Перейти до основного контенту

Планування персоналу

Дізнайтеся, як переглядати затверджений план персоналу, працювати з посадами та запускати рекрутинг для запланованих позицій

Планування персоналу допомагає компанії працювати з уже затвердженим планом чисельності команди та майбутніми витратами на персонал в одному місці. У плані можна зберігати поточні й майбутні посади, їхню підпорядкованість, заплановані дати початку роботи, базову компенсацію, FTE та інші дані, які використовуються під час планування структури команди й бюджету.

Керівник може переглянути затверджені для своєї команди посади, побачити, які з них уже заповнені, а для яких потрібно знайти працівника. Для вільної посади, яка вже є в плані, можна створити запит на вакансію та розпочати рекрутинг. Якщо після затвердження плану виникла потреба в додатковій посаді, її можна спочатку додати до плану за допомогою запиту на посаду.

Після найму кандидата PeopleForce автоматично пов’язує працівника з відповідною посадою та оновлює її статус. Завдяки цьому план відображає не лише заплановану структуру, а й фактичний результат рекрутингу.

Підготовка до роботи

Перед початком планування підготуйте профілі посад. Профіль посади є обов’язковим під час створення позиції та містить стандартизовану інформацію про роль, зокрема її назву, рівень і додаткові дані.

Профілі налаштовуються в розділі Налаштування → Каталог посад. Спочатку створіть потрібну структуру груп, налаштуйте поля профілів, а потім додайте самі профілі посад.

💡 Детальніше про налаштування читайте у статті.

Також підготуйте форми, які використовуватимуться для створення:

  • запитів на нові посади;

  • запитів на вакансії.

Форма запиту на вакансію налаштовується в розділі Налаштування → Форми → Запит на вакансію. У ній можна визначити доступні й обов’язкові поля, маршрут погодження та користувачів, які можуть надсилати запити.

💡 Гайд із налаштування форми запиту на вакансію доступний тут.

Налаштуйте форму запиту на посаду

Форма запиту на посаду визначає, яку інформацію користувач має надати для додавання нової позиції до плану, хто погоджуватиме запит і хто зможе його подавати.

Щоб створити форму:

  1. Перейдіть до Налаштування → Форми.

  2. Натисніть + Форма.

  3. Виберіть Запит на посаду.
    ​

  4. У блоці Деталі, введіть назву форми та, за потреби, додайте опис. Назва допоможе користувачам вибрати потрібну форму під час створення запиту.

  5. Натисніть Далі.

  6. У розділі Поля налаштуйте інформацію, яку потрібно зібрати в запиті. Ви можете:

    1. додавати й перейменовувати розділи;

    2. додавати до розділів поля або таблиці;

    3. змінювати порядок розділів і полів;

    4. позначати потрібні поля як обов’язкові.

  7. Натисніть Далі.

  8. Щоб запити проходили погодження, увімкніть Схвалення ввімкнено та виберіть відповідального схвалювача. За потреби додайте кількох схвалювачів і налаштуйте додаткові параметри:

    1. Пропуск непризначених схвалень увімкнено;

    2. Схвалення заступниками увімкнено.
      ​

  9. Натисніть Далі.

  10. У розділі Хто може подати? визначте, кому буде доступна ця форма:

    1. Конкретні люди - виберіть користувачів за допомогою додавання певних умов;

    2. Усі - дозвольте подавати форму всім користувачам.
      ​

  11. Натисніть Завершити, щоб зберегти форму.

Після цього користувачі, яким надано доступ до форми, зможуть вибрати її під час створення Нового запиту на посаду.

Як працює планування персоналу

Подальший процес залежить від того, чи є потрібна посада в затвердженому плані.

Якщо посада вже є в затвердженому плані

Коли посада вже передбачена планом, але залишається вільною, для неї потрібно створити запит на вакансію.

Запит на вакансію не додає нову посаду до структури. Він запускає процес рекрутингу для посади, яка вже була затверджена та є в плані.

Загальний процес виглядає так:

  1. Керівник відкриває розділ Планування.

  2. У вкладці Графік переглядає структуру команди та затверджені посади, які йому підпорядковуються.

  3. Для потрібної вільної посади створює Запит на вакансію.

💡 Детальніше про те як подавати запит на вакансію читайте в інструкції.

  1. Після подання запиту посада переходить у статус Рекрутинг.

  2. Робота з кандидатами продовжується в межах процесу рекрутингу.

  3. Після найму кандидата PeopleForce автоматично заповнює поле Заповнено і змінює статус посади на такий же.

Якщо потрібної посади немає в затвердженому плані

Якщо після затвердження плану виникла потреба в додатковій посаді, спочатку потрібно створити запит на посаду.

Запит на посаду використовується, щоб погодити додавання нової позиції до затвердженого плану. Це може знадобитися, наприклад, у разі розширення команди або появи нової потреби, яку не врахували під час початкового планування.

Загальний процес виглядає так:

  1. Користувач створює Новий запит на посаду.

  2. Заповнює та надсилає форму запиту на погодження.

  3. Після схвалення нова посада стає частиною плану персоналу.

  4. Коли для неї потрібно розпочати пошук працівника, користувач створює окремий Запит на вакансію.

  5. Після найму кандидата посада автоматично переходить у статус Заповнено.

Таким чином:

  • запит на посаду використовується, щоб додати до плану нову посаду;

  • запит на вакансію використовується, щоб розпочати рекрутинг для посади, яка вже є в плані.

Перегляд плану персоналу

Щоб відкрити план, перейдіть до розділу Планування в головному меню.

Сторінка Планування персоналу містить три вкладки:

  • Посади — загальний список посад та їхніх поточних статусів;

  • Графік — візуальне представлення структури посад;

  • Профілі посад — перелік профілів, які використовуються в плані.

Перегляд посад у списку

У вкладці Посади у верхній частині сторінки відображається кількість посад за статусами:

  • Вільно - на посаду ще не призначено працівника;

  • Рекрутинг - для посади розпочато процес пошуку працівника;

  • Заповнено - посада пов’язана з працівником;

  • Очікує схвалення - додавання посади ще проходить погодження.

У таблиці відображаються:

  • назва посади;

  • профіль посади та локація;

  • статус;

  • найнятий працівник;

  • менеджер;

  • запланована дата початку.

Щоб звузити список, натисніть Додати фільтр і виберіть потрібні параметри.

Перегляд інформації про посаду

Щоб відкрити сторінку детальну сторінку посади:

  1. У вкладці Посади натисніть кнопку з трьома крапками біля потрібного запису.

  2. Виберіть Перегляд.
    ​

У вкладці Деталі відображаються:

  • статус;

  • профіль посади;

  • департамент;

  • локація;

  • юридична особа;

  • тип роботи;

  • працівник, яким заповнено посаду;

  • менеджер;

  • запланований початок;

  • очікувана базова зарплата;

  • період виплати базової компенсації;

  • FTE.

Якщо необхідно інформацію про посаду можна відредагувати.

У вкладці Коментарі можна переглядати та вести комунікацію щодо посади.

Перегляд організаційної структури

Перейдіть на вкладку Графік, щоб переглянути організаційну структуру. Графік допомагає керівнику побачити:

  • посади, які йому підпорядковуються;

  • зв’язки між посадами в структурі;

  • працівників, якими вже заповнені посади;

  • вільні посади, для яких можна розпочати рекрутинг.


Картка посади може містити її назву, призначеного працівника, профіль посади та локацію. За допомогою панелі праворуч можна змінювати масштаб і налаштовувати область відображення графіка.

Створення запиту на вакансію

Якщо посада є в плані та для неї потрібно розпочати пошук працівника, створіть запит на вакансію. Запит можна створити зі списку посад або зі сторінки конкретної посади.

Щоб створити запит зі списку:

  1. Перейдіть у вкладку Посади.

  2. Натисніть кнопку з трьома крапками біля потрібної вільної посади.
    ​

  3. Виберіть Запит на вакансію.

  4. У вікні Виберіть форму запиту на вакансію виберіть потрібну форму.
    ​

  5. Натисніть Далі.

  6. Заповніть і надішліть форму запиту.
    ​

💡 Детальні кроки подачі запиту на вакансію доступні в інструкції.

Також можна відкрити сторінку посади та натиснути Запит на вакансію у верхній частині сторінки.
​

Після подання запиту статус посади змінюється на Рекрутинг. Дані в плані оновлюються автоматично.

Створення запиту на нову посаду

Якщо потрібної посади в плані немає, спочатку подайте Новий запит на посаду. Для цього:

  1. Перейдіть до розділу Планування.

  2. На вкладці Посади натисніть + Новий запит на посаду.
    ​

  3. Виберіть, на основі якого профілю потрібно створити посаду:

    1. З наявного профілю посади - коли відповідний профіль уже налаштовано в Каталозі посад і вам необхідно створити схожий профіль, але, наприклад, з іншим рівнем;

    2. Створити новий профіль посади - коли потрібного профілю ще немає.
      ​

  4. Якщо ви обрали Створення посади з наявного профілю, оберіть відповідний наявний профіль посади та заповніть поля форми, зокрема:

    1. Профіль посади

    2. Рівень;

    3. Навички.
      Після заповнення форми натисніть Надіслати.
      ​

  5. Якщо ви обрали створення нового профілю посади заповніть доступні поля, зокрема: назва, група посади, рівень посади, опис, мінімальна базова компенсація, максимальна базова компенсація, валюта, навички.
    ​

  6. Після заповнення форми натисніть Надіслати.

Після надсилання запит проходить налаштований процес схвалення. Поки його розглядають, посада відображається зі статусом Очікує схвалення. Після погодження вона стає частиною плану персоналу.

💡 Якщо потрібна посада вже є в затвердженому плані, не створюйте новий запит на посаду. Знайдіть її на вкладці Графік або Посади та створіть для неї Запит на вакансію.

Створення посади безпосередньо в плані

Погодження запиту на посаду підтверджує потребу в новій позиції, але саму посаду потрібно додати до плану персоналу окремо. Для цього:

  1. Перейдіть до розділу Планування > Графік або Профілі посад.

  2. Натисніть + Нова посада.
    ​

  3. Заповніть доступні поля:

    1. Профіль посади - виберіть профіль із Каталогу посад, на основі якого створюється посада.

    2. Юридична особа - виберіть юридичну особу, до якої належатиме посада.

    3. Департамент - зазначте департамент, у якому створюється посада.

    4. Локація - виберіть місце роботи для цієї посади.

    5. Тип роботи - зазначте тип зайнятості, наприклад повну зайнятість.

    6. Працівник на посаді (Filled by)- виберіть працівника, який уже займає цю посаду. Для нової вільної посади залиште поле порожнім: після найму кандидата воно заповниться автоматично.

    7. Менеджер - виберіть керівника, якому підпорядковуватиметься посада.

    8. Запланований початок (Planned start) - зазначте дату, з якої планується заповнити посаду або розпочати роботу на ній.

    9. Базова компенсація - вкажіть запланований розмір базової оплати для посади.

    10. Валюта базової компенсації - виберіть валюту, у якій зазначено компенсацію.

    11. Період виплати базової компенсації - зазначте, за який період указана сума, наприклад щомісяця.

    12. FTE - укажіть частку повної зайнятості для посади. Значення 1,0 відповідає повній зайнятості, а 0,5 - половині повної зайнятості.
      ​

  4. Збережіть посаду.

Перегляд профілів посад

У вкладці Профілі посад відображаються профілі, які використовуються під час формування плану персоналу.

Щоб знайти потрібний профіль, використовуйте фільтри.
​

Схожі статті
Ви отримали відповідь на своє запитання?