⚠️ Dostępne z dowolną z poniższych subskrypcji: Standard lub Professional
Polityki kumulacyjne ustalają limit dni w ciągu roku, miesiąca itp., lub pozwalają na przeniesienie dni na następny okres, albo ich anulowanie. Polityki niekumulacyjne nie nakładają żadnych takich ograniczeń, a pracownicy mogą ubiegać się o dowolną liczbę dni wolnych w dowolnym czasie.
Dodawanie typu nieobecności
Dodawanie typu nieobecności
Typ nieobecności to kategoria absencji, która będzie wyświetlana w używanym profilu, np. zwolnienie chorobowe, urlop wypoczynkowy itp. Każdy typ może zawierać kilka polityk związanych z nieobecnościami, na przykład oddzielne polityki dla różnych lokalizacji.
Aby dodać nowy typ nieobecności, wykonaj następujące kroki:
Przejdź do sekcji "Ustawienia", dalej "HR" i "Polityki nieobecności".
Kliknij przycisk "Typ nieobecności".
Wprowadź nazwę polityki.
Wybierz, w jaki sposób urlop będzie śledzony – w dniach lub godzinach.
Wybierz odpowiednią ikonę i kolor dla typu urlopu.
Zapisz ustawienia.
Po utworzeniu typu przejdź do konfiguracji polityki.
Typy polityk nieobecności
Typy polityk nieobecności
W systemie istnieją różne typy nieobecności, a każdy z nich może być definiowany różnymi politykami, co pozwala np. określić różne zasady naliczania czasu wolnego dla pracowników z różnych lokalizacji.
Wyróżniamy dwa typy polityk nieobecności:
typ akumulacyjny – określa dostępną pulę dni wolnych dla pracownika oraz zasady ich naliczania;
typ nieakumulacyjny – pozwala ręcznie śledzić wykorzystany czas wolny bez nakładania ograniczeń. Może być stosowany np. do monitorowania liczby dni pracy zdalnej. Zamiast dostępnego czasu wolnego wyświetlana będzie suma zgłoszonych nieobecności.
Dodawanie polityki akumulacyjnej
Dodawanie polityki akumulacyjnej
Aby dodać nową politykę akumulacyjną, wykonaj następujące kroki:
Wybierz typ nieobecności, do którego ma zostać dodana ta polityka, i kliknij przycisk "+" obok niego.
Wybierz typ naliczania.
Podaj nazwę polityki – będzie ona widoczna tylko dla Ciebie.
Wybierz typ aktywności odpowiedni dla tej polityki:
Niepracujący, płatny
Niepracujący, płatny
Dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych, ale nadal otrzymuje wynagrodzenie (np. zwolnienie chorobowe).
Pracujący, płatny
Pracujący, płatny
Dla przypadków, gdy pracownik wykonuje obowiązki zawodowe i otrzymuje za nie wynagrodzenie (np. nadgodziny, praca zdalna).
Niepracujący, bezpłatny
Niepracujący, bezpłatny
Dla sytuacji, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków i nie otrzymuje wynagrodzenia (np. urlop bezpłatny, urlop na naukę).
5. Wybierz sposób naliczania dni urlopowych. Jeśli wybierzesz dni robocze, naliczane będą wyłącznie dni pracy, a weekendy i święta zostaną pominięte. W przeciwnym razie naliczane będą wszystkie dni kalendarzowe.
6. W polu "Instrukcje" możesz dodać dodatkowe informacje dla pracowników, np. sposób składania wniosku o urlop.
7. Jeśli to konieczne, włącz możliwość składania wniosków z ujemnym saldem, co pozwoli pracownikom ubiegać się o urlop, nawet jeśli nie mają jeszcze wystarczającej liczby dni.
Przykład: Pracownik mający saldo 2 dni urlopu może złożyć wniosek o 5 dni, co spowoduje saldo -3 dni.
8. Jeśli to konieczne, ogranicz możliwość nakładających się wniosków o urlop, aby uniknąć dublowania dat.
Przykład: Jeśli pracownik złożył wniosek na 1-5 listopada, nie będzie mógł ponownie wnioskować o urlop w tych samych dniach.
9. Określ, czy pracownicy mogą korzystać z urlopu w okresie próbnym.
10. W razie potrzeby ogranicz możliwość modyfikacji podziału urlopu, aby pracownicy nie mogli zmieniać liczby zgłoszonych dni.
Przykład: Jeśli pracownik złożył wniosek o 1 dzień urlopu, nie będzie mógł zmienić go na 0,5 dnia, jeśli ta opcja jest włączona.
11. Ustaw minimalny dzienny limit urlopu, jaki można zgłosić. Jeśli wpiszesz 1 dzień, pracownicy nie będą mogli wnioskować o urlop w godzinach.
12. Określ minimalną i maksymalną liczbę dni, które pracownik może zgłosić w ramach jednego wniosku.
Przykład: Minimalna liczba dni to 2 – pracownicy mogą zgłaszać urlopy od 2 dni wzwyż. Maksymalna liczba dni to 10 – pracownicy nie mogą wnioskować o więcej niż 10 dni urlopu.
13. Ustal, z jakim wyprzedzeniem pracownik może zgłaszać urlop.
Przykład: Pracownicy muszą zgłaszać urlop co najmniej 2 dni przed jego rozpoczęciem.
14. Określ maksymalny okres wyprzedzenia dla zgłaszania urlopu.
Przykład: Pracownicy nie mogą zgłaszać urlopu na więcej niż 90 dni do przodu. Jeśli nie chcesz nakładać ograniczeń, pozostaw pole puste.
15. Określ, od kiedy polityka zaczyna obowiązywać – od pierwszego dnia pracy, tygodnia, miesiąca, roku lub innej daty. Jeśli urlop jest naliczany od pierwszego dnia pracy, wpisz 0.
16. Ustaw początkowy stan konta urlopowego, jeśli firma przyznaje pewną liczbę dni od pierwszego dnia pracy. Jeśli nie, pomiń ten krok.
Przykład: Jeśli naliczanie urlopu zaczyna się po 6 miesiącach, ale z początkowym saldem 12 dni, oznacza to, że po 6 miesiącach pracownik otrzyma 12 dni urlopu.
17. W sekcji "Naliczanie" określ liczbę dni urlopu przyznawanych pracownikom i częstotliwość ich naliczania.
Przykład: Pracownicy otrzymują 2 dni urlopu co miesiąc.
18. Określ, kiedy dni urlopowe są naliczane – w dniu zatrudnienia czy na początku miesiąca.
19. Ustaw maksymalne saldo urlopu – gdy zostanie osiągnięte, naliczanie zostanie zatrzymane. Jeśli dni są naliczane bez limitu, pomiń ten krok.
20. W sekcji "Przenoszenie" ustaw liczbę dni urlopowych, które mogą zostać przeniesione na kolejny okres:
Brak – niewykorzystane dni wygasają zgodnie z zasadami polityki.
Bez limitu – niewykorzystane dni są przenoszone bez ograniczeń.
Do (określonego limitu) – ustaw maksymalną liczbę dni, które można przenieść.
21. Jeśli to konieczne, opóźnij przeniesienie dni o kilka miesięcy, np. opóźnienie przeniesienia o 2 miesiące oznacza, że saldo pracownika zostanie zaktualizowane w ciągu 2 miesięcy od daty wybranej w polu "Data przeniesienia" i zgodnie z kwotą przeniesienia.
22. W sekcji "Data przeniesienia" określ, kiedy saldo powinno zostać zaktualizowane – na określoną datę lub w rocznicę zatrudnienia pracownika.
23. Wybierz sposób pierwszego naliczenia urlopu:
Proporcjonalna część naliczenia
Proporcjonalna część naliczenia
Liczba dni naliczana proporcjonalnie do momentu zatrudnienia. Na przykład, jeśli pracownik jest uprawniony do 20 dni urlopu rocznie i dołącza do firmy w połowie roku, zostanie mu naliczonych tylko 10 dni, a nie pełne 20.
Pełna kwota naliczenia
Pełna kwota naliczenia
Ta opcja oznacza, że pełna liczba dni określonych jako pierwsze naliczenie zostanie naliczona, gdy pracownik dołączy do firmy.
24. Określ moment naliczania urlopu:
Koniec okresu naliczania
Koniec okresu naliczania
Dni naliczane są na zakończenie danego okresu. Wybierz tę opcję, jeśli zapewniasz pracownikom dni urlopu za poprzedni okres pracy. Na przykład pracownik przychodzi do pracy 1 lipca, a 2 dni są naliczane na jego saldzie ostatniego dnia miesiąca.
Początek okresu naliczania
Początek okresu naliczania
Dni naliczane są z góry na początku okresu. Wybierz tę opcję, jeśli chcesz, aby dni były naliczane z góry na początku okresu rozliczeniowego. Na przykład, jeśli pracownik rozpocznie pracę 2 lipca, dwa dni zostaną naliczone na jego saldzie w tym samym dniu.
25. W sekcji "Zatwierdzenia" możesz włączyć konieczność akceptacji wniosków urlopowych. Możesz określić jednego lub kilku zatwierdzających, zgodnie z konkretnymi potrzebami i strukturą firmy.
26. Dodaj zatwierdzającego z listy:
Przełożony – bezpośredni przełożony pracownika, któremu podlega on w strukturze organizacyjnej.
Przełożony 2. stopnia (pośredni przełożony) – osoba, która ma większy wpływ lub odpowiedzialność niż bezpośredni kierownik. Osoba ta rozpatruje wniosek z ogólnej perspektywy zarządzania i decyduje o jego zatwierdzeniu lub odrzuceniu.
Przełożony 3. stopnia – osoba uznawana za kierownika trzeciego poziomu w hierarchii organizacyjnej.
Lider zespołu – kierownik zespołu pracownika. Osoba ta zna pracę zespołu i jego zdolność do utrzymania wydajności podczas nieobecności pracownika.
Przełożony działu – osobą zatwierdzającą będzie kierownik odpowiedniego działu.
Określony pracownik – tutaj można wybrać dowolną osobę z rozwijanego menu. Specjalista ds. zarządzania personelem może zostać wyznaczony jako konkretna osoba z listy dostępnych specjalistów HR.
Pracownik referencyjny – to osoba jest zintegrowana z profilem pracownika za pomocą niestandardowego pola. W indywidualnych profilach pracowników można wybrać różnych pracowników do zatwierdzenia.
Wniosek o zatwierdzenie zostanie wysłany do wybranych osób w kolejności określonej w ustawieniach polityki urlopowej. Należy pamiętać, że wszystkie osoby wybrane do zatwierdzenia mają takie same uprawnienia. Jeśli którakolwiek z zatwierdzających osób odrzuci wniosek, zostanie on odrzucony.
27. Włącz pomijanie zatwierdzenia, jeśli pracownik nie ma przypisanego przełożonego. Wniosek zostanie automatycznie przekierowany do następnego etapu (zatwierdzającego).
28. Włącz i wybierz zastępstwo zatwierdzającego, jeśli główny zatwierdzający jest na urlopie.
29. Ustaw metodę i precyzję zaokrąglania, aby skonfigurować sposób wyświetlania salda urlopowego pracownikom. Więcej informacji znajdziesz w instrukcji o zaokrąglaniu salda.
30. Skonfiguruj widoczność polityki nieobecności:
Publiczny
Publiczny
Nazwy i ikony typów urlopów są wyświetlane na liście "Nieobecni", w harmonogramie i kalendarzu dla wszystkich użytkowników.
Prywatny
Prywatny
Nazwy i ikony typów urlopów są ukryte w widgecie "Nieobecni", w harmonogramie i kalendarzu dla zwykłych użytkowników, ale pozostają widoczne dla administratorów i osób zatwierdzających.
31. Pozwól pracownikom na wycofywanie wniosków urlopowych, jeśli jest to konieczne.
32. Oznacz dodawanie komentarzy jako wymagane, jeśli chcesz uzyskać szczegółowe informacje, gdy pracownik przesyła wniosek o urlop.
33. Zezwól na dodawanie załączników, jeśli potrzebujesz plików, gdy pracownik składa wniosek o urlop.
34. Włącz powiadomienie o zatwierdzeniu, aby poinformować pracowników o zatwierdzeniu ich wniosku. Możesz dodać własny tekst powiadomienia. Jeśli nie jest to wymagane, możesz pominąć tę opcję, a pracownicy otrzymają standardowe powiadomienia o zatwierdzeniu ich urlopu.
35. Zapisz politykę po wypełnieniu wszystkich parametrów.
Dodawanie polityki nieakumulacyjnej
Dodawanie polityki nieakumulacyjnej
Aby dodać nową politykę nieakumulacyjną, wykonaj następujące kroki:
Wybierz typ nieobecności, do którego ma zostać dodana ta polityka, i kliknij przycisk "+" obok niego.
Wybierz typ "Śledzone ręcznie".
3. Podaj nazwę polityki – będzie ona widoczna tylko dla Ciebie.
4. Wybierz typ aktywności odpowiedni dla tej polityki:
Niepracujący, płatny
Niepracujący, płatny
Dotyczy sytuacji, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych, ale nadal otrzymuje wynagrodzenie (np. zwolnienie chorobowe).
Pracujący, płatny
Pracujący, płatny
Dla przypadków, gdy pracownik wykonuje obowiązki zawodowe i otrzymuje za nie wynagrodzenie (np. nadgodziny, praca zdalna).
Niepracujący, bezpłatny
Niepracujący, bezpłatny
Dla sytuacji, gdy pracownik nie wykonuje obowiązków i nie otrzymuje wynagrodzenia (np. urlop bezpłatny, urlop na naukę).
5. Wybierz sposób naliczania dni urlopowych. Jeśli wybierzesz dni robocze, naliczane będą wyłącznie dni pracy, a weekendy i święta zostaną pominięte. W przeciwnym razie naliczane będą wszystkie dni kalendarzowe.
6. W polu "Instrukcje" możesz dodać dodatkowe informacje dla pracowników, np. sposób składania wniosku o urlop.
7. Jeśli to konieczne, ogranicz możliwość nakładających się wniosków o urlop, aby uniknąć dublowania dat.
Przykład: Jeśli pracownik złożył wniosek na 1-5 listopada, nie będzie mógł ponownie wnioskować o urlop w tych samych dniach.
8. Określ, czy pracownicy mogą korzystać z urlopu w okresie próbnym.
9. W razie potrzeby ogranicz możliwość modyfikacji podziału urlopu, aby pracownicy nie mogli zmieniać liczby zgłoszonych dni.
Przykład: Jeśli pracownik złożył wniosek o 1 dzień urlopu, nie będzie mógł zmienić go na 0,5 dnia, jeśli ta opcja jest włączona.
10. Ustaw minimalny dzienny limit urlopu, jaki można zgłosić. Jeśli wpiszesz 1 dzień, pracownicy nie będą mogli wnioskować o urlop w godzinach.
11. Określ minimalną i maksymalną liczbę dni, które pracownik może zgłosić w ramach jednego wniosku.
Przykład: Minimalna liczba dni to 2 – pracownicy mogą zgłaszać urlopy od 2 dni wzwyż. Maksymalna liczba dni to 10 – pracownicy nie mogą wnioskować o więcej niż 10 dni urlopu.
12. Ustal, z jakim wyprzedzeniem pracownik może zgłaszać urlop.
Przykład: Pracownicy muszą zgłaszać urlop co najmniej 2 dni przed jego rozpoczęciem.
13. Określ maksymalny okres wyprzedzenia dla zgłaszania urlopu.
Przykład: Pracownicy nie mogą zgłaszać urlopu na więcej niż 90 dni do przodu. Jeśli nie chcesz nakładać ograniczeń, pozostaw pole puste.
14. W sekcji "Zatwierdzenia" możesz włączyć konieczność akceptacji wniosków urlopowych. Możesz określić jednego lub kilku zatwierdzających, zgodnie z konkretnymi potrzebami i strukturą firmy.
15. Dodaj zatwierdzającego z listy:
Przełożony – bezpośredni przełożony pracownika, któremu podlega on w strukturze organizacyjnej.
Przełożony 2. stopnia (pośredni przełożony) – osoba, która ma większy wpływ lub odpowiedzialność niż bezpośredni kierownik. Osoba ta rozpatruje wniosek z ogólnej perspektywy zarządzania i decyduje o jego zatwierdzeniu lub odrzuceniu.
Przełożony 3. stopnia – osoba uznawana za kierownika trzeciego poziomu w hierarchii organizacyjnej.
Lider zespołu – kierownik zespołu pracownika. Osoba ta zna pracę zespołu i jego zdolność do utrzymania wydajności podczas nieobecności pracownika.
Przełożony działu – osobą zatwierdzającą będzie kierownik odpowiedniego działu.
Określony pracownik – tutaj można wybrać dowolną osobę z rozwijanego menu. Specjalista ds. zarządzania personelem może zostać wyznaczony jako konkretna osoba z listy dostępnych specjalistów HR.
Pracownik referencyjny – to osoba jest zintegrowana z profilem pracownika za pomocą niestandardowego pola. W indywidualnych profilach pracowników można wybrać różnych pracowników do zatwierdzenia.
Wniosek o zatwierdzenie zostanie wysłany do wybranych osób w kolejności określonej w ustawieniach polityki urlopowej. Należy pamiętać, że wszystkie osoby wybrane do zatwierdzenia mają takie same uprawnienia. Jeśli którakolwiek z zatwierdzających osób odrzuci wniosek, zostanie on odrzucony.
16. Włącz pomijanie zatwierdzenia, jeśli pracownik nie ma przypisanego przełożonego. Wniosek zostanie automatycznie przekierowany do następnego etapu (zatwierdzającego).
17. Włącz i wybierz zastępstwo zatwierdzającego, jeśli główny zatwierdzający jest na urlopie.
18. Ustaw metodę i precyzję zaokrąglania, aby skonfigurować sposób wyświetlania salda urlopowego pracownikom. Więcej informacji znajdziesz w instrukcji o zaokrąglaniu salda.
19. Skonfiguruj widoczność polityki nieobecności:
Publiczny
Publiczny
Nazwy i ikony typów urlopów są wyświetlane na liście "Nieobecni", w harmonogramie i kalendarzu dla wszystkich użytkowników.
Prywatny
Prywatny
Nazwy i ikony typów urlopów są ukryte w widgecie "Nieobecni", w harmonogramie i kalendarzu dla zwykłych użytkowników, ale pozostają widoczne dla administratorów i osób zatwierdzających.
20. Pozwól pracownikom na wycofywanie wniosków urlopowych, jeśli jest to konieczne.
21. Oznacz dodawanie komentarzy jako wymagane, jeśli chcesz uzyskać szczegółowe informacje, gdy pracownik przesyła wniosek o urlop.
22. Zezwól na dodawanie załączników, jeśli potrzebujesz plików, gdy pracownik składa wniosek o urlop.
23. Włącz powiadomienie o zatwierdzeniu, aby poinformować pracowników o zatwierdzeniu ich wniosku. Możesz dodać własny tekst powiadomienia. Jeśli nie jest to wymagane, możesz pominąć tę opcję, a pracownicy otrzymają standardowe powiadomienia o zatwierdzeniu ich urlopu.
24. Zapisz politykę po wypełnieniu wszystkich parametrów.