Śledzenie obecności to proces dokładnego rejestrowania i monitorowania godzin pracy pracowników w firmie. Obejmuje to śledzenie godzin między wejściem i wyjściem pracownika z miejsca pracy, wszelkich przepracowanych godzin nadliczbowych oraz czasu niewykonanego z powodu nieobecności lub innych przyczyn. Prowadzenie dokładnych rejestrów obecności jest niezbędne dla prawidłowego przetwarzania listy płac i zgodności z przepisami prawa pracy.
Nasza platforma HR umożliwia śledzenie godzin pracy i nadgodzin pracowników oraz zarządzanie polityką obecności.
Pierwszym krokiem w kierunku spójnego zarządzania obecnością jest utworzenie polityki obecności i przypisanie jej do określonej lokalizacji. Polityka ta zostanie następnie automatycznie zastosowana do wszystkich dodanych lub przeniesionych pracowników między lokalizacjami.
Tworzenie i przypisywanie polityk obecności dla poszczególnych lokalizacji
Twoim pierwszym krokiem w kierunku spójnego zarządzania obecnością będzie utworzenie polityki obecności i przypisanie jej do określonej lokalizacji. Polityka ta zostanie następnie automatycznie zastosowana do wszystkich pracowników, którzy zostaną dodani lub przeniesieni między lokalizacjami.
Aby zarządzać czasem i obecnością w jednolity sposób, wykonaj następujące kroki i stwórz politykę obecności, a następnie przypisz ją do określonej lokalizacji:
Aby utworzyć politykę obecności, przejdź do sekcji "Ustawienia".
Znajdź i wybierz "Zasady obecności" na liście ustawień.
W sekcji "Zasady obecności" kliknij przycisk "Nowa polityka".
Nadaj polityce nazwę, która odzwierciedla jej cel lub lokalizację, w której jest tworzona.
Aktywacja śledzenia przerw
Za pomocą prostego znacznika wyboru możesz włączyć śledzenie przerw w swoim zespole. Funkcja ta umożliwia dokładne śledzenie przerw pracowników i zarządzanie nimi, aby zachować zgodność z przepisami prawa pracy. Aby włączyć śledzenie przerw, wykonaj następujące kroki:
Wybierz politykę, którą chcesz skonfigurować do śledzenia przerw lub utwórz nową, jeśli nie istnieje.
W sekcji ustawień polityki znajdź parametr "Przerwa włączona" i zaznacz pole obok niego, aby włączyć tę funkcję.
Kliknij przycisk "Zapisz", aby zapisać wprowadzone modyfikacje.
Dodatkowo można ograniczyć dzienny czas trwania przerwy, ustawiając maksymalny czas przerwy dla każdego dnia. Zasady oferują elastyczne opcje czasu trwania przerwy, w tym 30 minut, 1 godzinę, 1,5 godziny lub 2 godziny. Ta opcja jest dostępna, ale nie jest wymagana.
Włącz autouzupełnianie wpisów i autouzupełnianie przerw
Włącz autouzupełnianie dla swoich pracowników, zaznaczając odpowiednie pole. Ta przydatna funkcja umożliwia pracownikom automatyczne wypełnianie przepracowanych godzin w poprzednich dniach miesiąca.
Włącz automatyczne uzupełnianie godzin przerw dla każdego dnia roboczego w tygodniu, zaznaczając pole Autouzupełnianie przerw. Osoby przypisane do tej polityki będą miały możliwość korzystania z funkcji automatycznego uzupełniania godzin przerw.
Jeśli zapomną zarejestrować swoje godziny, nie ma się czym martwić! Mogą po prostu kliknąć przycisk Autouzupełnianie w zakładce Zegar, wybrać godziny pracy i przerwy, a następnie nacisnąć przycisk Zastosuj. Wypełni to wszystkie przeszłe daty, ale przyszłe nie zostaną wypełnione.
Przypisz zasady do lokalizacji
Wybierz lokalizację, do której ta polityka będzie miała zastosowanie, spośród dostępnych opcji. Na przykład, jeśli wybierzesz Polskę jako lokalizację, ta polityka zostanie automatycznie zastosowana do wszystkich pracowników, którzy mają Polskę wymienioną jako lokalizację w swoich profilach.
Wykluczanie pracowników z polisy
Jeśli chcesz wykluczyć niektórych pracowników z polityki, możesz dodać warunek, aby upewnić się, że ci pracownicy nie podlegają zasadom polityki. Oto jak to zrobić:
Przejdź do ustawień polityki i dodaj określony warunek, aby wykluczyć pracownika z zastosowania tej polityki.
Zidentyfikuj pracowników, którzy mają zostać wykluczeni na podstawie kryteriów, takich jak dział, rola lub indywidualne nazwiska.
Dodając warunki wykluczenia, można dostosować stosowanie zasad do unikalnych potrzeb firmy, zapewniając elastyczność i precyzję w egzekwowaniu zasad.
Uprawnienia do zarządzania obecnościami
W sekcji Role i uprawnienia, w sekcji Edytuj rolę/Nowa rola → Firma → Time, znajduje się pole wyboru oznaczone Możliwość zarządzania obecnością. Użytkownicy z dostępem do uprawnienia Możliwość zarządzania obecnością:
Mają dostęp do karty Frekwencja.
Mogą śledzić obecność dowolnego pracownika w firmie.
Mogą zachęcać pracowników do przesłania karty czasu pracy.
Eksportować raporty dotyczące przepracowanych godzin w formacie Excel i .csv.
