Podmiot prawny w PeopleForce to zarejestrowana firma, w której Twoi użytkownicy są formalnie zatrudnieni. Jeśli Twoja organizacja ma kilka firm, na przykład po jednej w każdym kraju, możesz dodać każdą z nich, przypisywać do niej osoby, filtrować i tworzyć raporty według niej, a także podpisywać dokumenty w jej imieniu.
Gdzie zarządzać podmiotami prawnymi
Przejdź do Ustawienia → Ogólne → Podmioty prawne. Na stronie znajduje się tabela z kolumnami Nazwa, Kraj, Numer rejestracyjny i Osoby. Domyślny podmiot jest zawsze wyświetlany jako pierwszy, a pozostałe są uporządkowane alfabetycznie. Użyj pola wyszukiwania, aby znaleźć podmiot po nazwie, lub przefiltruj listę według Kraju.
Aby zobaczyć, kto należy do podmiotu, kliknij jego wiersz. Panel Osoby w tym podmiocie pokazuje obecnych użytkowników wraz z ich rolami (oraz kolumnę z datą rozpoczęcia pracy, jeśli masz dostęp do dat zatrudnienia). Możesz wyszukiwać po imieniu i nazwisku, a kliknięcie osoby otwiera jej profil w nowej karcie.
Utwórz podmiot prawny
Przejdź do Ustawienia → Ogólne → Podmioty prawne i kliknij Nowy podmiot prawny.
Na kroku Ogólne, w sekcji Dane organizacji, wpisz nazwę i wybierz kraj.
Wpisz numer rejestracyjny. Nazwa pola zależy od kraju: NIP lub Numer rejestracyjny organizacji.
Jeśli pojawi się pole Miasto, wpisz miasto rejestracji.
Przejdź do kroku konfiguracja podpisu elektronicznego i skonfiguruj pieczęć oraz sygnatariuszy (patrz następna sekcja).
Kliknij Utwórz podmiot prawny.
Jeśli w polu jest błąd, kreator otwiera krok, który je zawiera. Na przykład ukraiński numer, który nie ma 8 cyfr, wyświetla błąd „musi zawierać 8 cyfr”.
Skonfiguruj pieczęć podpisu elektronicznego
Krok konfiguracja podpisu elektronicznego określa, jak podmiot będzie widoczny w dokumentach podpisanych w jego imieniu.
W sekcji szczegóły podpisu elektronicznego wybierz, co pokazuje pieczęć: nazwę organizacji (domyślnie włączone), Identyfikator organizacji — EDRPOU, NIP lub numer rejestracyjny organizacji (domyślnie włączone) — oraz Przedstawiciela organizacji (domyślnie wyłączone).
Jeśli włączysz Przedstawiciela organizacji, wybierz użytkownika oficjalnie upoważnionego do podpisywania w imieniu organizacji.
W sekcji Upoważnieni sygnatariusze wybierz użytkowników, którzy mogą podpisywać w imieniu organizacji. Możesz wybrać więcej niż jedną osobę.
Sprawdź podgląd podpisu elektronicznego po prawej stronie: na brzegu pieczęci widnieje napis Podpisano w PeopleForce, włączone przez Ciebie wiersze i data podpisania.
Zapisz podmiot prawny.
Podpisuj dokumenty w imieniu podmiotu prawnego
Możesz poprosić o podpis w imieniu podmiotu prawnego, gdy wysyłasz dokumenty przez Prześlij i przypisz pliki lub Podziel i przypisz PDF. Działa to tylko z dostawcą PeopleSign i typem Prosty podpis elektroniczny (PeopleSign jest dostępny w planie Professional). Inni dostawcy i typy podpisu, w tym Zaawansowany podpis elektroniczny PeopleSign, nie dodają pieczęci.
Zaznacz Poproś o podpis elektroniczny i wybierz PeopleSign z typem Prosty podpis elektroniczny.
Zaznacz Dołącz podpis podmiotu prawnego.
Wybierz podmiot prawny, a następnie jednego z jego upoważnionych sygnatariuszy. Osoby, z którymi zakończono współpracę, nie są widoczne na liście.
Wyślij dokumenty.
Jeśli w podmiocie nie ma obecnych użytkowników, zobaczysz ostrzeżenie „W tym podmiocie prawnym nie ma użytkowników”. Gdy automatyczne dopasowanie jest włączone, dokumenty są dopasowywane tylko do użytkowników wybranego podmiotu.
Upoważniony sygnatariusz otrzyma e-mail z prośbą o podpis z informacją „Podpisujesz w imieniu podmiotu prawnego” i nazwą podmiotu. Gdy wszyscy podpiszą, PeopleForce doda pieczęć Podpisano w PeopleForce do podpisanego pliku PDF, a w dzienniku audytu sygnatariusz będzie widoczny jako podpisujący w imieniu podmiotu prawnego. Pieczęć korzysta z ustawień podmiotu z chwili podpisania, więc późniejsze zmiany nie wpływają na już podpisane dokumenty.
Osoba nie może już podpisywać w imieniu podmiotu, jeśli usuniesz ją z listy sygnatariuszy, zakończysz z nią współpracę lub podmiot zostanie usunięty. Jeśli stanie się to przed wysłaniem plików, zostaniesz poproszony o wyłączenie prośby o podpis elektroniczny dla tego pliku lub ponowne rozpoczęcie przesyłania.
Edytuj lub usuń podmiot prawny
W tabeli otwórz menu akcji wiersza i wybierz Edytuj.
Wprowadź zmiany w dowolnym kroku i zapisz.
Aby usunąć podmiot, otwórz menu akcji wiersza, wybierz Usuń i potwierdź w oknie Usuń podmiot prawny. Domyślnego podmiotu nie można usunąć.
Przypisz podmiot prawny do użytkownika
Podmiot prawny użytkownika jest częścią jego historii współpracy. Jest zapisywany w tabeli Role na karcie Współpraca jego profilu z datą Obowiązuje od.
Otwórz profil użytkownika i przejdź na kartę Współpraca.
Dodaj nowy wpis roli lub edytuj istniejący.
Ustaw datę Obowiązuje od i wybierz Podmiot prawny.
Zapisz. Bieżący podmiot prawny użytkownika pochodzi z jego najnowszego wpisu roli, który już obowiązuje.
Podmiot prawny możesz też ustawić:
W formularzach zatrudnienia — w bloku roli.
Podczas importu użytkowników — użyj kolumny podmiotu prawnego. Jeśli nazwa nie pasuje do istniejącego podmiotu, import utworzy nowy o tej nazwie.
Przez Public API — pobieraj listę podmiotów prawnych, filtruj osoby i procesy rekrutacyjne według podmiotu oraz ustawiaj go dla użytkowników i wpisów ról.
Gdzie używane są podmioty prawne
Lista użytkowników: filtr Podmiot prawny.
Szablony dokumentów: zmienna {{employee.legal_entity}}. Szablony ukraińskiej ewidencji kadrowej (Kadry) oferują też nazwę podmiotu, numer rejestracyjny, miasto rejestracji i imię i nazwisko dyrektora, pobierane z danych przedstawiciela organizacji.
Rekrutacja: podmiot prawny w każdym procesie rekrutacyjnym, pole podmiotu prawnego we wnioskach o proces rekrutacyjny, zmienna w liście ofertowym i filtry w raportach rekrutacyjnych.
Raporty i eksport: filtry raportów HR, kolumna podmiotu prawnego w raportach niestandardowych, filtr luki płacowej i dane podmiotu w eksportach.
Przypisywanie według reguł: reguła Podmiot prawny wszędzie tam, gdzie przypisujesz według reguł, na przykład w cyklach płacowych i politykach.
Planowanie zatrudnienia: podmiot prawny na stanowiskach w planie etatów, z filtrami.
Efektywność i szkolenia: filtry dla celów, KPI i zapisów na kursy.
Kto może widzieć podmioty prawne i nimi zarządzać
Strona ustawień: administratorzy i każda grupa uprawnień z włączonym ustawieniem Podmioty prawne.
Dane użytkowników: w Ustawienia → Grupy uprawnień → (grupa) → Użytkownicy → Współpraca → Role → Podmiot prawny wybierz Brak, Widok lub Edycja. Określa to, czy podmiot prawny jest widoczny na karcie Współpraca, czy można go edytować i czy zmienna w dokumentach jest wypełniana. Wiersz pojawia się, gdy masz podmiot prawny inny niż domyślny.
Podpisywanie w imieniu podmiotu: w imieniu podmiotu mogą podpisywać tylko Upoważnieni sygnatariusze. Aby poprosić o podpis podmiotu prawnego, nadawca musi mieć co najmniej dostęp „Widok” do podmiotu prawnego.
Dostępność
Podmioty prawne muszą być włączone dla Twojego konta. Nowa wersja strony, kreator i pieczęć podpisu elektronicznego to dodatkowa część funkcji, którą też trzeba włączyć. Pieczęcie wymagają PeopleSign z typem Prosty podpis elektroniczny (plan Professional). Pole Miasto rejestracji i zawsze widoczne pole Przedstawiciel organizacji pojawiają się tylko na kontach korzystających z modułu ukraińskiej ewidencji kadrowej (Kadry).