Jest to jedna z najważniejszych sekcji systemu PeopleForce. Ustawienia dostępności umożliwiają określenie widoczności i dostępu do modułów w systemie dla poszczególnych użytkowników oraz upraszczają proces pracy z systemem.

Aktualnie mamy do dyspozycji nowe Uprawnienia 2.0. Możesz o nich przeczytać tutaj.

Nasz zespół może pomóc w przeniesieniu danych na nowe konto z Uprawnieniami 2.0.

Zanim umożliwisz pracownikom pracę w systemie, nadanie uprawnień dostępności to pierwsza rzecz, którą powinieneś skonfigurować.

W ustawieniach przejdź do zakładki "Bezpieczeństwo" i wybierz "Uprawnienia". W ustawieniach przejdź do bloku "Bezpieczeństwo" i wybierz "Uprawnienia". Masz do dyspozycji trzy główne role: Pracownik, Manager i Administrator. Rola i zakres uprawnień administratora są ustawione domyślnie.

Pierwszy stopień – co może modyfikować ten użytkownik?

Drugi stopień – w co ma wgląd ten użytkownik?

Dla przykładu, będziemy pracować z najbardziej podstawową rolą – Pracownikiem. Aby ustawić prawa dostępu dla tej roli, należy wybrać rolę "Pracownik" i kliknąć przycisk "Edytuj" w prawym górnym rogu. Obok niego znajduje się przycisk "Kopiuj". Przyda się on, gdy trzeba będzie stworzyć nową rolę z podobnymi prawami dostępu i drobnymi zmianami.

Podczas tworzenia roli możesz zmienić jej nazwę i dodać do niej opis.

To samo podczas edycji.

Najpierw należy skonfigurować wszystkie moduły dla danej roli. Na przykład w zakładce "Ogólne" wybierz, co będzie widoczne na tym stanowisku i jakie interakcje z pracownikami będą dostępne.

Opcja "Utwórz ogłoszenie" – jeśli nadasz dostęp do publikowania ogłoszeń, pracownik będzie mógł opublikować dowolną wiadomość na stronie głównej profilu firmowego. Dodatkowo możesz dać dostęp do edycji ogłoszeń aktywując pole "Zarządzanie ogłoszeniami". Więcej o tym czym są ogłoszenia i jak je dodawać przeczytasz w artykule.

Opcja "Kalendarz firmy" – to ustawienie pozwala pracownikowi zobaczyć kalendarz firmowy.

Opcja "Dodaj wydarzenie" – umożliwia pracownikowi dodawanie wydarzeń do kalendarza firmowego.

Sekcja "Pracownicy" – to ustawienie daje dostęp do uprawnień do oglądania zakładki "Katalog".

Dodawanie nowych pracowników.

Wysyłka listów powitalnych – zapewnia możliwość wysyłania zaproszeń do innych pracowników w celu zalogowania się w systemie.

Reset hasła – każda użytkownik, który ma aktywowane prawo do resetowania haseł, będzie mógł zresetować hasło dla dowolnego pracownika w firmie.

Włączenie/wyłączenie samoobsługi pracowników – jeśli samoobsługa do systemu jest wyłączona, pracownik nie będzie mógł zalogować się na swoje konto i otrzymywać powiadomień z systemu na e-mail.

Wypowiedzenie umowy pracownikowi – daje możliwość zwolnienia pracowników, można ich wówczas znaleźć w zakładce "Directory" z filtrem "Nieaktywny".

Zarządzanie onboardingiem – edycja procesu onboardingu, dodawanie i uzupełnianie zadań, dodawanie komentarzy.

Zarządzanie offboardingiem – edycja procesu offboardingu, dodawanie i uzupełnianie zadań, dodawanie komentarzy.

Zarządzanie okresem próbnym – możliwość edycji okresu próbnego i śledzenia kto jest aktualnie na okresie próbnym.

Zmiana zdjęć pracowników – możliwość edycji i usuwania zdjęć w profilach pracowników.

Usuwanie danych pracowników – całkowite usunięcie profilu pracownika z bazy danych konta (można przywrócić profil do systemu poprzez dział wsparcia).

Zarządzanie bazą wiedzy – ustawienie to aktywuje bazę wiedzy w profilu pracownika do przeglądania, oraz opcjonalnie do edycji. W tym celu należy wybrać odpowiednią opcję – "Widok" lub "Edytuj". Jeśli status będzie miał wartość "Brak", baza będzie wyłączona dla wybranego rodzaju użytkowników.

Zarządzanie linkami firmowymi – zapewnia możliwość dodawania, usuwania, edycji linków firmowych na stronie głównej.

Zarządzanie sugestiami – zapewnia możliwość zarządzania statusem pomysłów w firmie wysyłanych przez pracowników.

Przejdźmy teraz do pierwszego modułu. W sekcji PeopleHR można wybrać możliwość zmiany polityki urlopowej dla pracowników, kierownictwa zespołu oraz majątku firmy.

Aktualizacja polityki urlopowej pracowników

Nadajesz prawo do aktualizacji polityki urlopowej ("Polityka urlopowa") każdemu pracownikowi.

Zarządzanie zespołami

Zarządzanie zasobami

Więcej szczegółów w artykule.

Dostęp do modułu rekrutacyjnego – jeśli w firmie pracują pracownicy, którzy czasami uczestniczą w procesie rekrutacji i rozmowach kwalifikacyjnych, można zastosować pierwsze pole wyboru w ustawieniach i pominąć pozostałe (jeśli pracownik nie jest kierownikiem ds. rekrutacji i potrzebuje dostępu tylko do niektórych rekrutacji, w których bierze udział).

"Plan zatrudnienia" – zapewnia dostęp do sekcji "Plan zatrudnienia", która jest tworzona na podstawie zgłoszeń o wolnych stanowiskach. Więcej o zgłoszeniach poprzez formularze można przeczytać w artykule.

"Zarządzanie szablonami testów" – umożliwia pracownikowi tworzenie testów, eksport danych. Więcej przeczytasz w artykule.

"Eksportuj" – zapewnia możliwość eksportu z systemu list wakatów i bazy kandydatów.

"Wakaty" – zapewnia możliwość nadania pełnego lub ograniczonego dostęp do przeglądania wakatów pracownikom, którzy nie uczestniczą w pełni w rekrutacji.

"Wyświetlanie wszystkich wakatów" – zapewnia możliwość przeglądania wszystkich wolnych stanowisk w firmie.

"Utwórz wakat" – zapewnia możliwość wprowadzenia nowych wakatów w firmie.

"Wyświetlanie wynagrodzeń" – umożliwia zobaczenie minimalnych i maksymalnych oczekiwań dotyczących wynagrodzeń dla wakatów.

Funkcje dostępne w zakładce "Kandydaci" to m.in.:

"Wyświetlanie wszystkich kandydatów" – możliwość przeglądania wszystkich kandydatów w firmie.

"Zarządzanie kandydatami" – możliwość dodawania nowych kandydatów, edytowania ich i przenoszenia między etapami dla wakatów, na potrzeby których są objęci rekrutacją.

"Zarządzanie ofertami" – możliwość tworzenia, wysyłania i przeglądania wysłanych ofert dla kandydatów, których dane użytkownik może przeglądać.

"Usuń kandydatów" – możliwość usunięcia każdego kandydata, do którego użytkownik ma dostęp.

"Wyświetlanie wynagrodzeń" – możliwość podglądu żądanego wynagrodzenia kandydatów.

W sekcji Perform możesz nadać dostęp do następujących funkcji

Z uprawnieniem "Projekty" pracownik będzie mógł przeglądać lub edytować (tworzyć i usuwać również) projekty w firmie, która jest w module PeopleTime.

Przy statusie "Brak" zakładka "Projekty" w panelu administracyjnym nie jest dostępna.

Włączając "Zarządzanie ankietami" pracownik będzie mógł tworzyć, edytować ankiety w systemie, pracować z modułem PeoplePulse.

Możliwość przeglądania raportów dotyczących wszystkich danych w systemie – możesz wygenerować dowolny raport:

Będziesz miał dostęp do raportów dla każdego podłączonego modułu.

Tworzenie własnych raportów – jeśli pracownik ma dostęp do tworzenia raportów, może tworzyć własne. Więcej o raportach przeczytasz w artykule.

Możesz również wybrać z listy raporty, do których chcesz umożliwić dostęp użytkownikom o określonej roli.

Daj użytkownikom dostęp do określonych sekcji ustawień PeopleForce, aby mogli dostosować platformę do własnych potrzeb.

Otwórz każdy moduł po kolei i skonfiguruj ustawienia dla pracownika oraz dostęp do dowolnych akcji, według własnego uznania.

Poniżej zobaczysz, jak należy skonfigurować widoczność i akcje z polami w karcie pracownika konfigurujemy poniżej.

Na pierwszej zakładce konfigurujemy dla pracownika widoczność jego danych osobowych. Wybieramy "Zobacz o sobie" i znajdujemy dostęp do edycji pól własnych w profilu pracownika. Zazwyczaj na pierwszej zakładce pracownik może edytować prawie wszystkie pola swojej karty.

Następnie określamy poziom dostępu pracownika do pozostałych funkcjonalności systemu w jego profilu.

We wszystkich kolejnych zakładkach ustawienia są identyczne. Główną ich cechą jest to, że dają dostęp do danych osobowych innych pracowników.

Zapewnia podgląd informacji o bezpośrednich lub pośrednich podwładnych pracownika. Przy ustawieniach wskazujemy, co dokładnie pracownik będzie widział w profilach podwładnych oraz jakie informacje o nich pracownik może edytować.

Widok jako kierownik zespołu umożliwia dostęp dla kierownika zespołu do informacji o członkach zespołu. Dostęp ten może obejmować przeglądanie i edycję danych osobowych członków. Może być bardziej rozbudowany. Artykuł na temat tworzenia zespołów jest dostępny tutaj.

Widok jako członek zespołu umożliwia dostęp do informacji o innych członkach zespołu, do którego należy pracownik.

Zapewnia podgląd informacji o innych pracownikach firmy, z którymi dana osoba nie jest w żaden sposób powiązana. Wszystkie ustawienia ustalasz indywidualnie, zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej firmie.