Moduł Perform składa się z 4 głównych części.

Regularne rozmowy i utrzymywanie otwartego kanału komunikacyjnego pomogą Twoim pracownikom i ich zespołom osiągać najwyższe wyniki. Rozmowy „jeden na jeden” (1:1) zwiększają zadowolenie pracowników i pomagają we wczesnym wykryciu kwestii spornych lub problemów w zespole. Dobrze przeprowadzona rozmowa 1:1 pokieruje członka zespołu we właściwym kierunku, przyczyni się do budowy spójnej kultury pracy oraz sprawi, że Twoi bezpośredni podwładni będą mogli się rozwijać i osiągać swoje cele zawodowe.

OKR to skrót z angielskiego Objectives and Key Results, tłumaczony jako „Cele i Kluczowe Rezultaty”. Jest to metodologia wspólnego wyznaczania ambitnych celów z mierzalnymi wynikami, używana przez zespoły i osoby indywidualne. OKR to sposób na śledzenie postępów, tworzenie zgodności i zachęcanie do zaangażowania wokół wymiernych celów.

Kluczowy wskaźnik wydajności (KPI) jest mierzalną wartością, która pokazuje, jak skutecznie firma osiąga kluczowe cele biznesowe. Organizacje używają KPI do oceny sukcesu w osiąganiu celów. KPI wysokiego poziomu mogą skupiać się na ogólnej wydajności firmy, podczas gdy KPI niskiego poziomu mogą skupiać się na procesach w działach takich jak sprzedaż, marketing, HR czy wsparcie.

Ocena wydajności to podstawowy sposób na wykorzystanie talentów, zrozumienie potrzeb i możliwości oraz zebranie informacji na temat powiązań z pracownikami i większymi strategiami organizacji. Odgrywa również kluczową rolę we wzmacnianiu pracowników poprzez pomoc w osiągnięciu ich pełnego potencjału.

Poznawanie modułu zaczniemy od zakładki "Wydajność" w panelu modułu.

Na tej stronie możesz znaleźć dashboard rozmów 1:1 i celów.

Ten dashboard pokaże Ci:

Ważne! Nie zapomnij zastosować zakresu dat, aby móc sprawdzić statystyki za określony czas.

Otwórz zakładkę "1-on-1" w zakładce "Wydajność". Tutaj możesz znaleźć wszystkie spotkania 1:1, które zostały utworzone na Twoim koncie dla wszystkich pracowników.

Wprowadziliśmy również koncepcję typów rozmów 1:1. Jest ona potrzebna do zrozumienia tematu spotkania, więc nie należy jej otwierać. Możesz również wybrać pracownika z filtra i poznać pełną historię komunikacji z nim.

Aby utworzyć spotkanie z pracownikiem można użyć dashboardu rozmów 1:1.

Możesz użyć przycisku szybkiego wyboru na górze dowolnej strony w PeopleForce.

Z profilu osobistego pracownika ("Profil pracownika"), znajdującego się w zakładce "Wydajność".

Samo tworzenie jest dość proste, wystarczy wybrać pracownika, datę i godzinę spotkania.

Po zapisaniu otworzy się strona z agendą spotkania. Można tam wypisać tematy do przedyskutowania ("Tematy do omówienia") i tematy planowanych działań ("Planowane działania"). Niektóre z nich możesz ukryć przed pracownikiem za pomocą blokad, które są dostępne dla każdej pozycji.

Nie zapomnij wybrać typu spotkania 1:1.

Pamiętaj: Pracownik nie będzie widział typu przed rozpoczęciem 1:1.

Możesz również wybrać szablon rozmowy 1:1, aby zautomatyzować proces tworzenia.

Ta opcja może być użyta, jeśli masz określoną agendę, która powinna być używana podczas spotkań 1:1. W tym celu należy przejść do zakładki "Ustawienia" w module PeoplePerform.

Po utworzeniu wszystkich potrzebnych szablonów pracownicy mogą z nich korzystać podczas spotkań 1:1. Wszystkie szablony będą wyświetlane na liście, a pracownik będzie mógł kliknąć na każdy szablon, aby sprawdzić wszystkie stworzone tematy rozmów, a także będzie miał możliwość dodania dodatkowych elementów.

Oprócz tego istnieją notatki, które można zostawić po zakończeniu spotkania 1:1:

Po zapisaniu przez pracownika utworzonego spotkania 1:1, system wyśle zaproszenie na adres e-mail pracownika. Pracownik będzie mógł dodać go do swojego kalendarza (jeśli nie ma on ustawionej integracji z kalendarzem PeopleForce).

Oto zakładka "Cele", w której możesz zarządzać wszystkimi celami w Twojej organizacji.

Istnieje 5 typów celów:

Te typy dają możliwość budowania relacji między celami i tworzenia ruchomego drzewa, na które wpływ będą miały działania i wyniki każdego z pracowników

Znajduje się tutaj również filtr, za pomocą którego możesz zarządzać wszystkimi tymi informacjami. Możesz znaleźć cel według właściciela, nazwy, statusu itp. Istnieją również cztery statusy: (otwarty, zaległy, zamknięty i zarchiwizowany).

Nowy cel można utworzyć z poziomu profilu pracownika, z widgetu szybkiego wyboru "Szybkie wyszukiwanie" oraz z poziomu zakładki do zarządzania celami.

Aby stworzyć cel, należy:

WAŻNE! Cel może mieć tylko JEDNEGO właściciela, więc tylko jeden pracownik powinien być odpowiedzialny za jego zamknięcie. Jeśli chcesz stworzyć cel dla grupy osób, stwórz jeden główny cel i dodaj cele podrzędne dla pozostałych członków zespołu.

Tak prezentuje się strona celu z profilu pracownika. Pracownik będzie widział wszystkie kluczowe wyniki, a także będzie mógł nimi zarządzać i robić postępy. Możliwe jest również zastosowanie statusu dla każdego kluczowego wyniku, a najniższy status kluczowego wyniku zostanie zastosowany do całego statusu celu.

Pracownicy mogą również zamknąć cel, gdy jest on zakończony i uzyskać dostęp do jego wyniku.

Pamiętaj, aby weryfikować, czy pracownicy dokonują zmian w postępie realizacji celów w czasie oraz czy wszystkie informacje w systemie są aktualne. W zakładce "Ustawienia ogólne" znajdziesz opcję "Kontrola aktualizacji celów".

W zakładce KPI będziesz mógł zobaczyć wszystkie KPI w Twojej organizacji, które mogą być filtrowane według typu oraz jego właściciela (twórcy).

Aby utworzyć KPI musisz dodać nazwę, typ, jednostkę miary i właściciela (twórcę).

Aby ustawić wartości dla każdego miesiąca należy otworzyć stworzony KPI i uzupełnić go o odpowiednią wartość.

Aby zaktualizować osiągnięty miesięczny cel należy nacisnąć przycisk "Aktualizuj postępy" i uzupełnić wynik oraz wskazać datę.

WAŻNE! Możesz aktualizować wynik tylko do obecnego okresu, NIE do przyszłych.

KPI są również dostępne w profilu pracownika, w zakładce "Wydajność" i tam też można je dodawać.

Ocena 360° jest jedną z najbardziej obiektywnych metod określania potencjału pracowników i ich dopasowania do stanowiska.

Informacji zwrotnej na temat cech zawodowych pracownika udziela on sam oraz jego otoczenie – bezpośredni przełożony, podlegli pracownicy i pozostali współpracownicy. Oceniane cechy to określone kompetencje, osiągane wyniki oraz wydajność pracy.

Metoda ta pozwala każdemu członkowi zespołu zrozumieć, jak inni postrzegają jego wydajność jako pracownika, współpracownika lub menedżera. Jednocześnie specjalista HR zyskuje cenny wgląd w specyficzne potrzeby szkoleniowe pracowników i ścieżki kariery.

Zestaw narzędzi PeopleForce ułatwia administrowanie całym procesem – zbieranie danych z czterech źródeł i wizualizację wyników oceny.

Jak zorganizować proces oceny w systemie:

Krok 1. Określ, co będzie podlegało ocenie i jakie pytania należy zadać

Krok 2. Ustal harmonogram i wybierz uczestników oceny.

Krok 3. Przeprowadź cykl oceny.

Krok 4: Przeanalizuj wyniki, przekaż informacje zwrotne i włącz je do procesu podejmowania decyzji.

Oto krótkie omówienie cyklu oceny 360° w naszym systemie.

Kompetencje to umiejętności, wiedza, zachowania i zdolności, których pracownik potrzebuje, aby wykonywać swoje funkcje i zadania zawodowe. Są one niezbędne do osiągnięcia sukcesu, dlatego ważne jest, aby w odpowiednim czasie dokonać analizy i oceny kompetencji. Każda firma ma swoje własne obszary kompetencji. Możesz więc opisać kompetencje firmowe, zarówno w podziale na działy, jak i stanowiska – głównie twarde i miękkie umiejętności pracowników.

Zacznij od stworzenia i opisu listy kompetencji, które powinni posiadać Twoi pracownicy.

Przejdź do ustawień, w zakładce PeoplePerform znajdź "Kompetencje" i kliknij "Nowa kompetencja" w prawym górnym rogu. W rozwijanym oknie dodaj nazwę, opis, wskaźniki kompetencji oraz wybierz sposób oceny umiejętności – na poziomie firmy, działu lub stanowiska pracownika.

Następnie utwórz szablony pytań, które zostaną wykorzystane w ocenie. Szablony podzielone są na trzy rodzaje:

Przyjrzyjmy się przykładowi tworzenia szablonu pytań dla samooceny pracownika i oceny przez przełożonego.

Aby to zrobić, przejdź przez zakładki "Wydajność" – "Oceny" – "Szablony pytań" – aż do opcji "Nowy szablon pytań", w prawym górnym rogu. Nadaj szablonowi nazwę. W oknie rozwijanym wybierz "Dodaj pytanie".

Następnie należy stworzyć szablony pytań, które zostaną wykorzystane w ocenie, wypełniając odpowiednio formularze typów pytań:

W formularzu "Tekst" dodaj pytanie do samodzielnego uzupełnienia i do odpowiedzi przez przełożonego. Z reguły są to pytania otwarte. Jeśli chcesz, aby było ono wymagane, zaznacz to pole. Zapisz.

W formularzu "Ranking" dodajemy również deklaracje (pytania) do samooceny i dla przełożonego. Towarzyszy im skala ocen, której opis można edytować. Może ona zawierać dowolną liczbę etykiet/odpowiedzi. Ocena budowana jest od opcji o najniższym stopniu zgodności, do najwyższego stopnia zgodności. Można również dołączyć obowiązkowy komentarz.

W formularzu "Kompetencja" można wybrać pożądaną kompetencję z wcześniej utworzonego katalogu. Analogicznie dodawaj deklaracje (pytania) dla samooceny i dla przełożonego. Edytuj 5-punktową skalę i dodawaj komentarze w razie potrzeby.

Zalecamy korzystanie z typu pytań "Kompetencja", ponieważ są one wykorzystywane do budowania wykresów dla całego zespołu w statystykach zakończonego cyklu oceny.

Uwaga! Przy tworzeniu szablonu pytań kompetencyjnych obowiązkowe są oceny kompetencji takich jak "Potencjał" i "Wydajność". Same pytania można edytować, przeformułować i w razie potrzeby zmienić skalę odpowiedzi.

Przejdź do tworzenia cyklu ocen. Wybierz "Nowy cykl oceny" po prawej stronie zakładki "Ocena".

Nadaj nazwę ocenie, najlepiej z uwzględnieniem charakteru bądź typu oceny oraz jej czasu trwania. W tym miejscu definiujesz też pracowników, którzy mają być oceniani i tych, którzy podlegają określonemu cyklowi oceny.

Domyślnie wszyscy pracownicy w firmie są poddawani ewaluacji. Możesz wybrać więcej niż jeden filtr, aby wyznaczyć dane osoby.

Dostępne filtry:

Następnie zidentyfikuj uczestników, czyli osoby, które będą udzielać informacji zwrotnej i odpowiadać na pytania. W ocenie 360° mogą brać udział wszystkie 4 typy uczestników:

1) "Samoocena pracownika" – uczestnicy oceniają własną wydajność w określonym czasie.

2) "Kierownicy" – menedżerowie – przełożeni oceniają wydajność swoich podwładnych.

3) "Współpracownicy" – współpracownicy – pracownicy, którzy mają kontakt z pracownikiem, oceniają go. Twórca oceny określa minimalną i maksymalną liczbę współpracowników, którzy mogą brać udział w ocenie. Przy wyborze oceny przez współpracowników dostępne są trzy opcje:

4) "Ocena przełożonych" – podwładni oceniają wyniki pracy swojego bezpośredniego przełożonego.

Twórca recenzji może na każdym etapie wprowadzać korekty dotyczące współpracowników, ustawień i powiadomień w cyklu oceny.

Następnie należy wybrać utworzone wcześniej szablony pytań do recenzji. Obowiązkowymi szablonami dla Oceny 360° są:

Określ również kluczowe terminy wykonania oceny ("Terminy oceny"):

Następnie wybierz opcję "Okres oceny", czyli za jaki okres chcesz oceniać pracowników. Okres oceny to przedział czasowy, w którym oceniana jest wydajność, kompetencje, osiągnięcia i potencjał pracowników. Na przykład ostatni miesiąc, ostatni kwartał lub ostatni rok. Okres nadaje kontekst cyklowi przeglądów.

System oferuje również możliwość wysyłania przypomnień do uczestników, którzy nie wybrali swoich współpracowników do cyklu oceny na określoną liczbę dni przed terminem.

Na koniec przygotuj e-mail zachęcający zespół do przeprowadzenia oceny, opisujący cel i proces oceny.

W tej fazie uczestnicy nominują współpracowników, odpowiadają na zadane pytania, wystawiają oceny, pozostawiają swoje komentarze i opinie.

Postęp oceny przez poszczególnych uczestników, jak również ogólny postęp można śledzić w bieżącym cyklu oceny. Można przejść w następujący sposób: "Wydajność" – sekcja "Oceny" – "Aktualne cykle ocen" i następnie kliknąć nazwę cyklu oceny. W otwartym oknie widoczny jest przegląd postępów w bieżącym ocenianiu.

Na podstawie wyników oceny w systemie PeopleForce można uzyskać następujące wyniki:

Wyniki można znaleźć w następujący sposób: zakładka menu "Wydajność" – sekcja "Oceny" – zakładka "Zakończone" i klikając nazwę cyklu przeglądów. W oknie, które się otworzy, można zobaczyć przegląd całego cyklu według dat, wyniki według kompetencji, a także macierz N-box w sekcji "Statystyki".

Wyniki można wyeksportować w formacie Excel za pomocą przycisku z trzema kropkami, znajdującego się po prawej stronie.

Przykładowe wyniki ocen przedstawione są poniżej na zrzutach ekranu z systemu PeopleForce.

Diagram kompetencji

Tabela kompetencji w ujęciu procentowym

3 najlepsze kompetencje i 3 kompetencje do poprawy

Średni wynik dla kompetencji

Macierz N-box w sekcji "Statystyki"

Nowa metodologia macierzy n-box zapewnia dokładnie taką elastyczność, jakiej potrzebuje wiele firm. Mówiąc dokładniej, można teraz zbudować dowolną liczbę komórek, w zależności od liczby odpowiedzi na każde pytanie. Innymi słowy oznacza to, że dla każdej odpowiedzi na pytanie budowana jest nowa komórka w macierzy.

Nowa macierz n-box pozwala na tworzenie dowolnej liczby pytań oceniających, które można ze sobą porównywać. Użytkownicy mogą przełączać się między potrzebnymi pytaniami, a w siatce wyświetlą się wszystkie odpowiedzi pracowników. Teraz mamy możliwość porównania jednego pytania z kilkoma opcjami i uzyskania ciekawych informacji o naszych pracownikach.

Koła w tabeli to liczba pracowników, a na nich oceny kierownika w skali. Na osi "Y" – odpowiedzi na jedno z wybranych pytań. Na osi "X" – odpowiedzi na inne wybrane pytanie. Kolory w tabeli zależą od oceny odpowiedzi (najniższa wartość to kolor czerwony, najwyższa – zielony).