⚠️ Dostępne w pakiecie Professional. Zainteresowany? Napisz do nas na adres [email protected], aby dowiedzieć się więcej.
Formularz wniosku o zmianę danych pracownika upraszcza i zwiększa efektywność procesu modyfikacji danych. Narzędzie, które znajduje się w sekcji "Formularze", umożliwia managerom wygodne wnioskowanie o zmiany związane z członkami ich zespołów, eliminując potrzebę oczekiwania na reakcję administratorów.
Domyślna opcja wniosku o zmianę danych pracownika obejmuje 3 obszary: wynagrodzenie, świadczenia dodatkowe oraz aktualizację danych osobowych. Administratorzy mają jednak możliwość tworzenia nowych formularzy wniosków o zmiany lub dostosowywania domyślnych formularzy do konkretnych potrzeb organizacyjnych.
Przygotowanie do procedury
Skonfiguruj uprawnienia tak, aby managerowie mieli uprawnienia do wysyłania wniosków o zmianę pracownika ze swojego profilu lub z katalogu.
Z menu po lewej stronie wybierz kolejno opcje "Ustawienia", dalej "Role i uprawnienia".
Wybierz rolę "Przełożony", "Liderzy zespołów" lub "Wszyscy pracownicy".
W ustawieniach formularzy wybierz żądane uprawnienie. Możesz przyznać uprawnienia do określonych wniosków o zmianę danych pracowników lub włączyć szerszy dostęp, zaznaczając opcję "Dostępy". Umożliwisz w ten sposób przesyłanie wszystkich wniosków o zmianę danych pracowników.
Po dodaniu lub usunięciu uprawnień kliknij przycisk "Zapisz".
⚠️ Ważne! Formularz wniosku o zmianę danych pracownika może zawierać informacje poufne, dlatego należy zwrócić uwagę na to, kto jest przypisany jako zatwierdzający lub osoba przesyłająca wniosek o zmianę danych pracownika. Jeśli informacje o wynagrodzeniu pracownika są ustawione jako ukryte w uprawnieniach, należy pamiętać, że podczas zatwierdzania lub przesyłania żądania aktualizacji wynagrodzenia odpowiedzialny pracownik będzie miał wgląd w historię wynagrodzeń.
Jak skonfigurować wniosek o zmianę danych pracownika?
Utwórz nowy wniosek zgodnie ze swoimi potrzebami, edytując wstępnie zdefiniowany wniosek lub tworząc go od podstaw. Możesz wybrać jeden z trzech typów dostępnych wzorów i skonfigurować swój własny szablon.
Krok 1: Szczegóły
Z menu po lewej stronie wybierz "Ustawienia", dalej "Formularze" i "Wniosek o zmianę danych pracownika".
Kliknij "+ Dodaj", aby utworzyć nowy formularz. ⚠️ Ważne! Aby edytować domyślny formularz, kliknij trzy kropki na kafelku formularza i wybierz "Edytuj".
Wprowadź nazwę formularza.
Dodaj opis (opcjonalnie).
Aby automatycznie uruchomić workflow po żądaniu zatwierdzenia, wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej.
Kliknij przycisk "Dalej".
⚠️ Ważne! Workflow powiązane z formularzem zostanie uruchomione dopiero po przesłaniu wszystkich zatwierdzeń. Jeśli w konfiguracji nie określono żadnych osób zatwierdzających, workflow zostanie zainicjowane natychmiast po przesłaniu wniosku o zmianę danych pracownika.
Krok 2: Sekcje
Dodaj sekcje i wybierz pola do uwzględnienia w formularzu.
Kliknij przycisk "Dalej".
Krok 3: Zatwierdzenia
Włącz opcję "Zatwierdzający", aby dodać osoby zatwierdzające. Wyszukaj określoną nazwę lub rolę, przewijając i wybierając warunek/osobę.
Aby dodać dodatkowe osoby zatwierdzające, kliknij "+ Dodaj zatwierdzającego". Powtórz tę czynność dla dowolnej liczby osób zatwierdzających.
Kliknij przycisk "Zakończ".
⚠️ Ważne! Osoby zatwierdzające będą otrzymywać wnioski w kolejności skonfigurowanej w ustawieniach formularza. Każda osoba zatwierdzająca w sekwencji musi potwierdzić zmianę, zanim zacznie ona obowiązywać. W przypadkach, w których nie ustawiono konkretnych osób zatwierdzających, zmiany zostaną automatycznie zaktualizowane bez konieczności indywidualnego potwierdzania.
Zarządzanie wnioskami dla administratorów
W dedykowanej zakładce "Formularze" administratorzy mają dostęp do kompleksowego dziennika zgłoszeń. Stamtąd mogą zatwierdzać (jeśli to ich kolej), odrzucać, wymuszać zatwierdzanie (zastępując wszystkie osoby zatwierdzające) lub przesuwać następną osobę zatwierdzającą w kolejce. Centralizuje to wszystkie żądania zmian w jednym miejscu, co ułatwia ich przeglądanie.
Jak skonfigurować uprawnienia do zarządzania formularzami
Wszyscy administratorzy systemu mają uprawnienia do zarządzania formularzami w systemie. Istnieją jednak przypadki, w których uprawnienia te można delegować do określonej roli lub pracownika. Można na przykład utworzyć niestandardową rolę dla konkretnego pracownika i przypisać mu uprawnienia do zarządzania formularzami w systemie.
Aby przyznać uprawnienia do zarządzania wszystkimi formularzami w systemie, wykonaj następujące kroki:
Z menu po lewej stronie wybierz kolejno opcje "Ustawienia", dalej "Role i uprawnienia".
Wybierz rolę, której chcesz przyznać możliwość zarządzania wszystkimi formularzami.
Na karcie "Ustawienia firmy" znajdź i wybierz "Formularze", aby umożliwić wybranej osobie dostęp do wszystkich formularzy i skonfigurować platformę.
Kliknij przycisk "Zapisz", aby zapisać zmiany i zastosować nowe uprawnienia.
⚠️ Ważne! Osoby z tymi uprawnieniami będą mogły tworzyć i edytować wszystkie formularze w systemie.