Эффективное управление документами необходимо для поддержания порядка в организации. В этом руководстве мы рассмотрим различные аспекты управления документами, включая создание папок, систематизацию документов и обеспечение надлежащего доступа и прав доступа. Приступим!
Создание папок и подпапок
Папки документов помогают держать файлы сотрудников структурированными и легко находимыми. Считайте их контейнерами для документов, например: договоров, сертификатов, юридических документов, расчетных листков или любой внутренней HR-документации. Понятная структура папок ускоряет ежедневную работу (меньше поиска), поддерживает единообразие документации по всей компании и особенно полезна, когда библиотека растет и документами управляют несколько людей.
Вы можете создавать как папки верхнего уровня, так и подпапки (папка внутри другой папки). Подпапки позволяют строить более детальную иерархию, например: хранить всё в Договоры, но разделить на Трудовые договоры, Подрядчики и Стажировки.
Чтобы создать папку или подпапку:
Перейдите в Настройки → Документы.
Нажмите + Добавить.
В окне Новая папка документов заполните сведения о папке:
Название: введите название папки.
Описание (необязательно): добавьте короткую заметку о том, что следует хранить здесь.
Родительская папка: оставьте пустым, чтобы создать папку верхнего уровня, или выберите существующую папку, чтобы создать подпапку.
При необходимости настройте автоматическое назначение документов:
Включите автоназначение документов по полям.
Выберите, какие поля использовать для назначения (например, Имя, почта).
Сохраните папку.
✏️ Начните с крупных родительских папок и добавляйте подпапки только там, где нужна более подробная структура. Так библиотека останется аккуратной и удобной для просмотра.