Integracja Greenhouse z PeopleForce pomaga zespołom HR i rekruterom zaoszczędzić dużo czasu, automatyzując przesyłanie danych kandydatów między platformami.
Główne zalety integracji:
Oszczędność czasu dzięki wyeliminowaniu ręcznego wprowadzania danych.
Zmniejszenie liczby błędów dzięki automatycznej synchronizacji danych osobowych.
Lepsza widoczność nowych zatrudnień dzięki ATS Inbox, gdzie kandydaci są sortowani według daty rozpoczęcia pracy - pomaga to HR w priorytetyzacji procesu adaptacji.
Krok 1: Rozpoczęcie integracji
Przejdź do ustawień integracji z Greenhouse w PeopleForce. Kliknij przycisk Zainstaluj, aby wygenerować:
URL webhooka do odbierania zdarzeń z Greenhouse;
Klucz tajny.
Te dane zostaną użyte później w Greenhouse do konfiguracji webhooków.
Krok 2: Konfiguracja powiadomień o kandydatach
W sekcji Powiadomienia w ustawieniach integracji:
Wybierz pracowników, którzy mają otrzymywać powiadomienia o nowych kandydatach.
Możesz zarządzać listą w sekcji Role i uprawnienia przez:
Rola → Ogólne → Ludzie → Zezwól na dostęp do katalogu pracowników → Zarządzaj ATS Inbox.
Domyślnie na liście znajdują się wszyscy użytkownicy z prawami administratora. Tylko wybrani użytkownicy będą otrzymywać powiadomienia, aby ukończyć proces zatrudniania w PeopleForce.
Krok 3: Mapowanie pól systemowych
Integracja wspiera mapowanie pól między Greenhouse a PeopleForce:
Pola systemowe, takie jak imię i nazwisko, są mapowane domyślnie. Możesz zmapować dodatkowe pola systemowe, aby przesyłać do PeopleForce wszystkie niezbędne informacje.
Krok 4: Mapowanie pól niestandardowych
Aby zmapować pole niestandardowe, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do Greenhouse → Ustawienia → Opcje niestandardowe.
Wybierz jedną z encji z listy:
Oferta (Offer)
Aplikacja (Application)
Kandydat (Candidate)
Stanowisko (Job) itd.
Znajdź pole, które chcesz zmapować. Na przykład, aby zmapować datę rozpoczęcia pracy pracownika:
Otwórz stronę Ofert (Offers).
Kliknij pole Data rozpoczęcia (Start day).
Przewiń w dół i skopiuj klucz pola (Field key).
W PeopleForce:
Dodaj pole niestandardowe w formacie:
entity/custom field/field_key/value
Przykład: offer/custom field/start_date/valueZmapuj to pole do odpowiadającego pola w PeopleForce.
Krok 5: Podaj URL firmy w Greenhouse
Aby zapewnić poprawne linki do profili kandydatów, należy wpisać URL swojej firmy w Greenhouse (zwykle jest to nazwa firmy w domenie Greenhouse).
Po konfiguracji będzie można przechodzić z PeopleForce bezpośrednio do konta Greenhouse jednym kliknięciem.
Krok 6: Zakończ konfigurację w Greenhouse
Po wstępnej konfiguracji w PeopleForce przejdź w Greenhouse do sekcji Settings → Dev Center, aby sfinalizować integrację. Należy skonfigurować dwa webhooki:
Dla zdarzenia „Kandydat został zatrudniony”
Dla zdarzenia „Kandydat został zwolniony”
Każdy webhook wymaga:
Unikalnego Endpoint URL — PeopleForce
Wcześniej wygenerowanego klucza tajnego
Zaleca się również podanie adresu e-mail do otrzymywania powiadomień o błędach w przypadku awarii webhooka.
Krok 7: Obsługa dokumentów
Integracja obsługuje automatyczną synchronizację dokumentów kandydatów z Greenhouse do folderów PeopleForce. Aby ją włączyć, wybierz konkretne foldery, w których mają być zapisywane poszczególne typy dokumentów. Jeśli folder nie zostanie wybrany — dokumenty nie będą synchronizowane.
Dokumenty, które mogą być przesyłane:
CV (życiorys)
List motywacyjny
List z ofertą pracy
Pakiety ofert (np. bonusy lub dodatkowe warunki) itd.
Krok 8: Proces zatrudniania w Greenhouse
Gdy kandydat zostaje oznaczony jako „Zatrudniony” w Greenhouse, jego dane są automatycznie przesyłane do PeopleForce. Obejmuje to zmapowane pola systemowe i niestandardowe oraz odpowiednie dokumenty. Kandydat pojawia się w zakładce Ludzie → ATS Inbox w PeopleForce, gotowy do onboardingu.
⏱️ Synchronizacja zwykle odbywa się w ciągu kilku minut od wyzwolenia zdarzenia w Greenhouse.
Jeśli trzeba zmienić ofertę po oznaczeniu kandydata jako zatrudnionego, użyj funkcji „Unhire” w Greenhouse.
Automatycznie usuwa to kandydata z PeopleForce, zapewniając dokładność danych i zapobiegając przetwarzaniu nieaktualnych lub błędnych ofert.
Krok 9: Dane kandydatów w PeopleForce
W PeopleForce zakładka ATS Inbox jest dostępna tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Wyświetla ona wszystkie zsynchronizowane dane kandydatów, w tym CV i dokumenty ofertowe.
Krok 10: Zatrudnij kandydata w PeopleForce
Aby zakończyć proces, wypełnij formularz zatrudnienia w PeopleForce, aby dodać kandydata jako pracownika:
Przejdź do ATS Inbox i znajdź kandydata.
Kliknij przycisk Zatrudnij (Hire).
Wypełnij wszystkie wymagane pola w formularzu zatrudnienia, aby utworzyć profil.
Proces ten jest taki sam jak standardowe tworzenie pracownika. Po utworzeniu profilu możesz ręcznie uzupełnić lub zaktualizować dodatkowe informacje w razie potrzeby.
Przeniesienia pracowników zatrudnionych wewnętrznie w integracji Greenhouse
Wprowadziliśmy ważną aktualizację integracji Greenhouse, która rozszerza sposób obsługi pracowników zatrudnionych wewnętrznie w PeopleForce.
Wcześniej integracja obsługiwała przepływ, w którym kandydaci zatrudnieni w Greenhouse byli importowani do PeopleForce i przetwarzani w ramach przepływu nowych pracowników. Za pomocą formularza nowych pracowników kandydaci ci mogli zostać przeniesieni do pełnych profili pracowników w PeopleForce.
Wraz z ostatnią aktualizacją obsługujemy teraz transfery pracowników wewnętrznych. Ta aktualizacja obejmuje scenariusze, w których obecny pracownik przechodzi z jednego stanowiska na inne w ramach firmy — na przykład gdy projektant przechodzi na stanowisko związane z kontrolą jakości. W Greenhouse sytuacja ta jest często obsługiwana w sposób podobny do zatrudnienia zewnętrznego: pracownik przechodzi proces rekrutacji, otrzymuje ofertę i jest oznaczany jako zatrudniony na nowym stanowisku.
Jak działa zaktualizowany przepływ
Kiedy kandydat wewnętrzny zostaje zatrudniony w Greenhouse, jest on importowany do PeopleForce w zwykły sposób.
Zdarzenia te pojawiają się teraz w skrzynce odbiorczej ATS w People.
Jeśli system wykryje, że zatrudniona osoba istnieje już jako aktywny pracownik w PeopleForce, uznaje to za przeniesienie wewnętrzne.
Zamiast wyświetlać przepływ „Nowy pracownik”, PeopleForce wyświetla formularze wniosków o zmianę danych osobowych dla tego pracownika.
Korzystanie z formularzy wniosków o zmianę danych osób
Po kliknięciu akcji aktualizacji wyświetli się wstępnie skonfigurowana lista formularzy wniosków o zmianę danych osób.
Po wybraniu konkretnego formularza PeopleForce automatycznie dopasowuje i wstępnie wypełnia dane otrzymane z Greenhouse, o ile:
Dane istnieją w Greenhouse oraz
Pola zostały wstępnie zmapowane w ustawieniach formularza.
Pozwala to na automatyczne przeniesienie jak największej ilości informacji, ograniczając ręczne wprowadzanie danych.
Finalizacja transferu
Wszelkie brakujące lub dodatkowe informacje można sprawdzić i uzupełnić bezpośrednio w formularzu.
Po przesłaniu formularza, jeśli wymagane jest zatwierdzenie, przechodzi on przez skonfigurowany proces zatwierdzania.
Po zatwierdzeniu profil pracownika jest aktualizowany o nową rolę, stanowisko lub powiązane szczegóły.