Zgłaszanie sprawy za pośrednictwem funkcji Safe Speak

PeopleForce oferuje wszystkim użytkownikom bezpieczną i w pełni anonimową funkcjonalność o nazwie Safe Speak.

Dzięki Safe Speak użytkownicy mogą:

anonimowo zgłaszać przypadki niewłaściwego zachowania w pracy, zachowując pełną kontrolę nad przekazywanymi informacjami;
poczuć się upoważnieni do wyrażania swoich obaw, promując kulturę firmy, w której każdy może bezpiecznie wyrażać swoje opinie bez obawy przed odwetem;
być na bieżąco z informacjami o zgłoszonych przypadkach i komunikować się z opiekunem sprawy bez ujawniania swojej tożsamości.

Niniejszy artykuł zawiera wskazówki dotyczące tego, jak zgłaszać przypadki niewłaściwego postępowania i jak skutecznie podejmować dalsze działania w sprawie. Czytaj dalej, aby zrozumieć proces zgłaszania i dowiedzieć się, jak być na bieżąco ze swoją sprawą.

⚠️ Safe Speak zapewnia zgłaszającym całkowitą anonimowość, ponieważ śledzenie ich tożsamości jest technicznie niemożliwe. Strona anonimowego zgłoszenia wykorzystuje zewnętrzny adres URL, a zgłaszający nie są zalogowani do PeopleForce.

Sposoby przesyłania anonimowych zgłoszeń

Zgłoszenie anonimowe można przesłać za pomocą kilku metod dostępnych w systemie:

Przejdź do sekcji "O mnie", wybierz "Sprawy" i opcję "Anonimowa sprawa".

2. Link do anonimowego zgłaszania spraw może być też na stałe dodany do strony głównej firmy, aby ułatwić pracownikom dostęp.

3. Dostęp do formularza zgłoszeniowego Safe Speak można również uzyskać za pośrednictwem ogólnodostępnego łącza zamieszczonego w "Bazie wiedzy".

Przesyłanie anonimowych zgłoszeń

Przejdź do łącza formularza zgłaszania i kliknij opcję "Zgłoś nową sprawę".
Wybierz kategorię, która najlepiej opisuje Twoje zgłoszenie.
Wprowadź temat, podaj opis swojego doświadczenia.
Opcjonalnie prześlij wszelkie pliki, które zapewnią kontekst dla Twojego opisu, a następnie kliknij "Dalej".
Przejrzyj szczegóły sprawy i kliknij "Prześlij".

⚠️ Pamiętaj, aby zapisać sobie unikalne hasło podane na stronie potwierdzenia zgłoszenia. Będzie Ci ono potrzebne za każdym razem, gdy zechcesz uzyskać dostęp do swojej sprawy – sprawdzić jej status lub zaktualizować szczegóły.

Zachowanie hasła

Nie będziesz otrzymywać żadnych wiadomości e-mail ani powiadomień o odpowiedziach lub aktualizacjach dotyczących Twojej sprawy, więc zapisanie hasła jest absolutnie konieczne. Możesz śledzić swoją sprawę, przechodząc do strony startowej i wprowadzając unikalne hasło do sprawy. Wersja PDF formularza potwierdzenia zostanie automatycznie pobrana na komputer.

⚠️ Dostępny będzie również unikalny kod QR, który możesz zeskanować, aby uzyskać dostęp do sprawy na telefonie komórkowym. Po zeskanowaniu kodu uzyskasz bezpośredni dostęp do swojej sprawy, bez konieczności wprowadzania hasła.

⚠️ Zgłaszający nie otrzymują powiadomień o aktualizacjach. Muszą śledzić swoją sprawę za pośrednictwem linku do formularza zgłoszeniowego.

Dostęp do anonimowej sprawy

Aby uzyskać dostęp do przesłanej sprawy, wykonaj następujące kroki:

Znajdź swoje unikalne hasło do sprawy, które wygenerowało się podczas jej zgłaszania.
Przejdź do linku formularza zgłoszeniowego i kliknij opcję "Aktualizacje w sprawie".
Wprowadź unikalne hasło sprawy i kliknij przycisk "Wyszukaj".
Nastąpi otwarcie dziennika sprawy, w którym wyświetlone zostanie pierwotne zgłoszenie i wszelkie odpowiedzi od opiekuna sprawy

Odpowiadanie opiekunowi sprawy lub dodawanie dodatkowych informacji

Aby odpowiedzieć osobie zarządzającej sprawą lub dodać dodatkowe informacje, wykonaj poniższe czynności:

Znajdź swoje unikalne hasło do sprawy, które wygenerowało się podczas jej zgłaszania.
Przejdź do linku formularza zgłoszeniowego i kliknij opcję "Aktualizacje w sprawie".
Wprowadź unikalne hasło sprawy i wyszukaj sprawę z kodem dostępu.
Odczytaj wiadomości od opiekuna sprawy i odpowiedz na nie, wpisując anonimową wiadomość w polu tekstowym.
Aby załączyć plik, kliknij ikonę "Prześlij plik" i dodaj załączniki.
Kliknij "Komentarz", aby wysłać.

📌 Odpowiedź pojawi się w historii wiadomości wraz z załącznikami. Zachowasz dostęp do sprawy i całej jej zawartości, w tym wiadomości i załączników, dopóki nie zostanie ona usunięta przez opiekuna sprawy.