⚠️ Dostępne z dowolną z poniższych subskrypcji: Standard lub Professional
Polityki kumulacyjne ustalają limit dni w ciągu roku, miesiąca itp., lub pozwalają na przeniesienie dni na następny okres, albo ich anulowanie. Polityki niekumulacyjne nie nakładają żadnych takich ograniczeń, a pracownicy mogą ubiegać się o dowolną liczbę dni wolnych w dowolnym czasie.
Dodawanie polityki kumulacyjnej
Aby dodać politykę, kliknij plus w prawym rogu właśnie utworzonego typu urlopu. Następnie wybierz opcję "Naliczone".
Po wybraniu polityki kumulacji widoczne są cztery różne poziomy ustawień:
Szczegóły;
Naliczanie i przenoszenie;
Zatwierdzanie;
Ustawienia.
Szczegóły
Pierwszym krokiem jest nadanie nazwy polityce, na przykład: Ogólna lub Standardowa. Nazwa polityki będzie wyświetlana na osobistej stronie pracownika.
Typ aktywności
Niepracujący, płatny – w tej kategorii pracownik nie wykonuje aktywnie obowiązków służbowych, ale nadal otrzymuje wynagrodzenie za ten okres.
Przykład: Gdy pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby lub urazu, ale nadal otrzymuje regularne wynagrodzenie.
Pracujący, płatny – ten rodzaj aktywności obejmuje dni, w których pracownik jest aktywnie zaangażowany w zadania związane z pracą, nawet jeśli są one wykonywane zdalnie (pracował z domu).
Przykład: Jeśli pracownik spędził pięć dni, pracując zdalnie ze swojego domowego biura, dni te zostałyby zaliczone do kategorii praca płatna.
Niepracujący, niepłatny – ta kategoria obejmuje sytuacje, w których pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych i nie otrzymuje za ten okres wynagrodzenia.
Przykład: Gdy pracownik bierze wolne od pracy z powodów osobistych, takich jak nagłe wypadki rodzinne, przedłużone wakacje lub dalsza edukacja, jeśli nie dotyczą go zapisy Kodeksu pracy o należnych urlopach.
Podział na dni liczone jako robocze lub dni kalendarzowe
Dni robocze – tylko dni robocze są liczone jako dni urlopu. Weekendy i święta nie wliczają się do wykorzystanego urlopu.
Dni kalendarzowe – każdy dzień od momentu rozpoczęcia do momentu zakończenia urlopu jest wliczany do urlopu.
Limity
Zezwalaj na wnioski z saldem ujemnym – jeśli ta opcja jest włączona, pracownicy mogą wnioskować o urlop, nawet jeśli ich saldo urlopowe jest ujemne.
Przykład: Pracownik z saldem urlopu wynoszącym 2 dni może nadal wnioskować o 5 dni urlopu, co daje saldo -3 dni.
Wyłącz możliwość wnioskowania, jeśli (wniosek) pokrywa się z wnioskami z innych polityk – ta opcja czasowo uniemożliwia pracownikom składanie wniosków o urlop, pokrywający się z datami, które już wykorzystali.
Przykład: Jeśli pracownik złożył wniosek o urlop w dniach 1-5 listopada i spróbuje ponownie złożyć wniosek o urlop w tych samych dniach, system wyświetli powiadomienie o błędzie.
Wyłącz możliwość składania wniosków na okresie próbnym – możesz określić, czy pracownicy mają prawo korzystać z urlopu w okresie próbnym.
Przykład: W ciągu pierwszych trzech miesięcy zatrudnienia pracownicy mogą nie brać urlopu.
Wyłącz możliwość zmiany kwot dziennych – jeśli opcja ta jest włączona, pracownicy nie mogą edytować podziału podczas składania wniosku o urlop.
Przykład: Jeśli pracownik złożył wniosek o urlop na 1 dzień, nie może go zmodyfikować do 0,5 dnia, jeśli opcja jest włączona. Podobnie, jeśli polityka jest wyrażona w godzinach, a pracownik poprosił o urlop na 1 dzień (8 godzin), nie może zmodyfikować go do 4 godzin, jeśli ta opcja jest włączona.
Minimalna kwota dzienna
Możesz ustawić dzienne limity – zaleca się użycie wartości „1”. Zapewnia to ochronę przed żądaniami dotyczącymi ułamków dni, takich jak 0,5 lub 0,25.
Przykład: Jeśli pracownik próbuje poprosić o urlop tylko na pół dnia (0,5), a minimalna dzienna kwota jest skonfigurowana jako „1”, system ograniczy takie wnioski, utrzymując minimalny limit pełnego dnia.
Minimalna / maksymalna kwota całkowita
Możesz określić minimalną i maksymalną łączną liczbę dni, o które może wnioskować pracownik.
Przykład 1: Jeśli minimalna łączna liczba dni wynosi 2, pracownik może wnioskować o co najmniej 2 dni wolnego.
Przykład 2: Jeśli maksymalna łączna kwota wynosi 10 dni, pracownicy nie mogą wnioskować o czas wolny dłuższy niż 10 dni.
Minimalny / maksymalny okres na złożenie wniosku przed rozpoczęciem nieobecności
Możesz określić ramy czasowe, w jakich pracownik musi złożyć wniosek, zanim rozpocznie urlop. Zapobiegniesz w ten sposób zbyt wcześnie lub zbyt późno składanym wnioskom.
Przykład 1: Minimalny okres wypowiedzenia wynoszący 2 dni oznacza, że pracownicy mogą wnioskować o czas wolny co najmniej na 2 dni przed urlopem.
Przykład 2: Jeśli maksymalny okres wypowiedzenia jest ustawiony na 90 dni, pracownicy nie mogą wnioskować o czas wolny z wyprzedzeniem większym niż 90 dni.
Naliczanie i przenoszenie
Za pomocą tej funkcji można skonfigurować reguły urlopowe w firmie dla określonego typu nieobecności.
Naliczanie
Dzięki poziomom naliczania można dostosować liczbę naliczonych dni za wymagany okres zgodnie z polityką organizacji.
Rozpoczęcie
Ta opcja umożliwia określenie punktu początkowego naliczania, niezależnie od tego, czy jest to dzień zatrudnienia, tydzień, miesiąc czy rok.
Przykład: Jeśli naliczanie urlopu pracownika rozpoczyna się od pierwszego dnia pracy, należy wprowadzić „0”, aby to oznaczyć. Jeśli naliczanie rozpoczyna się 6 miesięcy po dacie zatrudnienia, należy wprowadzić „6”, aby to oznaczyć.
Saldo początkowe
Ustawienie dotyczące salda początkowego przyda Ci się, jeśli zapewniasz pracownikowi określoną liczbę dni od pierwszego dnia pracy. Jeśli Twoja firma nie oferuje takiej opcji, możesz ją pominąć.
Przykład: Jeśli naliczanie urlopu rozpoczyna się 6 miesięcy po dacie zatrudnienia z saldem początkowym wynoszącym 12 dni, oznacza to, że po 6 miesiącach do salda pracownika zostanie naliczonych 12 dni.
Naliczenia
Naliczenia odnoszą się do liczby dni urlopu przydzielonych pracownikom i częstotliwości, z jaką są one rozdzielane.
Przykład: Pracownicy otrzymują naliczone 2 dni urlopu każdego miesiąca, w dniu ich zatrudnienia lub na początku miesiąca.
Maksymalne saldo
Ustawienie maksymalnego salda określa limit liczby dni, które pracownik może zgromadzić na swoim saldzie. Opcja ta jest niepotrzebna, jeśli dni są stale naliczane bez wcześniej zdefiniowanego maksimum.
Liczba dni przenoszonych
Ustawienie dotyczące liczby dni przenoszonych jest niezbędne, ponieważ umożliwia zarządzanie gromadzeniem lub anulowaniem dni urlopu. Możesz wybrać jedną z następujących opcji:
Brak – ta opcja przyda Ci się, jeśli Twoja firma anuluje przeniesienie dni urlopu w dniu zatrudnienia lub na początku nowego roku. Oznacza to, że nie będzie możliwości przenoszenia niewykorzystanych dni urlopu – dni urlopu wygasają w dniu zatrudnienia w danym roku lub na początku roku zgodnie z dostosowaniem polityki urlopowej.
Do – wybierz tę opcję w przypadku przeniesienia określonej liczby dni na następny okres i określ maksymalną liczbę dni, które mogą zostać przeniesione.
Nieograniczona – wybierz tę opcję, jeśli w Twojej firmie dni urlopu są stale gromadzone bez wcześniej określonego limitu i chcesz mieć możliwość ich nieograniczonego przenoszenia. W przypadku, gdy maksymalne saldo jest ustawione na 24 dni, naliczanie zakończy się po osiągnięciu maksymalnej kumulacji 24 dni.
Ustawienia naliczania
Pierwsze naliczenie
Proporcjonalne naliczanie oznacza, że liczba naliczonych dni jest określana proporcjonalnie do daty dołączenia do firmy. Przykład: Jeśli pracownik jest uprawniony do 20 dni urlopu rocznie i dołącza do firmy w połowie roku, zostanie mu naliczonych tylko 10 dni, a nie pełne 20.
Pełna kwota naliczenia oznacza, że naliczy się pełna ilość należnych dni urlopu.
Rozliczenia międzyokresowe dokonywane są z użyciem następujących opcji:
Koniec okresu naliczania: Wybierz tę opcję, jeśli zapewniasz pracownikom dni urlopu za poprzedni okres pracy. Przykład: pracownik przychodzi do pracy 1 lipca, a 2 dni są naliczane na jego saldzie ostatniego dnia miesiąca.
Początek okresu naliczania: Wybierz tę opcję, jeśli wolisz, aby dni były gromadzone z góry na początku okresu rozliczeniowego. Przykład: Jeśli pracownik rozpocznie pracę 2 lipca, dwa dni zostaną naliczone na jego saldzie w tym samym dniu.
Zatwierdzanie
Jeśli urlop wymaga zatwierdzenia w Twojej firmie, aktywuj opcję odpowiednią opcję i włącz zatwierdzenia. Możesz wybrać jedną osobę zatwierdzającą lub dowolną ich liczbę, zgodnie z konkretnymi potrzebami i strukturą Twojej firmy.
Przełożony: Jest to bezpośredni przełożony pracownika, któremu podlega on w strukturze organizacyjnej.
Przełożony przełożonego: Osoba ta ma większy wpływ lub odpowiedzialność niż bezpośredni kierownik. Osoba ta rozpatruje ogólny wniosek z ogólnej perspektywy zarządzania i decyduje o jego zatwierdzeniu lub odrzuceniu.
Przełożony trzeciego stopnia: Jest to osoba uznawana za menedżera trzeciego poziomu w hierarchii organizacyjnej.
Liderzy zespołów: Jest to kierownik zespołu pracownika. Osoba ta zna pracę zespołu i jego zdolność do utrzymania produktywności podczas nieobecności pracownika.
Przełożony działu: Zatwierdzającym będzie kierownik odpowiedniego działu.
Określony pracownik. Konkretny pracownik: W tym miejscu można wybrać dowolną osobę z menu rozwijanego. Specjalista ds. zarządzania personelem może zostać wyznaczony jako konkretna osoba z listy dostępnych menedżerów HR.
Pracownik wskazany w polu referencyjnym: Ta osoba jest zintegrowana z profilem pracownika za pomocą niestandardowego pola „Odpowiedzialny za zatwierdzanie wniosków o urlop”. Różni pracownicy mogą być wybierani do zatwierdzania w indywidualnych profilach pracowników.
Żądanie zatwierdzenia zostanie wysłane do wybranych osób w kolejności określonej w ustawieniach polityki urlopowej. Należy pamiętać, że wszystkie osoby wybrane do zatwierdzenia mają takie same uprawnienia. Jeśli którakolwiek z zatwierdzających osób odrzuci wniosek, zostanie on odrzucony.
Opcja pominięcia nieprzypisanych zatwierdzeń
Jeśli pracownik nie ma bezpośredniego przełożonego, pośredniego przełożonego lub lidera zespołu, jego wniosek o urlop nie może zostać zatwierdzony. W takim przypadku można użyć funkcji pominięcia nieprzypisanych zatwierdzeń podczas konfigurowania polityki urlopowej. Funkcja ta umożliwia automatyczne przekierowanie wniosku urlopowego pracownika do następnego etapu (zatwierdzającego) w celu zatwierdzenia, bez blokowania systemu.
Więcej o najlepszych praktykach konfigurowania zatwierdzania wniosków urlopowych w politykach przeczytasz w artykule.
Ustawienia
Zaokrąglania salda
W pierwszym menu rozwijanym użytkownicy mogą wybrać jedną z trzech opcji zaokrąglania: Najbliższa wartość, Maksimum i Minimum.
W drugim menu rozwijanym użytkownicy mogą wybrać precyzję zaokrąglenia: jedno miejsce po przecinku, dwa miejsca po przecinku lub zaokrąglenie do najbliższej liczby całkowitej. Więcej informacji na temat zaokrąglania salda znajdziesz w artykule.
Widoczność
Dostępne opcje widoczności dla polityk urlopowych:
Publiczny – nazwy i ikony typów urlopów są wyświetlane na liście nieobecności, w harmonogramie i kalendarzu dla wszystkich użytkowników.
Prywatny – nazwy i ikony typów urlopów są ukryte na liście nieobecności, w harmonogramie i kalendarzu dla zwykłych użytkowników, ale pozostają widoczne dla administratorów i osób zatwierdzających.
Włączenie powiadomień
Włączenie powiadomień o zatwierdzeniu umożliwia informowanie pracowników o aktualnym statusie ich wniosku. Możesz utworzyć własny szablon powiadomienia. Jeśli nie jest to wymagane, możesz pominąć tę opcję, a pracownicy będą otrzymywać standardowe powiadomienia o zatwierdzeniu ich urlopu.
Dodawanie polityki niekumulacyjnej
Ta polityka nie zawiera złożonych ustawień. W tym przypadku wystarczy aktywować zakładki "Szczegóły" i "Zatwierdzenia", zgodnie z przykładem opisanym powyżej.