Интеграция Greenhouse с PeopleForce помогает HR-командам и рекрутерам значительно экономить время, автоматизируя передачу данных кандидатов между платформами.
Основные преимущества интеграции:
Экономия времени за счёт устранения ручного ввода данных.
Снижение ошибок благодаря автоматической синхронизации личных данных.
Улучшение видимости новых сотрудников через ATS Inbox, где кандидаты сортируются по дате начала работы — это помогает HR приоритизировать процесс адаптации.
Шаг 1: Начало интеграции
Перейдите в настройки интеграции с Greenhouse в PeopleForce. Нажмите кнопку Установить, чтобы сгенерировать:
URL вебхука для получения событий от Greenhouse;
Секретный ключ.
Эти данные будут использованы позже в Greenhouse для настройки вебхуков.
Шаг 2: Настройка уведомлений о кандидатах
В разделе Уведомления настроек интеграции:
Выберите, какие сотрудники должны получать уведомления о новых кандидатах.
Вы можете управлять списком в разделе Роли и права через:
Роль → Общие → Люди → Разрешить доступ к справочнику сотрудников → Управлять ATS Inbox.
По умолчанию в список входят все пользователи с правами администратора. Только выбранные пользователи будут получать уведомления для завершения процесса найма в PeopleForce.
Шаг 3: Отображение системных полей
Интеграция поддерживает отображение полей между Greenhouse и PeopleForce:
Системные поля, такие как имя и фамилия, отображены по умолчанию. Вы можете отобразить дополнительные системные поля, чтобы передавать в PeopleForce всю необходимую информацию.
Шаг 4: Отображение пользовательских полей
Чтобы отобразить пользовательское поле, выполните следующие шаги:
Перейдите в Greenhouse → Настройки → Пользовательские опции.
Выберите одну из сущностей из списка:
Предложение (Offer)
Заявка (Application)
Кандидат (Candidate)
Вакансия (Job) и др.
Найдите поле, которое хотите отобразить. Например, чтобы отобразить дату начала работы сотрудника:
Откройте страницу Предложений (Offers).
Нажмите на поле Дата начала (Start day).
Прокрутите вниз и скопируйте ключ поля (Field key).
В PeopleForce:
Добавьте пользовательское поле в формате:
entity/custom field/field_key/value
Например: offer/custom field/start_date/valueОтобразите это поле с соответствующим полем в PeopleForce.
Шаг 5: Укажите URL вашей компании в Greenhouse
Чтобы обеспечить корректные ссылки на профили кандидатов, необходимо ввести URL вашей компании в Greenhouse (обычно это название компании в домене Greenhouse).
После настройки вы сможете переходить из PeopleForce напрямую в ваш аккаунт Greenhouse одним кликом.
Шаг 6: Завершите настройку в Greenhouse
После начальной конфигурации в PeopleForce перейдите в Greenhouse в раздел Settings → Dev Center для завершения интеграции. Нужно настроить два вебхука:
Для события "Кандидат принят на работу"
Для события "Кандидат уволен"
Каждый вебхук требует:
Уникального Endpoint URL — PeopleForce
Ранее сгенерированного секретного ключа
Рекомендуется также указать email для получения уведомлений об ошибках в случае сбоя вебхука.
Шаг 7: Обработка документов
Интеграция поддерживает автоматическую синхронизацию документов кандидатов из Greenhouse в папки PeopleForce. Для активации выберите конкретные папки, куда следует сохранять каждый тип документов. Если папка не выбрана — документы не будут синхронизироваться.
Документы, которые могут передаваться:
Резюме (CV)
Мотивационное письмо
Письмо с предложением
Пакеты предложений (например, бонусы или дополнительные условия) и др.
Шаг 8: Рабочий процесс найма в Greenhouse
Когда кандидата отмечают как «Принят» в Greenhouse, его данные автоматически передаются в PeopleForce. Это включает отображённые системные и пользовательские поля, а также соответствующие документы. Кандидат появляется во вкладке Люди → ATS Inbox в PeopleForce, готовый к адаптации.
⏱️ Синхронизация обычно происходит в течение нескольких минут после триггера в Greenhouse.
Если нужно изменить предложение после пометки кандидата как принятого, используйте функцию «Unhire» в Greenhouse.
Это автоматически удалит кандидата из PeopleForce, обеспечивая точность данных и предотвращая обработку устаревших или некорректных предложений.
Шаг 9: Данные кандидатов в PeopleForce
Во вкладке ATS Inbox в PeopleForce отображаются все синхронизированные данные кандидатов, включая резюме и документы с предложениями. Доступ к ней имеют только пользователи с соответствующими правами.
Шаг 10: Примите кандидата в PeopleForce
Чтобы завершить процесс, заполните форму найма в PeopleForce, чтобы добавить кандидата как сотрудника:
Перейдите в ATS Inbox и найдите кандидата.
Нажмите кнопку Принять (Hire).
Заполните все необходимые поля в форме найма для создания профиля.
Этот процесс аналогичен стандартному созданию сотрудника. После создания профиля вы можете вручную дополнить или обновить дополнительную информацию по необходимости.
Проверка на дубликаты среди принятых кандидатов
Когда кандидата отмечают как «Принят» в Greenhouse, PeopleForce проверяет, существует ли уже профиль с таким же email, номером телефона или именем среди нанятых сотрудников системы.
Если совпадение найдено, система отображает предупреждение «Возможный существующий сотрудник», позволяя просмотреть существующий профиль и избежать дублирования данных.
Эта проверка особенно полезна, если человек возвращается в компанию, например, если он ранее работал как Junior Developer, а теперь возвращается на позицию Software Architect.
Это всего лишь предупреждение — вы всё равно можете продолжить создание сотрудника в системе.