Розрахунок зарплати — це обробка зарплати за певний період. Він створюється з циклу пейролу й використовує його правила: учасників, періодичність, правила оплати, базову валюту та режим обробки.
Цикл визначає повторювані налаштування, а розрахунок обʼєднує фактичні дані працівників і компенсації за один період. У розрахунку можна перевірити, хто входить до зарплатної відомості, зрозуміти, як базова оплата, години з надбавкою та додаткова компенсація формують результат, додати разові виплати чи коригування, перевірити конвертацію валют і підсумкові суми брутто перед схваленням.
Під час створення циклу PeopleForce автоматично створює:
один розрахунок із статусом У процесі;
від одного до чотирьох майбутніх розрахунків із статусом Чернетка — залежно від періодичності циклу.
Так ви працюєте з поточним періодом, а наступні вже готуються заздалегідь.
Перш ніж почати
Щоб переглядати та обробляти розрахунки, потрібно бути адміністратором або мати роль із правом Керувати розрахунком заробітної плати. Воно охоплює синхронізацію, схвалення та завершення розрахунків.
Щоб додавати разові записи, ваша роль також має мати право на редагування компенсації інших людей.
📌 Докладніше див. у статті Створення ролі для фахівця із заробітної плати.
Перегляд розрахунків
Перейдіть до Пейрол > Запуски платіжної відомості. На сторінці показано розрахунки за вибраний період. Щоб перейти до іншого періоду, скористайтеся вибором періоду угорі.
Для кожного розрахунку в таблиці показано:
Назва циклу — цикл, з якого створено розрахунок. Під назвою циклу — ID розрахунку.
Тип — тип розрахунку: Звичайний або Поза циклом (незабаром).
Режим — режим обробки, успадкований від циклу: Пейрол або Виставлення рахунків-фактур.
Періодичність — як часто обробляється зарплата в циклі.
Валюта — базова валюта платіжної відомості.
Початок і Завершення — період, який охоплює розрахунок.
Статус — поточний етап обробки.
Люди — кількість людей у розрахунку.
Усього — загальна сума брутто в базовій валюті. Вона зʼявляється, коли показники розраховано, наприклад у розрахунку У процесі; у майбутніх розрахунках Чернетка тут стоїть прочерк.
Також можна:
звузити список за допомогою фільтрів;
знайти потрібний розрахунок через пошук;
налаштувати стовпці через Переглянути налаштування;
експортувати список через Експортувати до.
Статуси розрахунків
Статус | Що означає |
Чернетка | Майбутній розрахунок, підготовлений заздалегідь за графіком циклу. |
У процесі | Поточний розрахунок, з яким ви працюєте. Його можна синхронізувати та додавати записи. |
Схвалено | Показники зафіксовано, але записи ще можна додавати, і розрахунок буде перераховано. У режимі виставлення рахунків-фактур тепер можна виставити рахунки. |
Завершено | Розрахунок остаточно заблоковано, відкрити його повторно не можна. |
Перевірка розрахунку
Натисніть на розрахунок, щоб відкрити його. Щоб перейти до попереднього чи наступного розрахунку без повернення до списку, скористайтеся стрілками біля лічильника розрахунків у заголовку.
Розрахунок має пʼять вкладок:
Люди
Базова компенсація
Години з надбавкою
Додаткова компенсація
Коригування
Разом вони дають змогу перейти від загального результату до окремих складових, з яких він складається. У кінці кожної вкладки є підсумковий рядок.
У вкладці Люди — загальний підсумок для всіх учасників розрахунку. Почніть із неї: тут видно, які працівники та суми варто перевірити детальніше перед схваленням.
Для кожної людини показано:
Базова компенсація — базова компенсація за період.
Додаткова компенсація — додаткова компенсація в розрахунку.
Коригування — коригування, застосовані до результату працівника.
Загальна сума брутто — підсумкова сума брутто за період.
Порівн. з попер. — порівняння з попереднім результатом, якщо є дані для порівняння.
Щоб зрозуміти, як сформовано конкретну суму, перейдіть у відповідну вкладку.
Перевірка базової компенсації
Відкрийте вкладку Базова компенсація, щоб побачити, як розраховано базову компенсацію кожного працівника. Вкладка поєднує ставку працівника з даними про робочий час.
Залежно від наявних даних і вигляду таблиці тут є такі поля:
Період — дати, коли працівник фактично працював у межах розрахунку. Він може відрізнятися від періоду розрахунку: новий працівник або той, хто звільняється, не охоплює весь період. Тоді інші значення, наприклад очікувані години чи регулярна фіксована додаткова компенсація, розраховуються пропорційно за методом, заданим у циклі.
Ставка — сума й валюта базової компенсації працівника. Додаткова компенсація сюди не входить.
Періодичність — як визначено ставку: на місяць, рік, тиждень, годину чи день.
Погодинний еквівалент — ставка в перерахунку на годину:
для погодинної ставки дорівнює ставці;
для денної — ставка, поділена на очікувані години за день;
для місячної — ставка, поділена на очікувані години за місяць, і так далі.
Очікувані години — робочі години, очікувані за період відповідно до графіка працівника. Наприклад, якщо людина працює лише по понеділках, PeopleForce рахує понеділки в місяці та множить їх на години, очікувані в понеділок.
Відпрацьовані години:
якщо компанія використовує PeopleForce Time, це зафіксовані й схвалені години. Години, що ще чекають на схвалення, показано як 0;
якщо компанія не використовує Time, відпрацьовані години дорівнюють очікуваним мінус неоплачувана відсутність і святкові дні.
Оплачувана відсутність — оплачувані відсутності за період.
Неоплачувана відсутність — неоплачувані відсутності за період.
Святкові дні — святкові години, на які працівник має право згідно з політикою свят, привʼязаною до його локації.
Загальна базова компенсація — підсумкова базова компенсація в розрахунку.
💡 Показано лише схвалені відсутності. Запити, що очікують чи відхилені, не враховуються.
❗ Як відпрацьовані години впливають на суму брутто:
Оплата за ставкою (наприклад, погодинна): базова компенсація — це ставка, помножена на відпрацьовані години, години оплачуваної відсутності та оплачувані святкові години.
Фіксована оплата (наприклад, місячна): години не змінюють суму брутто, якщо працівник не працював понаднормово і не брав неоплачувану відсутність.
Ця вкладка особливо корисна, коли базова компенсація відрізняється від звичної ставки або коли на суму впливають робочий час, відсутності, свята, пропорційний розрахунок чи правила циклу.
Наприклад, працівник може мати місячну чи річну ставку, але розрахунок також визначає погодинний еквівалент і поєднує його з очікуваним і відпрацьованим часом. Так видно не лише підсумкову суму, а й дані, з яких вона складається.
Усі суми в розрахунку показано в базовій валюті циклу. Якщо компенсацію людини або її частину вказано в іншій валюті в профілі (Люди → профіль → Компенсація), її буде конвертовано, а біля суми зʼявиться інформаційний значок. Наведіть на нього, щоб побачити початкову суму та застосований курс.
Перевірка годин із надбавкою
У вкладці Години з надбавкою показано понаднормові та спеціальні години з модуля відвідуваності.
ℹ️ Вкладка актуальна лише тоді, якщо компанія веде облік часу в PeopleForce Time.
Години з надбавкою налаштовуються в політиках відвідуваності: кожен тип понаднормових чи спеціальних годин (наприклад, нічні зміни) має коефіцієнт і привʼязаний до складової компенсації. У розрахунку:
кожен тип годин із надбавкою має окремий стовпець із кількістю відпрацьованих годин кожної людини;
наведіть на заголовок стовпця, щоб побачити його код і коефіцієнт, наприклад OT ×1,5;
Усього годин із надбавкою — сума для кожної людини.
💡 Спеціальні години завжди потрапляють до розрахунку. Понаднормові — лише тоді, коли політика відвідуваності компенсує їх оплатою; понаднормові години, що компенсуються відгулом, до розрахунку не передаються.
💡 У PeopleForce Time спеціальні години також враховуються у Відпрацьовані години. Щоб вони не були оплачені двічі, PeopleForce оплачує їх за базовою ставкою як відпрацьовані, а у вкладці Години з надбавкою додає лише надбавку. Наприклад, якщо людина завжди працює у вихідні за потрійною ставкою ×1,5, години у вихідні відображаються в обох стовпцях: відпрацьовані години оплачуються за ×1, а години з надбавкою додають решту — ×0,5.
⚠️ Якщо в людини немає погодинної ставки базової оплати, її години з надбавкою позначаються і не оцінюються, доки не буде задано базову компенсацію.
Перевірка додаткової компенсації та коригувань
У вкладках Додаткова компенсація та Коригування можна перевірити відповідні суми для кожного працівника:
Додаткова компенсація показує Загальну додаткову компенсацію в розрахунку для кожного працівника.
Коригування показує загальну суму коригувань для кожного працівника.
Додавання разових записів
У розрахунку можна додати разову додаткову компенсацію (наприклад, разовий бонус) або коригування (нарахування чи відрахування). Регулярну фіксовану, регулярну змінну та базову компенсацію тут додати чи змінити не можна — керуйте ними в профілі працівника.
Відкрийте розрахунок і натисніть + Запис.
💡 Кнопку + Запис бачать лише користувачі, чия роль має доступ Редагування до компенсації.
Оберіть, для кого запис:
для однієї особи в цьому розрахунку;
Усі в цьому розрахунку зарплати;
Конкретні люди — люди з цього розрахунку, які відповідають заданим умовам.
Виберіть Складову компенсації. Доступні лише складові разової додаткової компенсації та коригувань.
Вкажіть Дату набрання чинності. Для коригувань також вкажіть Період нарахування.
Оберіть, як задати суми:
Однакові сума та валюта для всіх вибраних;
Різна сума або валюта для кожної особи — вкажіть суму й валюту для кожної людини в списку.
Натисніть Зберегти.
💡 Якщо хтось уже має цю складову в цьому періоді, PeopleForce попередить про можливий дублікат. Переконайтеся, що запис не введено двічі, і, якщо все гаразд, натисніть Все одно зберегти.
Поки розрахунок має статус У процесі, ручний запис можна редагувати або видалити в рядку людини. До профілів записи додаються лише після схвалення розрахунку.
Додавання записів після схвалення
До схваленого розрахунку можна додавати записи, доки не виставлено рахунки. У цьому разі запис одразу додається до профілю працівника, і видалити його можна лише там.
Синхронізація даних і перегляд обмінних курсів
У меню ••• у правому верхньому куті є додаткові дії:
Синхронізувати — оновити розрахунок актуальними даними перед схваленням, наприклад після змін компенсації в профілях. Після синхронізації PeopleForce покаже, скільки записів додано, оновлено чи видалено. Синхронізувати можна розрахунки зі статусами Чернетка та У процесі.
Переглянути обмінні курси — курси, застосовані в розрахунку, їхнє джерело, дата та чи вони зафіксовані.
Схвалення розрахунку
Перевіривши дані й переконавшись, що суми правильні, натисніть Схвалити.
⚠️ Схвалення фіксує значення розрахунку та блокує зміни в застосунку. Повернути розрахунок до статусу У процесі після цього не можна.
Виставлення рахунків у режимі «Виставлення рахунків-фактур»
🚧 Незабаром. Виставлення рахунків ще недоступне. Нижче описано, як це працюватиме після релізу.
У розрахунках із режимом «Виставлення рахунків-фактур» обробка рахунків продовжується після схвалення:
Натисніть Виставити рахунки.
Перевірте кількість рахунків для схваленого розрахунку.
Натисніть Виставити рахунки, щоб підтвердити.
Після цього PeopleForce виставить рахунки для цього розрахунку.
Завершення розрахунку
Коли всю обробку завершено, натисніть Завершити.
⚠️ Після завершення розрахунок блокується остаточно. Його не можна буде відкрити повторно чи змінити.
Після завершення розрахунок отримує статус Завершено й відображається так у списку розрахунків.