve a Configuración → Documentos.
Haz clic en + Añadir.
En la ventana Nueva carpeta de documentos, completa los detalles de la carpeta:
Nombre: introduce el nombre de la carpeta.
Descripción (opcional): añade una nota breve que explique qué debe almacenarse aquí.
Carpeta principal: déjalo vacío para crear una carpeta de nivel superior, o selecciona una carpeta existente para crear una subcarpeta.
Si es necesario, configura la coincidencia automática de documentos:
Activa los campos de coincidencia automática de documentos.
Elige qué campos se usarán para la coincidencia (por ejemplo, Correo electrónico, Nombre).
Guarda la carpeta.
✏️ Consejo: Empieza con carpetas principales amplias y añade subcarpetas solo cuando necesites más estructura. Así la biblioteca se mantiene limpia y fácil de explorar.
Creación de plantillas de documentos
Puedes crear plantillas de los documentos necesarios en Ajustes usando campos que se completan automáticamente desde la ficha del empleado, como su nombre, puesto o fecha de contratación. Los marcadores de posición te permiten generar documentos con información actualizada de la ficha del empleado. Para generar el documento de plantilla que necesitas, ve a Ajustes > Documentos > Plantillas.
En la página que se abre, haz clic en el botón Agregar para subir la plantilla del documento ya preparada en formato .docx. Después aparecerá una ventana emergente en la que debes completar los campos Nombre y Descripción.
En el campo Plantilla, sube el documento requerido en formato .docx y luego guarda los datos ingresados.
La plantilla del documento que subiste, con una lista completa de las variables disponibles, se verá así:
📌 Después de subir el archivo al sistema, no podrás editarlo en línea. Si necesitas hacer cambios, edita el documento en tu computadora y luego vuelve a subirlo al sistema.
Subir o generar documentos
Una vez creadas las carpetas, ve al perfil del empleado.
En la pestaña Documentos, haz clic en el botón +Nuevo.
Selecciona Subir o Generar desde plantilla.
Elige una carpeta y selecciona el archivo o la plantilla del documento en el menú desplegable.
Gestión de documentos
Los administradores o los empleados con permisos de gestión de documentos pueden agregar o descargar documentos en la pestaña Documentos.
Usa filtros por carpeta o empleado para una búsqueda y organización más rápida.
Generación de archivos mediante Workflows
Los archivos se pueden generar manualmente desde la pestaña de documentos del empleado o cuando sea necesario mediante Workflows. Para generar un archivo como una acción en tu flujo de trabajo, en la página de edición del workflow crea una acción para generar un documento.
Para este tipo de acción, solo debes introducir el nombre y elegir la plantilla del documento y una carpeta de documentos en el menú desplegable.
Workflows también ayudan a generar archivos de forma masiva para muchos empleados con sus datos, como nóminas, contratos, NDA u otros archivos. Subir un archivo te permite mantener una mejor estructura, usando los estilos de tu empresa o logotipos y otras imágenes.
Acceso y permisos
En Ajustes > Roles y permisos > Gente, define los permisos de acceso para garantizar que solo los roles autorizados puedan ver o editar documentos.
En Empresa > HR, concede acceso para gestionar documentos dentro de la organización a equipos o personas según sus roles y responsabilidades.
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Cómo eliminar el documento?
Los administradores o los empleados con permisos de gestión de documentos pueden eliminar el documento en el perfil del empleado. En la pestaña Documentos, busca el documento que quieres eliminar, haz clic en el icono de tres puntos y elimínalo.