Integracja Ashby pomaga usprawnić proces rekrutacji, automatycznie przenosząc kandydatów oznaczonych jako zatrudnieni z Ashby do PeopleForce. Gdy kandydat zostanie oznaczony w Ashby jako hired (zatrudniony), PeopleForce tworzy jego profil z uzupełnionymi danymi (np. informacjami o stanowisku i ofercie), dzięki czemu nie musisz ręcznie wprowadzać danych ponownie.
Opcjonalnie możesz również zsynchronizować dokumenty i załączniki kandydata, dodając klucz API Ashby.
Zanim zaczniesz
Upewnij się, że masz:
Dostęp do zakładki Ustawienia → Integracje w PeopleForce (aby zainstalować i skonfigurować integrację).
Uprawnienia administratora w Ashby (aby tworzyć i zarządzać webhookami oraz kluczami API).
Krok 1. Instalacja integracji Ashby w PeopleForce
Przejdź do zakładki Ustawienia → Ogólne → Integracje.
Przewiń do sekcji ATS i otwórz Ashby.
Kliknij Zainstaluj.
Po instalacji zobaczysz sekcję Konfiguracja z wartościami URL oraz Token. Skopiuj adres URL i token do ustawień webhooka Ashby – będą potrzebne podczas tworzenia webhooka w Ashby.
Krok 2. Tworzenie webhooków w Ashby
W Ashby przejdź do sekcji Admin → Integrations → Webhooks.
Kliknij + New.
W polu Webhook Type wybierz Candidate Hired.
Wklej wartości skopiowane z PeopleForce z kroku 1 tej instrukcji, czyli:
Request URL → wklej URL z PeopleForce;
Secret Token → wklej Token z PeopleForce.
Kliknij Add, aby zapisać webhook.
Od tego momentu, za każdym razem, gdy kandydat zostanie oznaczony w Ashby jako zatrudniony, Ashby wyśle zdarzenie webhook do PeopleForce.
Krok 3. Konfiguracja powiadomień PeopleForce
Przejdź do zakładki Ustawienia → Integracje → Ashby, otwórz kartę Powiadomienia i wybierz użytkowników, którzy powinni zostać powiadomieni o zakończeniu procesu rekrutacji w PeopleForce.
📥 Ważne! Jeśli wybierasz użytkowników, muszą mieć oni w roli włączone uprawnienia do zarządzania skrzynką odbiorczą ATS.
Aby je włączyć:
Otwórz rolę przypisaną do użytkownika w Ustawienia → Grupy uprawnień.
Przejdź do Organizacja → Ogólne.
Przewiń w dół i włącz opcję Zarządzanie skrzynką odbiorczą ATS.
W przeciwnym razie wybrane osoby nie będą miały dostępu do skrzynki ATS i nie będą mogły kontynuować procesu zatrudniania.
Krok 4. Mapowanie danych z Ashby do pól PeopleForce
Użyj opcji Mapowanie danych, aby określić, jakie informacje PeopleForce ma pobierać z Ashby oraz gdzie mają być zapisywane.
Pola systemowe
W sekcji Pola systemowe zmapuj standardowe pola Ashby na odpowiadające im pola w PeopleForce. Kliknij + Dodaj pole, aby dodać kolejne mapowania.
Pola niestandardowe
Sekcja Pola niestandardowe umożliwia mapowanie danych, które nie znajdują się na liście standardowych pól.
W Ashby przejdź do Admin → Organization Setup → Custom Fields.
Otwórz pole niestandardowe, które chcesz zmapować, a następnie skopiuj jego ID z adresu URL (część po ostatnim znaku /).
W PeopleForce wklej to ID w lewe pole wejściowe w sekcji Pola niestandardowe.
W prawym menu rozwijanym wybierz pole PeopleForce, w którym wartość ma zostać zapisana.
Użyj + Dodaj pole, aby zmapować wiele pól niestandardowych.
Przewiń na dół i kliknij Zapisz.
Krok 5. Włączanie synchronizacji dokumentów i załączników (opcjonalnie)
Aby zsynchronizować dokumenty kandydatów z Ashby, musisz dodać klucz API Ashby w ustawieniach integracji.
Tworzenie klucza API w Ashby
Przejdź do Admin → Integrations → API Keys.
Kliknij New i nadaj kluczowi nazwę.
W kroku API Scopes włącz uprawnienia Read dla opcji Candidates oraz API Keys.
Zakończ tworzenie, skopiuj klucz API i przechowuj go w bezpiecznym miejscu.
📌 Ważne! Masz tylko jedną możliwość skopiowania klucza!
Dodawanie klucza API w PeopleForce
W PeopleForce wróć do zakładki Ustawienia → Integracje → Ashby.
W sekcji Dokumenty wklej klucz API w polu Wprowadź swój klucz API.
Wybierz folder dokumentów, w którym PeopleForce ma zapisywać zsynchronizowane dokumenty kandydatów.
Kliknij Zapisz.