Эффективное управление документами необходимо для поддержания порядка в организации. В этом руководстве мы рассмотрим различные аспекты управления документами, включая создание папок, систематизацию документов и обеспечение надлежащего доступа и прав доступа. Приступим!
Создание папок и подпапок
Папки документов помогают держать файлы сотрудников структурированными и легко находимыми. Считайте их контейнерами для документов, например: договоров, сертификатов, юридических документов, расчетных листков или любой внутренней HR-документации. Понятная структура папок ускоряет ежедневную работу (меньше поиска), поддерживает единообразие документации по всей компании и особенно полезна, когда библиотека растет и документами управляют несколько людей.
Вы можете создавать как папки верхнего уровня, так и подпапки (папка внутри другой папки). Подпапки позволяют строить более детальную иерархию, например: хранить всё в Договоры, но разделить на Трудовые договоры, Подрядчики и Стажировки.
Чтобы создать папку или подпапку:
Перейдите в Настройки → Документы.
Нажмите + Добавить.
В окне Новая папка документов заполните сведения о папке:
Название: введите название папки.
Описание (необязательно): добавьте короткую заметку о том, что следует хранить здесь.
Родительская папка: оставьте пустым, чтобы создать папку верхнего уровня, или выберите существующую папку, чтобы создать подпапку.
При необходимости настройте автоматическое назначение документов:
Включите автоназначение документов по полям.
Выберите, какие поля использовать для назначения (например, Имя, почта).
Сохраните папку.
✏️ Начните с крупных родительских папок и добавляйте подпапки только там, где нужна более подробная структура. Так библиотека останется аккуратной и удобной для просмотра.
Создание шаблонов документов
Вы можете создавать шаблоны необходимых документов в Настройках, используя поля, которые автоматически подтягиваются из карточки сотрудника, например имя, должность или дату найма. Переменные позволяют генерировать документы с актуальной информацией из карточки сотрудника. Чтобы создать нужный шаблон документа, перейдите в Настройки > Документы > Шаблоны.
На открывшейся странице нажмите кнопку Добавить, чтобы загрузить готовый шаблон документа в формате .docx. После этого появится всплывающее окно, в котором нужно заполнить поля Название и Описание.
В поле Шаблон загрузите нужный документ в формате .docx, затем сохраните введённые данные.
Загруженный вами шаблон документа с полным списком доступных переменных будет выглядеть так:
📌 После загрузки файла в систему вы не сможете редактировать его онлайн. Если нужно внести изменения, отредактируйте документ на компьютере и затем загрузите его в систему снова.
Загрузка или генерация документов
После создания папок перейдите в профиль сотрудника.
На вкладке Документы нажмите кнопку +Новый.
Выберите Загрузить или Сгенерировать из шаблона.
Выберите папку и укажите файл или шаблон документа в выпадающем списке.
Управление документами
Администраторы или сотрудники с правами управления документами могут добавлять или скачивать документы на вкладке Документы.
Используйте фильтры по папке или сотруднику для более быстрого поиска и организации.
Генерация файлов через воркфлоу
Файлы можно генерировать вручную на вкладке документов сотрудника или по мере необходимости через воркфлоу. Чтобы сгенерировать файл как действие в вашем воркфлоу, на странице редактирования воркфлоу выберите действие создать документ.
Для этого типа действия нужно только указать название и выбрать шаблон документа и папку документов из выпадающего меню.
Воркфлоу также помогают массово генерировать файлы для многих сотрудников с их данными, например расчётные листы, контракты, NDA или другие файлы. Загрузка файла даёт преимущество более чёткой структуры документа, использования стилей компании, логотипов и других изображений.
Доступ и права
В разделе Настройки > Роли и права доступа > Люди настройте права доступа, чтобы только уполномоченные роли могли просматривать или редактировать документы.
В разделе Компания > HR предоставьте доступ к управлению документами внутри организации командам или сотрудникам в зависимости от их ролей и обязанностей.
FAQ
Как удалить документ?
Администраторы или сотрудники с правами управления документами могут удалить документ в профиле сотрудника. На вкладке Документы найдите документ, который хотите удалить, нажмите на значок трёх точек и удалите его.