⚠️ Dostępne w pakiecie Professional. Zainteresowany? Napisz do nas na adres sales@peopleforce.io, aby dowiedzieć się więcej.
Dążąc do zwiększenia autonomii pracowników i usprawnienia procesów administracyjnych, PeopleForce wdrożyło formularz samoobsługowy, który umożliwia osobom fizycznym samodzielną aktualizację danych osobowych i kontaktów alarmowych w ich profilach. Dotyczy on takich pól jak data urodzenia, płeć, numer telefonu komórkowego itp. Formularz posiada zintegrowane ustawienia zatwierdzania zmian, aby proces modyfikacji przebiegał bezpiecznie i pod stałym nadzorem.
⚠️ Ważne! Domyślna opcja samoobsługi obejmuje żądania zmiany danych osobowych i danych kontaktów alarmowych. Administratorzy mają możliwość tworzenia nowych formularzy wniosków o zmianę danych lub dostosowywania domyślnych formularzy do konkretnych potrzeb organizacyjnych.
Przygotowanie do procedury
Skonfiguruj uprawnienia tak, aby pracownicy mieli uprawnienia do przesyłania żądań samoobsługi ze swojego profilu.
Z menu po lewej stronie wybierz "Ustawienia", dalej "Role i uprawnienia".
Wybierz rolę "Pracownicy o sobie".
W sekcji "Formularze" wybierz sekcje, w których pracownicy mają wymagać zmiany wniosku. Domyślnie dostępne są dwie sekcje: aktualizacja kontaktów alarmowych i aktualizacja danych osobowych.
Po zakończeniu dodawania lub usuwania uprawnień kliknij przycisk "Zapisz".
Jak skonfigurować samoobsługę pracowników
Utwórz nowy formularz zgodnie ze swoimi potrzebami, edytując wstępnie zdefiniowany lub tworząc nowy od podstaw. Możesz wybrać jeden z dwóch rodzajów formularzy i skonfigurować swój własny formularz.
Krok 1: Szczegóły
Z menu po lewej stronie wybierz "Ustawienia", dalej "Formularze" i "Wniosek o samoobsługę".
Kliknij "+ Dodaj", aby utworzyć nowy formularz.
⚠️ Ważne! Aby edytować domyślny formularz, kliknij trzy kropki na kafelku formularza i wybierz "Edytuj'.
3. Wprowadź nazwę formularza.
4. Dodaj opis (opcjonalnie).
5. Aby automatycznie uruchomić workflow po żądaniu zatwierdzenia, wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej.
6. Kliknij przycisk "Dalej".
⚠️ Ważne! Workflow powiązane z formularzem zostanie uruchomione dopiero po przesłaniu wszystkich zatwierdzeń. Jeśli w konfiguracji nie określono żadnych osób zatwierdzających, workflow zostanie zainicjowane natychmiast po przesłaniu wniosku o zmianę danych pracownika.
Krok 2: Sekcje
Dodaj sekcje i wybierz pola do uwzględnienia w formularzu.
Kliknij przycisk "Dalej".
Pole „ Nazwa” będzie wyświetlane jako pojedynczy blok z trzema oddzielnymi polami wprowadzania imienia, nazwiska i imienia w formularzach wniosków samoobsługowych, umożliwiając pracownikom jednoczesną aktualizację imienia, nazwiska lub imienia.
Krok 3: Zatwierdzenia
Włącz opcję "Zatwierdzający", aby dodać osoby zatwierdzające. Wyszukaj określoną nazwę lub rolę, przewijając i wybierając warunek/osobę.
Aby dodać dodatkowe osoby zatwierdzające, kliknij "+ Dodaj osoby zatwierdzające". Powtórz tę czynność dla dowolnej liczby osób zatwierdzających.
Kliknij przycisk "Zakończ".
⚠️ Ważne! Osoby zatwierdzające będą otrzymywać wnioski w kolejności skonfigurowanej w ustawieniach formularza. Każda osoba zatwierdzająca w sekwencji musi potwierdzić zmianę, zanim zacznie ona obowiązywać. W przypadkach, w których nie ustawiono konkretnych osób zatwierdzających, zmiany zostaną automatycznie zaktualizowane bez konieczności indywidualnego potwierdzania.
Zarządzanie wnioskami dla administratorów
W dedykowanej zakładce "Formularze" administratorzy mają dostęp do kompleksowego dziennika zgłoszeń. Stamtąd mogą zatwierdzać (jeśli to ich kolej), odrzucać, wymuszać zatwierdzanie (zastępując wszystkie osoby zatwierdzające) lub przesuwać następną osobę zatwierdzającą w kolejce. Centralizuje to wszystkie żądania zmian w jednym miejscu, co ułatwia ich przeglądanie.
Jak skonfigurować uprawnienia do zarządzania formularzami
Wszyscy administratorzy systemu mają uprawnienia do zarządzania formularzami w systemie. Istnieją jednak przypadki, w których uprawnienia te można delegować do określonej roli lub pracownika. Można na przykład utworzyć niestandardową rolę dla konkretnego pracownika i przypisać mu uprawnienia do zarządzania formularzami w systemie.
Aby przyznać uprawnienia do zarządzania wszystkimi formularzami w systemie, wykonaj następujące kroki:
Z menu po lewej stronie wybierz kolejno opcje "Ustawienia", dalej "Role i uprawnienia".
Wybierz rolę, której chcesz przyznać możliwość zarządzania wszystkimi formularzami.
Na karcie "Ustawienia firmy" znajdź i wybierz "Formularze", aby umożliwić wybranej osobie dostęp do wszystkich formularzy i skonfigurować platformę.
Kliknij przycisk "Zapisz", aby zapisać zmiany i zastosować nowe uprawnienia.
⚠️ Ważne! Osoby z tymi uprawnieniami będą mogły tworzyć i edytować wszystkie formularze w systemie.