⚠️ Dostępne z dowolną z poniższych subskrypcji: Standard lub Professional
Po skonfigurowaniu zdarzenia wyzwalającego, następnym krokiem jest dodanie zadań do wykonania.
Aby rozpocząć, kliknij ikonę "+" w polu wyzwalacza i wybierz, co chcesz dodać. Oto dostępne opcje:
Utwórz zadanie: określcie zadania do wykonania w ramach procesu.
Poproś o formularz: poproście o wypełnienie formularza, na przykład w celu zebrania danych osobowych, aktualizacji informacji w profilu lub złożenia wniosku o zmianę.
Poproś o ankietę cyklu współpracy: automatycznie zbierajcie opinie na kluczowych etapach współpracy z pracownikiem za pomocą ankiet cyklu współpracy.
Wniosek o przegląd cyklu współpracy: automatycznie uruchamiajcie ocenę pracownika na odpowiednim etapie współpracy.
Wyślij e-mail: automatycznie wysyłajcie wiadomości do wybranych osób lub grup pracowników.
Wyślij list powitalny: automatycznie wysyłajcie zaproszenia do systemu.
Wygeneruj dokument: skonfigurujcie automatyczne generowanie dokumentów, takich jak oferty zatrudnienia, umowy lub raporty.
Prześlij dokument: przesyłajcie dokumenty wspólne dla wszystkich pracowników, na przykład umowy o zachowaniu poufności lub regulaminy, i automatyzujcie ich podpisywanie w ramach procesu.
Wyślij webhook: łączcie proces z zewnętrznymi aplikacjami lub usługami za pomocą powiadomień webhook.
Uruchom proces: automatycznie uruchamiajcie kolejny proces w ramach bieżącego.
Utwórz wydarzenie w kalendarzu: automatycznie planujcie wydarzenia dla pracownika i wybranych gości na określonym etapie procesu.
⏰ Automatyczne przepływy pracy uruchamiają się raz dziennie o 10:00, zgodnie ze strefą czasową profilu użytkownika.
Jak utworzyć zadanie
Jak utworzyć zadanie
Przejdź do "Procesy" i kliknij "+ Nowy proces", aby rozpocząć tworzenie lub wybierz już utworzony proces, aby go edytować.
Jeśli tworzysz nowy proces, wprowadź jego nazwę i opis oraz określ, co będzie uruchamiało proces.
Aby dodać akcję do procesu, kliknij ikonę plusa w polu "Uruchomienie" i wybierz opcję "Utwórz zadanie".
W zakładce Szczegóły wprowadźcie nazwę, która jasno opisuje, co powinna zrobić osoba odpowiedzialna za zadanie.
W polu Termin określcie czas na wykonanie zadania. Na przykład przełożony ma zaplanować spotkanie 1 na 1 z nowym pracownikiem w ciągu dwóch dni.
Dodajcie opis z instrukcjami dla osoby odpowiedzialnej za zadanie. Możecie użyć zmiennych, aby uwzględnić informacje o pracowniku, którego dotyczy proces, takie jak imię i nazwisko, stanowisko czy przełożony. Dołączcie pliki lub linki potrzebne do wykonania zadania.
W sekcji Kto powinien wykonać zadanie? wybierzcie, w jaki sposób zadanie zostanie utworzone dla wybranych osób:
Udostępnione: Utwórzcie jedno wspólne zadanie dla kilku pracowników. Dowolna z przypisanych osób może się nim zająć i je wykonać.
Kopie osobiste: Utwórzcie osobną kopię zadania dla każdej osoby do indywidualnego wykonania. Dzięki temu możecie przydzielić takie samo zadanie kilku pracownikom bez konieczności ręcznego tworzenia każdej kopii.
W sekcji Wybierz wykonawców określcie sposób wyboru osób, które otrzymają zadanie. Opcja Proste pozwala wybrać jedną lub więcej osób po imieniu i nazwisku albo na podstawie ich relacji z pracownikiem, którego dotyczy proces. Jest dostępna zarówno dla opcji Udostępnione, jak i Kopie osobiste.
Kliknijcie Dodaj wartość zmienną, aby wybrać osobę na podstawie jej relacji z pracownikiem:
Użytkownik przypisany: Pracownik, dla którego uruchamiany jest proces.
Lider, Lider 2. stopnia lub Lider 3. stopnia: Przełożony na odpowiednim poziomie w hierarchii pracownika.
Kierownicy zespołów: Osoby kierujące zespołami, do których należy pracownik.
Lider działu: Osoba kierująca działem pracownika.
Pole niestandardowe wskazujące osobę, na przykład opiekuna z działu HR lub mentora. Obsługiwane pola wskazujące osoby, dostępne w profilach pracowników i danych działów, znajdują się na tej samej liście. Więcej informacji znajdziecie w naszym przewodniku po polach niestandardowych pracowników.
Aby wybrać pracownika po imieniu i nazwisku, kliknijcie Określony użytkownik. W ramach jednego działania możecie łączyć konkretne osoby ze zmiennymi.
Na przykład wybierzcie Lider i Kierownicy zespołów oraz opcję Kopie osobiste, aby przełożony i każdy kierownik zespołu otrzymali własne zadanie polegające na zaplanowaniu spotkania z nowym pracownikiem.Opcja Zaawansowane pozwala wybrać wykonawców na podstawie warunków, takich jak dział, stanowisko lub lokalizacja. Jest dostępna dla zadań z opcją Udostępnione.
Kliknijcie Dodaj warunek, wybierzcie pole i określcie kryteria. Jeśli łączycie kilka warunków, w sekcji Operator wybierzcie:
I: Osoby muszą spełniać wszystkie warunki.
Lub: Osoby muszą spełniać co najmniej jeden warunek.
Na przykład wybierzcie Udostępnione i dodajcie warunek dotyczący działu HR, aby utworzyć zadanie, które może wykonać dowolny pracownik tego działu.⚠️ Do wspólnego zadania można przypisać maksymalnie 30 osób. Jeśli wybór obejmuje więcej niż 30 osób, zadanie otrzyma tylko pierwszych 30 w kolejności alfabetycznej. Pozostałe osoby nie zostaną uwzględnione.
W razie potrzeby zaznaczcie Włącz możliwość wyboru zastępców dla użytkowników podczas nieobecności niepracującej lub nieświadczącej usługi i wybierzcie zastępcę w polu Zastępstwo. Jeśli osoba odpowiedzialna za zadanie jest nieobecna w momencie jego utworzenia, zadanie zostanie przypisane wybranemu zastępcy.
Otwórzcie zakładkę Warunki i uruchomienia. W sekcji Kogo to dotyczy wybierzcie, dla których pracowników ma zostać uruchomione działanie:
Wszyscy: Działanie obejmie wszystkich pracowników uwzględnionych w procesie.
Określone osoby: Kliknijcie Dodaj warunek i określcie, których pracowników ma dotyczyć działanie. System wyświetli liczbę osób spełniających wybrane kryteria.
Te warunki określają, dla kogo uruchamiane jest działanie. Ustawienia wykonawców w zakładce Szczegóły określają, kto wykonuje zadanie. Na przykład możecie zastosować działanie tylko do nowych pracowników w określonej lokalizacji, a utworzone zadania przypisać ich przełożonym.
W sekcji Kiedy to zadanie powinno zostać uruchomione określcie, kiedy zadanie ma się rozpocząć względem uruchomienia procesu. Na przykład ustawcie rozpoczęcie zadania na jeden dzień po uruchomieniu procesu.
Kliknijcie Zapisz, aby dodać działanie tworzące zadanie do procesu.
Używanie symboli zastępczych w opisach zadań
Używanie symboli zastępczych w opisach zadań
Pisząc opisy zadań, używaj symboli zastępczych - generowanych przez platformę podpowiedzi z przydatnymi informacjami - takimi jak imię i nazwisko pracownika, stanowisko, imię i nazwisko kierownika, dział itp.
Pozwoli ci to zaoszczędzić czas, ponieważ nie będziesz musiał wyszukiwać tych informacji osobno podczas tworzenia tekstu.
Wzbogacanie zadań o multimedia i linki
Wzbogacanie zadań o multimedia i linki
Podczas tworzenia zadań masz możliwość wzbogacania ich o różne rodzaje treści. Możesz dołączać linki do ważnych informacji, wstawiać obrazy, przesyłać pliki, a nawet udostępniać filmy z seminariów edukacyjnych.
