Zarządzanie śledzeniem obecności na poziomie firmy

System zapewnia kompleksowy przegląd wszystkich wizyt na jednym ekranie w określonym okresie, upraszczając śledzenie obecności i zarządzanie nią.

Użytkownicy mogą uzyskać dostęp do zakładki Frekwencja, aby monitorować czas pracy w całej firmie i zagłębiać się w szczegóły dotyczące poszczególnych pracowników w zakresie ich godzin pracy i nadgodzin.

Dzięki możliwości zastosowania filtrów, obecność może być monitorowana według stanowiska, działu, oddziału i innych. Dodatkowo, użytkownicy mogą eksportować raporty obecności w formatach .xlsx lub .csv w celu dalszej analizy i zachęcenia pracowników do przesłania swoich kart czasu pracy.

Włącz śledzenie czasu w ustawieniach

Jeśli Twoja firma chce korzystać ze śledzenia projektów, pierwszym krokiem jest włączenie go w ustawieniach. Aby to zrobić, przejdź do Ustawienia -> Ogólne -> Time i zaznacz pole Włącz śledzenie czasu w projekcie

Śledzenie obecności pracowników

Cały czas śledzony na poziomie firmy jest wygodnie wyświetlany w jednej scentralizowanej lokalizacji na stronie Frekwencja. Ułatwia to monitorowanie i zarządzanie godzinami pracy wszystkich pracowników w organizacji.

Filtrowanie danych

Użyj filtrów, aby znaleźć informacje o obecności wybranych grup pracowników. Dzięki temu szybko wyświetlisz dane, które spełniają Twoje kryteria.

Listę obecności możesz filtrować według pól Użytkownik, Rola, Dział, Pion, Projekt (jeśli w Twojej firmie włączono projekty) i wielu innych.

Listę możesz też filtrować według pól dodatkowych pracowników Twojej firmy. To przydatne, gdy potrzebna Ci grupa pracowników istnieje tylko w polach dodatkowych.

Załóżmy na przykład, że Twoja firma zapisuje rodzaj umowy w polu dodatkowym z wartościami Umowa na stałe i Kontraktor. Możesz przefiltrować listę tak, aby pokazywała tylko kontraktorów. Sprawdzisz wtedy ich godziny osobno przed przygotowaniem faktur lub listy płac, bez przewijania listy całej firmy.

Filtry pól dodatkowych podlegają tym samym uprawnieniom co Lista użytkowników:

Są dostępne dla użytkowników, których rola ma uprawnienie Wyszukiwanie zaawansowane w liście użytkowników.
Każdy użytkownik widzi tylko te pola dodatkowe, do których ma dostęp.

Jeśli nie widzisz pól dodatkowych wśród filtrów, poproś administratora o sprawdzenie uprawnień Twojej roli.

💡 Filtrowanie według pól dodatkowych jest obecnie dostępne na żądanie. Aby zacząć z niego korzystać, napisz do nas na support@peopleforce.io.

Przypominanie pracownikom

Na karcie obecności możesz bezpośrednio ponaglać pracowników, którzy nadal muszą złożyć swoje karty czasu pracy, zapewniając terminowe i dokładne prowadzenie dokumentacji. Aby to zrobić, wystarczy kliknąć ikonę szturchnięcia, a do pracownika zostanie wysłane przyjazne przypomnienie.

💡 Wszyscy pracownicy, którzy otrzymali przypomnienie, otrzymają powiadomienie przypominające im o złożeniu kart czasu pracy.

Eksportowanie raportów

Funkcja eksportu obecności umożliwia uzyskanie potrzebnych danych w dogodnym dla użytkownika formacie. Dane można grupować według:

miesiące lub dni, lub poszczególne rekordy, a także dołączać komentarze;
w godzinach i minutach;
w formacie XLSX lub CSV.

Ułatwia to analizę rekordów, poprawia wydajność raportowania i zapewnia, że wszystkie szczegóły związane z wizytą są jasne i dostępne.

👉 Różnica pokazuje pozostały czas poprzez odjęcie godzin przepracowanych i całkowitego urlopu (który jest sumą urlopu płatnego i bezpłatnego) od oczekiwanych godzin.

Dane konkretnego pracownika

Jeśli potrzebujesz danych dla konkretnego pracownika, możesz kliknąć jego imię. Po kliknięciu ikony informacji obok pola Oczekiwane godziny zobaczysz zestawienie godzin pracy pobrane z aktywnego harmonogramu pracy pracownika (według dni tygodnia, wraz z sumą).

Uprawnienia do zarządzania obecnościami

W sekcji Role i uprawnienia, w sekcji Edytuj rolę/Nowa rola → Firma → Time, znajduje się pole wyboru oznaczone Możliwość zarządzania obecnością. Użytkownicy z dostępem do uprawnienia Możliwość zarządzania obecnością:

Mają dostęp do karty Frekwencja.
Mogą śledzić obecność dowolnego pracownika w firmie.
Mogą zachęcać pracowników do przesłania karty czasu pracy.
Eksportować raporty dotyczące przepracowanych godzin w formacie Excel i .csv.

Artykuły powiązane