Po skonfigurowaniu zdarzenia wyzwalającego, następnym krokiem jest dodanie zadań do wykonania.
Aby rozpocząć, kliknij ikonę "+" w polu wyzwalacza i wybierz, co chcesz dodać. Oto dostępne opcje:
Utwórz zadanie: Zdefiniuj konkretne zadania, które muszą zostać wykonane w ramach procesu.
Wyślij wiadomość e-mail: Zautomatyzuj proces wysyłania wiadomości e-mail do odpowiednich osób lub grup pracowników.
Wyślij list powitalny: Automatycznie wyślij zaproszenie do systemu.
Generuj dokument: Skonfiguruj system do generowania określonych dokumentów, takich jak listy ofert, umowy lub raporty.
Wyślij webhook: Integracja z zewnętrznymi aplikacjami lub usługami poprzez wysyłanie powiadomień webhook.
Wyzwalanie procesu: Zautomatyzuj aktywację przepływu pracy w ramach istniejących procesów.
Akcja Google Workspace: Zautomatyzuj tworzenie lub usuwanie Google Workspace dla nowo zatrudnionych lub zwolnionych pracowników.
W tym artykule powiemy, jak skutecznie wysyłać wiadomości e-mail. Oto przykład tego, jak wygląda to w systemie:
Nadawanie nazwy akcji procesu
Nadaj opisową nazwę, która ułatwi zrozumienie w dalszej części sekwencji działań, jaki jest cel tej litery.
W polu "Typ odbiorcy" dostępnych jest kilka opcji:
1. "Pracownik przypisany" - jeśli wybierzesz tę opcję, wiadomość e-mail zostanie wysłana do pracownika, którego dotyczy. Może to być list powitalny lub list z dalszymi instrukcjami.
2. "Przełożony pracownika przypisanego" - jeśli wybierzesz ten typ odbiorcy, zadanie zostanie przypisane do kierownika tego pracownika.
3. "Pracownik referencyjny do pracownika przypisanego" - ta opcja umożliwia wybranie konkretnego pracownika, na przykład kierownika działu kadr, który jest określony w profilu pracownika za pomocą pola niestandardowego. Na przykład, jeśli Abramova Maria jest kierownikiem działu kadr Nikity Bondara, wybranie tej opcji spowoduje, że Maria będzie odpowiedzialna za to zadanie.
4. "Określony pracownik" - ta opcja umożliwia wybranie konkretnej osoby, która ma otrzymać wiadomość e-mail.
5. "Grupa pracowników" - ta opcja umożliwia wybranie grupy pracowników, do których zostanie wysłana wiadomość e-mail. Można na przykład utworzyć grupę obejmującą pracowników działu HR i IT.
6. "E-maile zewnętrzne" - teraz podczas pisania wiadomości e-mail w przepływie pracy można wysyłać je na zewnętrzne adresy e-mail. Jest to przydatne, jeśli zadanie dotyczy freelancera lub zewnętrznego członka zespołu.
✨ Ponadto opcja ta pozwala podziękować lub pozdrowić pracowników zdalnych, którzy nie są częścią wewnętrznego zespołu.
Korzystanie z symboli zastępczych w wiadomościach e-mail
Pisząc treść wiadomości e-mail, używaj symboli zastępczych - generowanych przez platformę podpowiedzi z przydatnymi informacjami - takimi jak imię i nazwisko pracownika, stanowisko, imię i nazwisko kierownika, dział itp.
Pozwoli to zaoszczędzić czas, ponieważ nie będziesz musiał wyszukiwać tych informacji osobno podczas tworzenia tekstu.
