Przejdź do głównej zawartości

Integracja z Greenhouse ATS

Zaktualizowano dzisiaj

Integracja Greenhouse z PeopleForce pomaga zespołom HR i rekruterom zaoszczędzić dużo czasu, automatyzując przesyłanie danych kandydatów między platformami.

Główne zalety integracji:

  • Oszczędność czasu dzięki wyeliminowaniu ręcznego wprowadzania danych.

  • Zmniejszenie liczby błędów dzięki automatycznej synchronizacji danych osobowych.

  • Lepsza widoczność nowych zatrudnień dzięki ATS Inbox, gdzie kandydaci są sortowani według daty rozpoczęcia pracy — pomaga to HR w priorytetyzacji procesu adaptacji.


Krok 1: Rozpoczęcie integracji


Przejdź do ustawień integracji z Greenhouse w PeopleForce. Kliknij przycisk Zainstaluj, aby wygenerować:

  • URL webhooka do odbierania zdarzeń z Greenhouse;

  • Klucz tajny.

Te dane zostaną użyte później w Greenhouse do konfiguracji webhooków.


Krok 2: Konfiguracja powiadomień o kandydatach


W sekcji Powiadomienia w ustawieniach integracji:

  • Wybierz pracowników, którzy mają otrzymywać powiadomienia o nowych kandydatach.

  • Możesz zarządzać listą w sekcji Role i uprawnienia przez:
    Rola → Ogólne → Ludzie → Zezwól na dostęp do katalogu pracowników → Zarządzaj ATS Inbox.

Domyślnie na liście znajdują się wszyscy użytkownicy z prawami administratora. Tylko wybrani użytkownicy będą otrzymywać powiadomienia, aby ukończyć proces zatrudniania w PeopleForce.


Krok 3: Mapowanie pól systemowych


Integracja wspiera mapowanie pól między Greenhouse a PeopleForce:

Pola systemowe, takie jak imię i nazwisko, są mapowane domyślnie. Możesz zmapować dodatkowe pola systemowe, aby przesyłać do PeopleForce wszystkie niezbędne informacje.


Krok 4: Mapowanie pól niestandardowych

Aby zmapować pole niestandardowe, wykonaj następujące kroki:

  1. Przejdź do Greenhouse → Ustawienia → Opcje niestandardowe.

  2. Wybierz jedną z encji z listy:

    • Oferta (Offer)

    • Aplikacja (Application)

    • Kandydat (Candidate)

    • Stanowisko (Job) itd.

  3. Znajdź pole, które chcesz zmapować. Na przykład, aby zmapować datę rozpoczęcia pracy pracownika:

    • Otwórz stronę Ofert (Offers).

    • Kliknij pole Data rozpoczęcia (Start day).

    • Przewiń w dół i skopiuj klucz pola (Field key).

  4. W PeopleForce:

    • Dodaj pole niestandardowe w formacie:
      entity/custom field/field_key/value
      Przykład: offer/custom field/start_date/value

    • Zmapuj to pole do odpowiadającego pola w PeopleForce.


Krok 5: Podaj URL firmy w Greenhouse


Aby zapewnić poprawne linki do profili kandydatów, należy wpisać URL swojej firmy w Greenhouse (zwykle jest to nazwa firmy w domenie Greenhouse).

Po konfiguracji będzie można przechodzić z PeopleForce bezpośrednio do konta Greenhouse jednym kliknięciem.


Krok 6: Zakończ konfigurację w Greenhouse


Po wstępnej konfiguracji w PeopleForce przejdź w Greenhouse do sekcji Settings → Dev Center, aby sfinalizować integrację. Należy skonfigurować dwa webhooki:

  • Dla zdarzenia „Kandydat został zatrudniony”

  • Dla zdarzenia „Kandydat został zwolniony”

Każdy webhook wymaga:

  • Unikalnego Endpoint URL — PeopleForce

  • Wcześniej wygenerowanego klucza tajnego

Zaleca się również podanie adresu e-mail do otrzymywania powiadomień o błędach w przypadku awarii webhooka.


Krok 7: Obsługa dokumentów


Integracja obsługuje automatyczną synchronizację dokumentów kandydatów z Greenhouse do folderów PeopleForce. Aby ją włączyć, wybierz konkretne foldery, w których mają być zapisywane poszczególne typy dokumentów. Jeśli folder nie zostanie wybrany — dokumenty nie będą synchronizowane.

Dokumenty, które mogą być przesyłane:

  • CV (życiorys)

  • List motywacyjny

  • List z ofertą pracy

  • Pakiety ofert (np. bonusy lub dodatkowe warunki) itd.


Krok 8: Proces zatrudniania w Greenhouse


Gdy kandydat zostaje oznaczony jako „Zatrudniony” w Greenhouse, jego dane są automatycznie przesyłane do PeopleForce. Obejmuje to zmapowane pola systemowe i niestandardowe oraz odpowiednie dokumenty. Kandydat pojawia się w zakładce Ludzie → ATS Inbox w PeopleForce, gotowy do onboardingu.

⏱️ Synchronizacja zwykle odbywa się w ciągu kilku minut od wyzwolenia zdarzenia w Greenhouse.

Jeśli trzeba zmienić ofertę po oznaczeniu kandydata jako zatrudnionego, użyj funkcji „Unhire” w Greenhouse.

Automatycznie usuwa to kandydata z PeopleForce, zapewniając dokładność danych i zapobiegając przetwarzaniu nieaktualnych lub błędnych ofert.


Krok 9: Dane kandydatów w PeopleForce


W PeopleForce zakładka ATS Inbox jest dostępna tylko dla użytkowników z odpowiednimi uprawnieniami. Wyświetla ona wszystkie zsynchronizowane dane kandydatów, w tym CV i dokumenty ofertowe.


Krok 10: Zatrudnij kandydata w PeopleForce


Aby zakończyć proces, wypełnij formularz zatrudnienia w PeopleForce, aby dodać kandydata jako pracownika:

  • Przejdź do ATS Inbox i znajdź kandydata.

  • Kliknij przycisk Zatrudnij (Hire).

  • Wypełnij wszystkie wymagane pola w formularzu zatrudnienia, aby utworzyć profil.

Proces ten jest taki sam jak standardowe tworzenie pracownika. Po utworzeniu profilu możesz ręcznie uzupełnić lub zaktualizować dodatkowe informacje w razie potrzeby.


Sprawdzanie duplikatów wśród zatrudnionych kandydatów


Gdy kandydat zostaje oznaczony jako „Zatrudniony” w Greenhouse, PeopleForce sprawdza, czy w systemie nie istnieje już profil z tym samym adresem e-mail, numerem telefonu lub imieniem i nazwiskiem wśród zatrudnionych pracowników.

Jeśli znajdzie dopasowanie, system wyświetla ostrzeżenie „Możliwy istniejący pracownik”, umożliwiając przegląd istniejącego profilu i zapobiegając duplikacji danych.

Ta kontrola jest szczególnie przydatna, gdy osoba wraca do firmy, na przykład jeśli wcześniej pracowała jako Junior Developer, a teraz wraca na stanowisko Software Architect.

To tylko ostrzeżenie — nadal możesz kontynuować tworzenie pracownika w systemie.

Czy to odpowiedziało na twoje pytanie?