El control de asistencia es el proceso de registrar y controlar con precisión las horas que los empleados trabajan en una empresa. Esto incluye el seguimiento de las horas entre que un empleado entra y sale del lugar de trabajo, cualquier hora extra trabajada y cualquier tiempo no realizado debido a ausencias u otras razones. Mantener registros de asistencia precisos es esencial para el correcto procesamiento de las nóminas y el cumplimiento de las leyes y normativas laborales.
En nuestra plataforma de RR.HH., puede realizar un seguimiento de las horas de trabajo y las horas extraordinarias de los empleados y gestionar las políticas de asistencia.
El primer paso hacia una gestión coherente de la asistencia es crear una política de asistencia y asignarla a un lugar específico. A continuación, esta política se aplicará automáticamente a todos los empleados añadidos o trasladados entre ubicaciones.
Crear y asignar políticas de asistencia a una ubicación concreta
El primer paso hacia una gestión de la asistencia consistente es crear una política de asistencia y asignarla a una ubicación específica. Esta política se aplicará automáticamente a todos los empleados agregados o trasladados a dicha ubicación. Siga estos pasos para crear una política de asistencia y asignarla a una ubicación específica:
Para crear una política de asistencia, vaya a la sección “Ajustes”, en el menú lateral izquierdo.
Busque y seleccione "Políticas de asistencia" en la sección PeopleTime.
En la sección Políticas de asistencia, haga clic en el botón ''Nueva política''.
Asigne a la política un nombre que refleje su propósito o ubicación.
Habilitar el seguimiento de descansos
Puede habilitar el seguimiento de descansos para su equipo con un simple clic. Esta función le permite realizar un seguimiento preciso y gestionar los descansos de los empleados, lo que garantiza el cumplimiento de la normativa laboral. Para habilitar el seguimiento de descansos, siga estos pasos:
Elija la política que desea configurar para el seguimiento de descansos o cree una nueva si lo necesita.
En la sección de configuración de la política, busque la opción "Descansos habilitados" y marque la casilla para habilitar esta función.
Haga clic en el botón "Guardar" para guardar las modificaciones realizadas.
Además, puede limitar la duración de las descansos diarios estableciendo un tiempo máximo de descanso para cada día. Las políticas ofrecen opciones flexibles de duración de las descansos, incluyendo 30 minutos, 1 hora, 1,5 horas o 2 horas. Esta opción está disponible pero no es obligatoria.
Habilitar autocompletar entradas
Habilite el autocompletado para sus empleados marcando una casilla. Esta útil función permite a los empleados rellenar automáticamente las horas trabajadas en las fechas anteriores del mes.
Active la población automática de horas de descanso para cada día laborable de la semana marcando la casill El autocompletado se rompe. Las personas asignadas a esta política tendrán la opción de utilizar la función de rellenado automático para sus horas de descanso.
Si se olvidan de registrar sus horas, ¡no se preocupen! Sólo tienen que hacer clic en el botón Autocompletar de la pestaña Mi asistencia, elegir las horas de trabajo y descanso y pulsar Aplicar. Esto rellenará todas las fechas pasadas, pero las futuras no se rellenarán.
Asignar política a la ubicación
Elija la ubicación a la que se aplicará esta política entre las opciones disponibles. Por ejemplo, si selecciona Polonia como ubicación, esta política se aplicará automáticamente a todos los empleados que tengan Polonia como ubicación en sus perfiles.
Excluir empleados de la póliza
Si necesita excluir a ciertos empleados de una política, puede añadir una condición para asegurarse de que estos empleados no están sujetos a las reglas de la política. A continuación se explica cómo hacerlo:
Vaya a la configuración de la política y añada una condición específica para excluir al empleado de la aplicación de esta política.
Identifique a los empleados que deben excluirse en función de criterios como el departamento, la función o los nombres individuales.
Al añadir condiciones de exclusión, puede personalizar la aplicación de la política para adaptarla a las necesidades únicas de su empresa, garantizando flexibilidad y precisión en la aplicación de la política.
Permisos para gestionar la asistencia
En la sección Roles y permisos, en Editar rol/Nuevo rol → Empresa → Time, hay una casilla de verificación con la etiqueta Gestionar asistencia. Los usuarios con acceso al permiso Gestionar asistencia:
Tienen acceso a la pestaña Asistencia.
Pueden realizar un seguimiento de la asistencia de cualquier empleado de la empresa.
Pueden avisar a los empleados para que envíen su hoja de horas.
Exportar los informes sobre las horas trabajadas en formato Excel y .csv.
