Do zakładki "Polityka obecności" dodaliśmy nową funkcję, która pozwala ustawić osoby zatwierdzające karty czasu pracy bezpośrednio w ustawieniach polityki. Upraszcza to proces zatwierdzania kart czasu pracy, jasno określając, kto będzie zatwierdzał lub odrzucał karty czasu pracy. Dzięki temu łatwiej i skuteczniej będziesz śledzić godziny pracy pracowników.
Konfigurowanie polityki obecności
Konfigurowanie polityki obecności
Zaktualizowany kreator polityki obecności zawiera teraz cztery konfigurowalne kroki:
W sekcji "Szczegóły" możesz nazwać swoją politykę, aby dostosować ją do zamierzonego celu, np. „Obecność zespołu zdalnego” lub „Arkusze czasu pracy pracowników magazynu” itp.
W sekcji "Ustawienia" włączysz przerwy, ustawisz dzienne limity przerw i aktywujesz funkcję automatycznego wypełniania wpisów i godzin przerw.
3. W sekcji "Zatwierdzanie" możesz przypisać osoby zatwierdzające karty czasu pracy z elastycznego menu opcji:
Przełożony: Bezpośredni przełożony pracownika, któremu podlega on w ramach struktury organizacyjnej.
Przełożony przełożonego: Pośredni przełożony o większym wpływie lub odpowiedzialności niż bezpośredni przełożony.
Określeni pracownicy: Można wybrać dowolną osobę z menu rozwijanego.
Kierownik zespołu: Kierownik odpowiedzialny za nadzorowanie zespołu pracownika.
Przełożony wyższego szczebla: Osoba wyznaczona jako przełożony wyższego szczebla w hierarchii organizacyjnej.
Pracownik wskazany w polu referencyjnym: Osoba powiązana z profilem pracownika za pośrednictwem pola niestandardowego.
Kierownik działu: Kierownik odpowiedzialny za dział pracownika.
Dodatkowe funkcje:
Pomijanie nieprzypisanych zatwierdzeń: Automatyczne pomijanie nieprzypisanych zatwierdzeń w celu usprawnienia procesu.
Zastępowanie osób zatwierdzających na urlopie: Automatyczne przekazywanie wniosków o zatwierdzenie do zastępcy, jeśli przypisany zatwierdzający jest niedostępny.
4. W sekcji "Pracownicy" możesz przypisać zasady do określonych lokalizacji, działów lub osób. Możesz także dodać wykluczenia, aby upewnić się, że polityka dotyczy tylko odpowiednich pracowników.
Przesyłanie karty czasu pracy
Przesyłanie karty czasu pracy
Mimo wprowadzenia nowej opcji przebieg procesu nie ulega zmianie. Na początku miesiąca można przesłać kartę czasu pracy z poprzedniego miesiąca w zakładce "Czas pracy". Wystarczy otworzyć kartę, wypełnić lub automatycznie wypełnić wpisy, znaleźć przycisk "Prześlij" i kliknąć go. Po przesłaniu status zmieni się na "Oczekujący" i zostanie zaktualizowany do "Zatwierdzony" lub "Odrzucony" w zależności od działań osób zatwierdzających.
Po przesłaniu karty czasu pracy wszystkie osoby zatwierdzające są widoczne na stronie "Czas pracy". Dzięki temu śledzenie procesu zatwierdzania jest o wiele prostsze. W razie potrzeby można też szybko wysyłać im powiadomienia, aby przyspieszyć zatwierdzanie.
Powiadomienia o konieczności sprawdzenia karty czasu pracy
Powiadomienia o konieczności sprawdzenia karty czasu pracy
Osoby zatwierdzające są natychmiast powiadamiane o przesłaniu karty czasu pracy przez pracownika. Powiadomienia te pojawiają się na pasku powiadomień i w widgecie zadań do wykonania.
Zatwierdzanie lub odrzucanie kart czasu pracy
Zatwierdzanie lub odrzucanie kart czasu pracy
Osoby zatwierdzające mogą łatwo przeglądać karty czasu pracy, klikając powiadomienie lub przechodząc do widgetu zadań do wykonania i wybierając opcję "Zobacz wniosek". Karta czasu pracy zostanie wysłana do zatwierdzenia do każdego zatwierdzającego po kolei, zgodnie z ustawieniami w polityce obecności.
Jeśli karta czasu pracy zostanie odrzucona, osoba zatwierdzająca musi zostawić komentarz wyjaśniający przyczynę. Pracownik może następnie poprawić kartę czasu pracy, wprowadzić niezbędne poprawki i ponownie przesłać ją do zatwierdzenia.
Śledzenie statusów kart czasu pracy
Śledzenie statusów kart czasu pracy
Dzięki czterostopniowemu obiegowi dokumentacji (Nieprzesłane, Oczekujące, Zatwierdzone, Odrzucone) można łatwo śledzić status karty czasu pracy w zakładce Obecność.
Nieprzesłane: Karta czasu pracy nie została jeszcze wysłana.
Oczekujące: Karta czasu pracy została wysłana do zatwierdzenia, ale nie została zatwierdzona ani odrzucona.
Zatwierdzone/Odrzucone: Karta czasu pracy została zatwierdzona lub odrzucona przez osoby zatwierdzające.
Filtrowanie kart czasu pracy
Filtrowanie kart czasu pracy
Użyj filtrów, aby szybko zlokalizować karty czasu pracy i poznać ich statusy dla określonych pracowników, działów lub statusów. Funkcja ta jest szczególnie przydatna do identyfikowania kart czasu pracy o statusie "Nieprzesłane" i ułatwia wysyłanie indywidualnych lub masowych przypomnień do pracowników, aby dokończyli przesyłanie danych.
Przypominanie pracownikom o kartach czasu pracy
Przypominanie pracownikom o kartach czasu pracy
Z łatwością przypominaj pracownikom o niezłożonych kartach czasu pracy za pomocą indywidualnych lub masowych działań. Wybrani pracownicy będą otrzymywać przypomnienia bezpośrednio w powiadomieniach systemowych.
