Narzędzia to rejestr sprzętu Twojej organizacji: jeden wpis na każdy laptop, telefon, monitor czy biurko. Każde narzędzie należy do kategorii i jest albo przypisane do kogoś, albo wolne. Dodajesz narzędzia, przypisujesz je pracownikom i oznaczasz jako zwrócone, gdy wracają.
Aby wczytać rejestr, który już prowadzisz w arkuszu kalkulacyjnym, zobacz artykuły Import narzędzi i Import przypisań narzędzi.
Zanim zaczniesz
Funkcja Narzędzia musi być włączona. Przejdź do Ustawienia → Funkcjonalności i włącz Narzędzia w grupie Core HR. Gdy funkcja jest wyłączona, pozycja Narzędzia w menu, jej strony ustawień i uprawnienie są ukryte.
Sprawdź kategorie. Każde narzędzie musi mieć kategorię. Nowe konta mają podstawowy zestaw kategorii, więc zwykle wystarczy go dostosować. Jeśli lista została wyczyszczona, w polu Kategoria w formularzu narzędzia nie będzie nic do wyboru.
Część 1: Skonfiguruj kategorie narzędzi
Przejdź do Ustawienia → Core HR → Kategorie narzędzi pracy.
Kliknij Dodaj, wpisz Nazwę i wybierz Ikonę. Ikona wyświetla się obok narzędzia w całym PeopleForce.
Kliknij Zapisz.
Nazwy kategorii muszą być unikalne. Jeśli usuniesz kategorię, zniknie ona z listy kategorii, ale narzędzia, które już jej używają, zachowają ją.
Część 2: Skonfiguruj pola narzędzi
Strona Pola narzędzi pracy decyduje o tym, jakie pola dział HR widzi i wypełnia podczas dodawania narzędzia. Każde aktywne pole pojawia się w formularzu Dodaj narzędzie w tej samej kolejności co na tej stronie, więc dostosuj ją do informacji, które Twoja organizacja faktycznie śledzi.
Przejdź do Ustawienia → Core HR → Pola narzędzi pracy.
Dostosuj wbudowane pola oznaczone jako System: wyłącz te, których nie potrzebujesz, aby nie pojawiały się w formularzu, lub ustaw pole jako Wymagane, aby nie dało się zapisać narzędzia bez niego. Pola ID, Nazwa i Kategoria są zawsze włączone i zawsze wymagane.
Aby śledzić coś dodatkowego, na przykład dostawcę, numer zamówienia lub stan, kliknij Dodaj, wpisz nazwę, wybierz typ pola i kliknij Zapisz. Typu pola nie można zmienić po jego utworzeniu.
Przeciągaj pola, aby zmienić ich kolejność w formularzu.
Więcej informacji znajdziesz w artykule Pola niestandardowe narzędzi.
Część 3: Dodaj narzędzie
Przejdź do Narzędzia → Organizacja i kliknij Nowe narzędzie. Jeśli rejestr jest pusty, kliknij Dodaj pierwsze narzędzie.
Wypełnij formularz Dodaj narzędzie. W polu ID wpisz własny kod, na przykład LAP-0101 lub numer inwentarzowy. PeopleForce nie generuje ID, a każde ID musi być unikalne. Numer seryjny również musi być unikalny.
Kliknij Zapisz. Narzędzie otworzy się w trybie skupienia.
Jeśli narzędzia nie da się zapisać, a pole jest podświetlone na czerwono, oznacza to, że wymagane pole jest puste. Wymagane pola są sprawdzane przy każdym zapisie nowego lub edytowanego narzędzia. Istniejące narzędzia nie są sprawdzane wstecz.
💡 Wskazówka: Aby szybko zarejestrować kilka identycznych przedmiotów, otwórz narzędzie i kliknij Kopiuj lub wybierz Utwórz kopię w menu ⋯ wiersza na liście. Formularz otworzy się już wypełniony, więc wystarczy zmienić ID i numer seryjny.
Część 4: Wyświetl narzędzie
Kliknij dowolne narzędzie na liście, aby otworzyć je w trybie skupienia, czyli widoku pełnoekranowym, w którym wszystkie informacje o narzędziu są w jednym miejscu. Zamknij go, aby wrócić do listy.
Tryb skupienia pokazuje:
U góry: nazwę narzędzia, ikonę i nazwę kategorii oraz numer seryjny, a także status: Przypisany, Nie przypisany lub Zarchiwizowane.
Po lewej: Szczegóły (wszystkie pola narzędzia), a także Opis i Zdjęcie, jeśli zostały dodane.
Po prawej: przypisania narzędzia:
Obecnie przypisani: kto ma narzędzie teraz. Jeśli nikt, zobaczysz Obecnie brak przypisań.
Następny przypisany: pojawia się, jeśli istnieje przyszłe przypisanie.
Wyświetl poprzednio przypisane osoby: otwiera pełną historię przypisań.
Każde przypisanie ma własne przyciski edycji i usuwania.
Działania
Pasek działań u góry zawiera:
Edytuj, Kopiuj oraz Archiwizuj lub Przywróć — dostępne z uprawnieniem Edycja.
Pobierz kod QR — dostępne dla każdego, kto może otworzyć narzędzie. Kod QR zapisuje się jako plik, który możesz wydrukować jako naklejkę na sam przedmiot.
Część 5: Przypisz i odbierz narzędzie
Przypisz narzędzie
Otwórz narzędzie i kliknij Przypisz lub wybierz Przypisz w menu ⋯ wiersza. Możesz też przypisać je z profilu pracownika: Więcej → Narzędzia → Przypisz.
Wybierz pracownika (lub narzędzie, jeśli zaczynasz z profilu) i datę w polu Wydane w dniu. Domyślnie jest to dzisiejsza data.
Kliknij Zapisz.
Odbierz narzędzie
Otwórz narzędzie lub menu ⋯ wiersza i kliknij Oznacz jako zwrócone. Przypisanie zostanie zamknięte z dzisiejszą datą.
💡 Wskazówka: Aby przekazać narzędzie innej osobie, najpierw oznacz je jako zwrócone, a następnie przypisz je nowemu pracownikowi.
Warto wiedzieć
Możesz przypisać narzędzie z wyprzedzeniem. Jeśli data w polu Wydane w dniu jest w przyszłości, pracownik pojawia się jako Następny przypisany, a narzędzie pozostaje wolne do tego dnia. Przekazanie następuje w nocy tego dnia, krótko po 01:00 UTC. Ten sam nocny proces zwalnia narzędzia, których data zwrotu już minęła.
Narzędzia nie można przypisać dwóm osobom jednocześnie. Jeśli daty przypisań się nakładają, przypisanie nie zostanie zapisane. Najpierw zamknij wcześniejsze.
Część 6: Wyszukuj narzędzia i zarządzaj nimi
Na stronie Narzędzia → Organizacja możesz:
Przełączać widok: użyj segmentów Aktywne i Zarchiwizowane, aby przełączać się między bieżącymi a wycofanymi narzędziami. Każdy segment pokazuje liczbę narzędzi.
Wyszukiwać: pole wyszukiwania znajduje narzędzia po ID, Nazwie, Numerze seryjnym lub Opisie. Pola niestandardowe nie są przeszukiwane, ale można według nich filtrować.
Filtrować: kliknij Dodaj filtr i wybierz:
Status przypisania (Przypisany lub Nie przypisany), na przykład aby znaleźć wolne laptopy.
Status cyklu życia osoby, do której przypisano narzędzie, na przykład Zwolniony.
Kategorię, Dział, Pion i Lokalizację.
Przypisane do, aby zobaczyć sprzęt jednej osoby.
Sortować: według ID, Nazwy, Kategorii lub Przypisane do, a także według Numeru seryjnego, gdy to pole jest włączone.
Eksportować: kliknij Eksportuj do i wybierz Excel lub CSV. Plik jest przygotowywany w tle. Listę może wyeksportować każdy, kto ją widzi, w tym role z uprawnieniem Wyświetlanie.
Na liście wolne narzędzie ma w kolumnie Przypisane do wartość Do przypisania.
Archiwizacja i usuwanie
Archiwizuj narzędzie, którego już nie używasz, na przykład sprzedany lub zepsuty laptop. Archiwizacja zachowuje wpis i historię przypisań.
Przywróć przywraca zarchiwizowane narzędzie.
Usuń jest dostępne tylko dla zarchiwizowanych narzędzi i usuwa również historię przypisań. Jeśli chcesz zachować wpis, zarchiwizuj narzędzie.
Część 7: Co widzą pracownicy
Domyślnie pracownicy widzą swoje narzędzia, ponieważ wbudowana rola Osoby o sobie ma uprawnienie Wyświetlanie do narzędzi.
W menu Narzędzia
Pracownicy widzą Narzędzia w swoim menu, gdzie wyświetlają się tylko narzędzia, które obecnie posiadają:
Lista pokazuje Nazwę (z ID pod spodem), Numer seryjny (jeśli to pole jest włączone) i Kategorię.
Nie ma filtrów.
Zwrócone i zarchiwizowane narzędzia się nie wyświetlają.
Gdy otwierają narzędzie
Widzą tylko siebie jako obecnie przypisaną osobę, a nie historię przypisań narzędzia.
Mogą pobrać kod QR, ale nie mogą niczego edytować, przypisywać ani zwracać.
Po zwróceniu narzędzia nie mogą go już otworzyć.
W swoim profilu
Karta Narzędzia w sekcji Więcej pokazuje Przypisane narzędzia oraz, jeśli takie są, Zwrócone narzędzia z datami wydania i zwrotu.
Nazwy narzędzi są tam klikalne tylko dla osób, które widzą rejestr organizacji.
⚠️ Zachowaj ostrożność przy zmianie roli „Osoby o sobie”. Jeśli ustawisz w niej uprawnienie Edycja do narzędzi, każdy pracownik otrzyma przyciski Przypisz, Oznacz jako zwrócone, Edytuj i Usuń na karcie Narzędzia w swoim profilu i będzie mógł przypisać sobie dowolne wolne narzędzie w organizacji.
Warto wiedzieć
Zwolnienie pracownika nie oznacza zwrotu jego narzędzi. Narzędzia pozostają do niego przypisane. Aby je znaleźć, przefiltruj listę Organizacja według Statusu cyklu życia → Zwolniony, a następnie kliknij Oznacz jako zwrócone przy każdym narzędziu. Dodanie zwrotu sprzętu do listy kontrolnej offboardingu pomoże niczego nie przeoczyć.
Przypisanie nadal pokazuje „Do przypisania”? Sprawdź datę w polu Wydane w dniu. Przyszła data zaczyna obowiązywać w nocy tego dnia, krótko po 01:00 UTC.
Pracownicy nie otrzymują powiadomień, gdy narzędzie zostanie im przypisane lub oznaczone jako zwrócone. W razie potrzeby poinformuj ich sam.