Raporty niestandardowe pozwalają tworzyć w pełni konfigurowalne raporty, które ułatwiają przeglądanie potrzebnych danych oraz zapisują je do ponownego użycia, udostępniania lub eksportu. W kreatorze raportów kluczową decyzją jest wybór źródła danych, na którym chcesz pracować:
Pola użytkownika / Tabele użytkownika – najlepsze do stworzenia raportu pokazującego bieżący stan danych (jak wyglądają teraz).
Dane historyczne – najlepsze, gdy potrzebujesz raportu pokazującego zmiany w czasie (co się zmieniło, kiedy zmiana zaczęła obowiązywać oraz jaka jest nowa wartość).
📌 Ważne! Ta funkcja jest wdrażana stopniowo. Jeśli chcesz ją przetestować, skontaktuj się z nami pod adresem: support@peopleforce.io.
📊 Zmiany można śledzić tylko dla pól oznaczonych jako Historyczne w sekcji Dane osobowe. Jeśli pole nie jest oznaczone jako historyczne, nie będzie dostępne w raportach z danymi historycznymi.
Raporty niestandardowe z polami i tabelami użytkownika
Wybierz tę opcję, jeśli potrzebujesz przejrzystego zestawienia aktualnych danych użytkowników do codziennej pracy i raportowania. Świetnie sprawdzi się do tworzenia list i eksportów, takich jak:
listy zespołów dla przełożonych (dział, lokalizacja, przełożony, kontakt);
raporty oparte na polach niestandardowych użytkowników (np. biuro, stopień, sprzęt, dane płacowe itp.);
raporty oparte na tabelach (gdy dane znajdują się w tabelach użytkownika i chcesz je wyeksportować lub udostępnić).
Jak utworzyć raport niestandardowy z polami i tabelami użytkownika
Przejdź do Raporty → Niestandardowe.
Kliknij Nowy, aby utworzyć nowy raport niestandardowy.
W zakładce Szczegóły nadaj raportowi nazwę i opcjonalnie dodaj też opis, który ułatwi Ci identyfikację raportu.
W zakładce Źródło danych wybierz źródło danych dla raportu. Dostępne są dwie opcje:
wygenerowanie raportu tylko na podstawie pól użytkownika;
wygenerowanie raportu z tabel użytkownika (pola użytkownika pozostają dostępne do wyboru). Wystarczy wskazać tabelę, którą chcesz uwzględnić w raporcie.
W zakładce Konfiguruj wybierz kolumny, które mają znaleźć się w raporcie. Domyślnie raport zawiera pola ID użytkownika, imię i nazwisko. Możesz zmienić ich kolejność metodą „przeciągnij i upuść”. Dodatkowe pola dodasz za pomocą strzałek w następujący sposób:
jeśli raport zawiera wyłącznie pola użytkownika – przenieś pola z lewej kolumny do prawej;
jeśli jako źródło danych wybrano tabelę użytkownika – kolumny z tej tabeli pojawią się automatycznie w prawej kolumnie. Możesz także dodać dodatkowe pola użytkownika, aby połączyć dane z pól i tabel w jednym raporcie.
W zakładce Filtruj i udostępniaj możesz zastosować filtry, aby raport dotyczył konkretnych użytkowników, działów, pionów, stanowisk lub innych kryteriów. Jeśli nie zastosujesz filtrów, raport zostanie wygenerowany dla wszystkich użytkowników w organizacji.
Możesz dodatkowo uwzględnić również osoby, których dane zostały zarchiwizowane z powodu zakończenia współpracy. Wystarczy, że zaznaczysz odpowiedni checkbox.
W sekcji Udostępnij ten raport możesz określić, którzy użytkownicy będą mieli dostęp do raportu. Użyj filtra przypisania użytkowników, aby wskazać kategorie i atrybuty osób, którym zostanie przyznany dostęp. Wybrani użytkownicy zobaczą raport w sekcji Raporty.
Kliknij Zapisz, aby zachować raport.
Raporty niestandardowe do monitorowania zmian historycznych
Raport z danymi historycznymi wykorzystasz wtedy, gdy potrzebujesz raportu pokazującego wyłącznie zmiany, a nie aktualny stan danych. Działa podobnie jak standardowe raporty historii, ale jest znacznie bardziej elastyczny. Możesz połączyć zmiany z różnych obszarów w jednym raporcie i dodać zwykłe pola użytkownika dla kontekstu.
Możesz używać go do monitorowania zmian dla dowolnych danych, które w kreatorze raportów są oznaczone jako Historyczne, np.:
zmiany działu i zespołu;
zmiany lokalizacji (biuro / zdalnie / region);
zmiany stanowiska i inne bieżące aktualizacje;
zmiany przełożonego;
aktualizacje katalogu ról / stanowisk (np. rola / grupa / poziom);
zmiany wynagrodzenia i dodatkowych składników;
inne pola oznaczone jako historyczne w sekcji Dane osobowe.
Jak utworzyć raport niestandardowy do monitorowania zmian historycznych
Przejdź do Raporty → Niestandardowe.
Kliknij Nowy, aby utworzyć nowy raport niestandardowy.
W zakładce Szczegóły nadaj raportowi nazwę i opcjonalnie dodaj też opis, który ułatwi Ci identyfikację raportu.
W zakładce Źródło danych wybierz Dane historyczne.
W zakładce Konfiguruj wybierz kolumny, które mają znaleźć się w raporcie. Domyślnie raport zawiera pola ID użytkownika, imię i nazwisko oraz pole Obowiązuje od. Możesz zmienić ich kolejność metodą „przeciągnij i upuść”. Za pomocą strzałek dodaj dowolne pola oznaczone jako Historyczne lub dodatkowe pola użytkownika dla kontekstu (np. dział, przełożony, lokalizacja, identyfikator użytkownika).
W zakładce Filtruj i udostępniaj możesz zastosować filtry, aby raport dotyczył konkretnych użytkowników, działów, pionów, stanowisk lub innych kryteriów. Jeśli nie zastosujesz filtrów, raport zostanie wygenerowany dla wszystkich użytkowników w organizacji.
Możesz dodatkowo uwzględnić również osoby, których dane zostały zarchiwizowane z powodu zakończenia współpracy. Wystarczy, że zaznaczysz odpowiedni check-box.
W sekcji Udostępnij ten raport możesz określić, którzy użytkownicy będą mieli dostęp do raportu. Użyj filtra przypisania użytkowników, aby wskazać kategorie i atrybuty osób, którym zostanie przyznany dostęp. Wybrani użytkownicy zobaczą raport w sekcji Raporty.
Kliknij Zapisz, aby zachować raport.
Gdy używasz raportu z danymi historycznymi, pokaże on wpisy tylko dla tych użytkowników, u których wystąpiły zmiany w wybranym okresie.
Filtrowanie danych w raporcie niestandardowym
Raport niestandardowy zawiera różne filtry, takie jak: stanowisko, departament, pion, lokalizacja, forma współpracy i inne. Dzięki nim możesz zawęzić wyniki i uzyskać dokładnie te informacje, które Cię interesują.
Zarządzanie raportem niestandardowym
Po utworzeniu raportu niestandardowego możesz go dostosować, ponownie wykorzystać w nowych scenariuszach lub wyeksportować wyniki. Otwórz raport (w zakładce Raporty > Niesystemowe) i kliknij menu ⋯ w prawym górnym rogu, aby wybrać, co chcesz zrobić:
Edytuj - zaktualizuj konfigurację raportu (np. dostosuj kolumny).
Stwórz kopię - utwórz duplikat raportu, aby ponownie użyć tej samej struktury (źródła danych, pól i filtrów) bez budowania wszystkiego od zera. To przydatne, gdy potrzebujesz podobnego raportu dla innego zespołu, lokalizacji lub przypadku użycia, pozostawiając oryginalny raport bez zmian.
Harmonogram - skonfiguruj automatyczne wysyłanie tego raportu e-mailem.
Eksportuj do Excel / Eksportuj do CSV - pobierz raport na swój komputer. Gdy eksport będzie gotowy, w pasku powiadomień pojawi się komunikat. Kliknij go, aby pobrać raport na komputer.
Usuń - trwale usuń raport.
Zaplanowane dostarczanie raportów niestandardowych
Możesz zaplanować automatyczne dostarczanie raportów niestandardowych do odpowiedniej skrzynki odbiorczej - codziennie, co tydzień lub co miesiąc. Dzięki temu raport niestandardowy może być wysyłany e-mailem automatycznie i cyklicznie. Jest to przydatne, gdy ci sami interesariusze potrzebują regularnych aktualizacji (np. comiesięcznej listy zwolnień dla HR/Finansów lub cotygodniowej kontroli liczby pracowników dla kadry zarządzającej), a Ty nie chcesz za każdym razem ręcznie eksportować i wysyłać pliku.
Wykonaj następujące kroki, aby utworzyć harmonogram dla raportu:
Przejdź do Raporty > Niesystemowe i kliknij raport, który chcesz zaplanować.
W prawym górnym rogu kliknij trzy kropki (⋯) i wybierz Harmonogram.
W oknie Nowy harmonogram wpisz czytelną nazwę harmonogramu (np. „Zwolnienia - co miesiąc”).
W sekcji Kto otrzyma raport? wybierz odbiorców, którzy mają otrzymywać raport e-mailem.Osoby otrzymujące ten raport zobaczą te same dane co Ty - ich uprawnienia nie będą miały zastosowania. Upewnij się, że dodajesz tylko odbiorców uprawnionych do wglądu w te informacje.
W polu Częstotliwość wybierz, jak często raport ma być wysyłany:
Codziennie - raport jest wysyłany każdego dnia.
Tygodniowo - raport jest wysyłany raz w tygodniu. Po wybraniu opcji, wybierz dzień tygodnia, w którym ma się uruchamiać.
Miesięczny - raport jest wysyłany raz w miesiącu. Po wybraniu opcji, wybierz dzień miesiąca, w którym ma się uruchamiać.
Ustaw godzinę wysyłki raportu oraz strefę czasową.
Kliknij Zapisz. Po zapisaniu raport wyświetli komunikat, że harmonogram został skonfigurowany.
Zarządzanie zaplanowanymi dostawami
Aby wyświetlić i zarządzać wszystkimi zaplanowanymi raportami, przejdź do Raporty > Niesystemowe i kliknij Zaplanowane raporty.
Następnie możesz:
Zobaczyć wszystkie harmonogramy na jednej liście (nazwa harmonogramu, raport, twórca, czas ostatniej wysyłki oraz informacja, czy jest aktywny).
Włączyć lub wyłączyć harmonogram za pomocą przełącznika Aktywny.
Kliknij harmonogram, aby otworzyć jego szczegóły i:
Sprawdzić odbiorców oraz terminy wysyłki.
Kliknąć Uruchom, aby wysłać raport natychmiast.
Użyć menu trzech kropek (⋯), aby Edytować lub Usunąć harmonogram oraz odbiorców.
Sprawdzić Historia, aby zobaczyć poprzednie uruchomienia i pobrać wygenerowane pliki.
